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餐饮企业食品原料采购流程规范

一、总则

食品原料采购是餐饮企业运营的首要环节，直接关系到菜品质量、食品安全、经营成本及顾客满意度。为确保采购工作的标准化、规范化和高效化，保障餐饮服务的持续稳定运营，特制定本规范。本规范适用于餐饮企业内所有与食品原料采购相关的部门及人员。

本规范制定的基本原则包括：

1.食品安全优先原则：严格把控原料源头，确保所有采购的食品原料符合国家食品安全标准及企业内部质量要求。

2.质量与成本平衡原则：在保证原料质量的前提下，通过科学管理降低采购成本，提升企业竞争力。

3.供应链稳定原则：建立并维护可靠的供应商网络，确保原料供应的及时性与稳定性。

4.合规性原则：采购行为必须遵守国家相关法律法规及企业内部规章制度。

5.效率与可追溯原则：优化采购流程，提高采购效率，并确保每一批次原料都具有可追溯性。

二、采购计划与预算

（一）采购计划制定

1.需求预测：厨房、吧台等使用部门应根据菜单设计、销售预测、库存状况及时令变化，定期（如每日、每周）提出原料需求。

2.计划汇总与审核：采购部门汇总各使用部门需求，结合企业整体经营目标、库存预警机制及市场供应情况，编制详细的采购计划。计划应明确原料名称、规格型号、质量标准、数量、预计单价、供货时间及建议供应商等信息。

3.计划审批：采购计划需报请相关负责人（如采购经理、店长或总经理）审批。对于大额或特殊原料采购，可根据企业权限设置进行多级审批。

（二）采购预算管理

1.预算编制：依据审批通过的采购计划及历史价格数据、市场行情预测，编制采购预算。

2.预算控制：在采购执行过程中，严格控制各项支出，确保实际采购成本在预算范围内。定期对预算执行情况进行分析，对超预算项目及时查明原因并采取控制措施。

三、供应商管理

（一）供应商选择与评估

1.资质审查：优先选择证照齐全、信誉良好、生产经营规范的供应商。重点审查其《食品生产许可证》、《食品经营许可证》、产品检验合格证明等资质文件。

2.实地考察：对于主要或关键原料供应商，应有计划地进行实地考察，评估其生产环境、加工工艺、质量控制体系、仓储条件及管理水平。

3.综合评估：建立供应商评估体系，从产品质量、价格竞争力、供货能力、配送效率、售后服务、付款条件及社会责任等多维度进行综合评价。可采用样品试用、小批量采购等方式进行初步合作评估。

（二）合格供应商名录

1.名录建立：对通过评估的供应商，纳入企业“合格供应商名录”进行统一管理，并进行动态更新。

2.合作协议：与主要合格供应商签订书面采购合同或合作协议，明确双方权利义务、产品质量标准、验收要求、价格、交货期、违约责任及争议解决方式等。

（三）供应商关系维护与动态管理

1.定期沟通：与供应商保持良好沟通，及时传递需求信息，反馈原料使用情况及质量问题。

2.绩效评估：定期（如每季度或每半年）对供应商进行绩效评估，评估结果作为是否继续合作、调整采购份额的重要依据。

3.淘汰机制：对评估不合格或出现严重质量问题、违约行为的供应商，应及时从合格供应商名录中清除，并终止合作。

四、采购实施

（一）采购订单

1.订单生成：依据审批后的采购计划，向合格供应商下达正式采购订单。订单应清晰、准确，包含必要的采购信息。

2.订单确认：发送订单后，应与供应商进行确认，确保其理解并接受订单条款，特别是交货时间和数量。

（二）采购方式

1.集中采购：对于用量大、通用性强的原料，宜采用集中采购方式，以获取更优价格和服务。

2.分散采购：对于零星、应急或地域性较强的原料，可授权相关部门进行分散采购，但需遵循比价原则并纳入统一管理。

3.招标采购：对于金额较大、长期需求的原料，可采用招标方式进行采购，确保采购过程的公开、公平、公正。

4.询价采购：对于非大宗原料，应向至少三家合格供应商进行询价，比较后确定最优供应商。

（三）价格控制

1.价格调研：定期进行市场价格调研，了解主要原料的市场行情波动，为谈判和定价提供依据。

2.价格谈判：与供应商建立长期稳定的合作关系，通过批量采购、长期合同等方式争取有利价格。

3.价格锁定：对于价格波动较大的原料，可在适当时机与供应商协商价格锁定机制。

五、验收与入库

（一）验收组织

1.验收人员：应由仓库管理员、厨房指定人员及采购人员共同参与原料验收工作，对验收结果共同负责。

2.验收工具：配备必要的验收工具，如台秤、温度计、湿度计、PH试纸等，确保验收数据的准确性。

（二）验收标准与内容

1.质量验收：对照采购订单及产品质量标准，检查原料的感官性状（色、香、味、形）、新鲜度、成熟度、有无异味、有无变质、有无异物等。

2.数量验收：核对实际到货数量与订单数量是