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会议纪要编写规范与执行模板信息准确传递版

一、适用场景与价值说明

本规范及模板适用于企业内部各类会议（如项目例会、跨部门协调会、专题研讨会、决策评审会等）的纪要编写，旨在通过标准化流程保证会议信息准确传递、决议事项可追溯、责任分工明确，提升会议成果的落地效率。具体场景包括：

常规管理会议：周/月度工作例会，用于同步进度、明确任务；

项目推进会议：项目启动会、阶段评审会，用于记录关键决策、风险及行动项；

跨部门协作会议：资源协调会、流程优化会，用于明确接口职责、解决协作障碍；

专项决策会议：预算评审、方案评审等，用于固化决策依据、避免争议。

通过规范纪要编写，可实现“会前有准备、会中有记录、会后有跟踪”，保证会议价值最大化。

二、会议纪要编写全流程操作指南

（一）会前准备：奠定信息准确基础

明确会议核心目标

提前获取会议议程（如有未提前下发，需向主持人确认会议主题、需讨论的核心议题及预期成果）；

明确会议类型（决策型/沟通型/执行型），确定纪要记录重点（决策型需突出决议结论，执行型需强调任务分工）。

梳理背景资料与参会人员

收集与会议相关的背景文件（如上期纪要、项目方案、数据报表等），熟悉议题背景，避免记录时出现信息断层；

确认参会人员名单（含主持人、记录人、发言核心人员），对跨部门会议需标注各部门职责接口人，便于后续明确责任主体。

准备记录工具与模板

电子化记录：优先使用带模板的协作工具（如飞书文档、腾讯文档），提前创建会议纪要预留填写字段；

纸质记录：准备会议记录表（含时间、议题、发言要点、决议等栏位），避免临时记录遗漏关键信息。

（二）会中记录：保证关键信息无遗漏

动态记录核心要素

会议基本信息：会议名称（需与议程一致，避免简称歧义）、时间（精确到上/下午，具体分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人；

参会人员：实到人员（姓名+部门/职务，用*代替具体姓名，如“-研发部经理”）、请假人员（注明原因）、列席人员（非核心参会但需知晓信息的人员）。

按议程逐项记录讨论要点

议题记录：按议程顺序记录每个议题的讨论内容，重点标注“共识点”“分歧点”“待确认事项”，避免流水账式记录；

发言要点：记录关键人员的核心观点（如“提出：需增加测试资源以保障上线节点”），而非逐字复述；对复杂问题可标注“详见附件材料”。

聚焦决议与行动项

决议事项：对会议达成的明确结论需逐条记录，注明“决议：通过方案”“决议：同意预算”，避免使用“大概”“可能”等模糊表述；

行动项：采用“任务描述+负责人+截止时间+交付物”四要素记录（如“完成用户需求文档初稿–2024-03-15-交付物：V1.0版需求文档”），保证责任可追溯。

（三）会后整理：形成标准化纪要文档

信息核对与补充（24小时内完成）

根据会议录音（如有）或记录笔记，补充遗漏的关键信息，重点核对决议事项、行动项的负责人及时间节点是否准确；

对存疑信息（如未明确的完成时间、待确认的决策结论），及时联系主持人或相关参会人员确认，避免主观臆断。

结构化撰写纪要内容

按模板框架组织内容，依次为：会议基本信息→会议议程及讨论情况→决议事项→行动项跟踪表→附件清单；

语言需简洁、客观，避免口语化表达（如“我觉得”改为“会议认为”），使用中性词汇描述分歧，不掺杂个人观点。

审核与定稿（48小时内完成）

初稿完成后提交会议主持人审核，重点确认决议结论的准确性、行动项的完整性；

根据审核意见修改定稿，经主持人签字（或电子确认）后视为最终版本。

（四）分发与执行跟踪：保证会议成果落地

精准分发纪要文档

分发范围：参会人员、需知晓会议内容的部门负责人、存档部门（如行政部/项目管理办公室）；

分发方式：通过企业协作工具发送（标注“会议纪要-请查收执行”），同步在共享知识库归档，保证信息可追溯。

行动项跟踪与闭环

责任部门/人员需按纪要要求推进行动项，记录人每周更新行动项完成状态（如“进行中”“已完成”“延期”）；

对未按时完成的行动项，需在下次会议中说明原因及计划，形成“记录-执行-跟踪-反馈”闭环。

三、会议纪要标准化模板表格

（一）会议基本信息表

项目

内容示例

填写说明

会议名称

2024年Q1产品规划评审会

需与会议通知一致，避免简称

会议编号

PR001

按企业编码规则填写，便于存档追溯

会议时间

2024年3月1日14:00-16:30

精确到分钟，线上会议需注明时区

会议地点

公司3楼第一会议室/腾讯会议（56）

线上会议需注明平台及会议号

主持人

*六（产品总监）

用*代替姓名，注明职务

记录人

*七（项目管理专员）

用*代替姓名，注明职务

实到人员

一（研发部）、二（市场部）、*三（设计部）

列出核心参会人员，注明部门/职务

请假人员

*四（运营部，因客户拜访请