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询价会议记录

一、会议基本信息：记录的基石

任何一份合格的会议记录，其开篇都应清晰、准确地载明会议的基本信息。这部分内容是快速了解会议概况的窗口，必须做到无一遗漏。

会议名称：应明确标识为“关于[具体采购物品/服务名称]的询价会议记录”，使人一目了然会议的核心内容。

会议时间：需精确到年月日及具体时段，例如“某年某月某日上/下午某时某分至某时某分”，便于追溯与日程安排。

会议地点：详细记录会议召开的具体地点，若是线上会议，则应注明会议平台及会议号（若有必要且不涉及敏感信息）。

参会人员：这是极为重要的一项，应清晰列出所有参会人员的姓名、所属单位及所代表的身份。我方人员需注明部门与职务，供应商代表亦需注明其公司名称及授权代表身份。如有缺席但已请假人员，也可简要注明。

会议主持人：明确会议的主持者，通常为采购方项目负责人或相关领导。

会议记录人：指定专人负责记录，并在文末署名，明确责任。

会议主题/议题：简要概括本次询价会议的核心议题与期望达成的目标，例如“针对[某设备/服务]的供应商报价收集、方案阐述及技术澄清”。

二、会议议程与目标回顾

在正式进入会议内容记录前，简要回顾会议议程及预设目标，有助于梳理会议脉络，确保讨论不偏离主题。这部分内容可以依据会前分发的议程文件进行概述，体现会议的计划性与条理性。例如，“本次会议主要议程包括：我方需求阐述、供应商依次进行报价及方案介绍、提问与答疑、补充说明及后续安排。会议旨在通过透明沟通，充分了解各供应商的实力、报价合理性及方案可行性，为后续采购决策提供依据。”

三、询价背景与需求阐述

此部分应扼要记录我方代表对本次询价项目背景、采购需求、技术规格、质量标准、交付周期、服务要求、验收标准以及任何特殊条款（如付款方式、保修期限等）的详细阐述。这是供应商进行报价和方案设计的基础，记录时应力求准确反映我方的核心诉求与底线。若有书面需求文件作为附件分发，可在此注明“相关需求详见附件一《XX项目采购需求说明书》”。

四、供应商报价与方案陈述

这是询价会议的核心环节之一。应按照供应商陈述的先后顺序，分别记录各供应商的关键信息。

对于每家供应商，记录内容应至少包括：

*供应商名称：清晰标示。

*报价总额：这是核心数据，需准确无误。同时，可简要记录其价格构成是否包含税费、运输、安装等。

*主要产品/服务规格型号：与我方需求相对应的具体产品型号或服务范围。

*技术方案要点：简述其针对我方需求所提出的技术实现路径、采用的关键技术、方案的优势与特色等。避免过于琐碎的技术细节，聚焦于与我方需求相关的核心差异点和亮点。

*商务条款响应：对交付周期、付款条件、售后服务承诺等商务条款的响应情况。

*其他补充说明：供应商提出的其他具有竞争力的条件或需要特别说明的事项。

记录此部分时，应保持客观中立，不加入记录人个人评价，仅忠实反映各供应商的陈述内容。若供应商提供了书面报价单及方案材料，应作为会议记录的附件，并在此注明“[某供应商]报价单及方案材料详见附件X”。

五、提问与答疑环节

在各供应商陈述完毕后，通常会进入提问与答疑环节。这是澄清疑问、深入了解供应商情况的关键过程。记录时，应清晰记录提问方（我方某人员/某供应商针对其他供应商，需注明）提出的问题，以及被提问方（通常为当前陈述的供应商）的答复要点。问题应具有代表性，答复应抓住核心。对于一些关键的技术澄清或承诺，务必准确记录，这可能直接影响后续的评估。例如，“我方XX工程师提问：关于贵司方案中XX技术参数，是否能满足我方提出的XX工况要求？XX供应商代表答复：我方产品完全满足该工况要求，其设计标准已考虑此类应用场景，必要时可提供第三方检测报告予以佐证。”

六、讨论与澄清

在所有供应商陈述及集中答疑结束后，可能会有一个各方（主要是我方内部）对关键问题进行进一步讨论和澄清的环节。记录时应捕捉讨论中形成的共识、存在的主要分歧点以及需要进一步核实的信息。例如，“经过讨论，我方一致认为各供应商在XX方面存在较大差异，需进一步核实A供应商方案中XX部件的兼容性问题，以及B供应商报价中未明确的XX服务是否包含在内。”

七、会议总结与后续安排

会议主持人在会议尾声通常会进行总结，并明确后续工作安排。这部分内容必须清晰、具体、可操作。

*会议总结：简要概括本次会议的总体情况，肯定各方的积极参与，重申询价的严肃性与重要性。

*后续安排：这是确保会议成果落地的关键，应明确：

*是否需要供应商提供补充材料或书面澄清，以及提交的截止时间。

*报价的最终有效期。

*我方内部评估的大致时间节点。

*预计何时通知入围供应商或进行下一轮沟通。

*其他需要各方配合的事项。

八、附件说明

如有相关文件（如需求说明书、供应商报价单