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企业采购招标及投标响应模板指南

一、适用场景与业务背景

二、招标方操作流程

1.需求梳理与立项确认

操作步骤：

采购部门牵头，联合使用部门（如行政部、生产部）明确采购需求，包括采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素。

编制《采购需求说明书》，经部门负责人、分管领导审批通过后，完成项目立项。

关键输出：《采购需求审批表》《采购需求说明书》。

2.招标文件编制与审核

操作步骤：

依据采购需求，编制招标文件，内容需包含：项目概况、投标人资格要求、采购需求明细、投标文件组成（如投标函、技术方案、商务报价等）、评标办法（如最低评标价法、综合评分法）、投标保证金要求、合同主要条款等。

招标文件需通过法务部、财务部审核，保证符合《_________采购法》《_________招标投标法》等法规要求，避免歧视性条款。

关键输出：《招标文件（含附件）》《招标文件审核意见表》。

3.招标公告发布与潜在投标人邀请

操作步骤：

公开招标项目：通过企业官网、采购平台、第三方招标网站发布《招标公告》，明确获取招标文件的时间、方式（线上/现场领取）、售价及投标截止时间。

邀请招标项目：向3家及以上符合资格的潜在投标人发出《投标邀请书》，附招标文件获取方式。

登记潜在投标人信息，核验其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）等。

关键输出：《招标公告》《投标邀请书》《潜在投标人登记表》。

4.投标文件接收与开标组织

操作步骤：

在投标截止时间前，接收投标人提交的投标文件（纸质/电子版），核对密封情况，签收登记并留存《投标文件签收记录》。

按招标公告约定时间组织开标会，邀请所有投标人代表参加，检查投标文件密封性后当场拆封，宣读投标人名称、投标报价、工期/服务期等关键信息。

形成《开标记录表》，由投标人代表、监标人（如审计部人员）共同签字确认。

关键输出：《投标文件签收记录》《开标记录表》。

5.评标与定标流程

操作步骤：

组建评标委员会（成员为5人以上单数，其中技术、经济专家占比不低于2/3，与投标人有利害关系的需回避）。

评标委员会依据评标办法对投标文件进行评审，重点审查：技术方案可行性、商务报价合理性、企业资质与业绩、售后服务承诺等，形成《评标报告》推荐1-3名中标候选人。

企业采购领导小组评审中标候选人，结合评标报告、企业战略等因素确定中标人，形成《定标审批表》。

关键输出：《评标报告》《定标审批表》。

6.中标结果公示与合同签订

操作步骤：

在企业官网或招标平台发布《中标结果公示》，公示期不少于3个工作日，接受社会监督。

公示无异议后，向中标人发出《中标通知书》，明确合同签订时间、地点及要求。

双方根据招标文件及投标文件内容签订采购合同，约定双方权利义务、违约责任、付款方式等条款。

关键输出：《中标结果公示》《中标通知书》《采购合同》。

三、投标方操作流程

1.获取招标文件与解读

操作步骤：

通过公告或邀请书指定方式获取招标文件，支付相关费用（如有）。

组织投标团队（技术、商务、法务）逐条解读招标文件，重点关注：投标人资格要求、投标文件格式、技术参数、评标标准、投标保证金金额及截止时间等。

对招标文件中的疑问（如技术参数、评细则），在规定时间内以书面形式向招标方提出，获取《答疑澄清文件》。

关键输出：《招标文件解读记录表》《答疑澄清文件》。

2.投标团队组建与分工

操作步骤：

明定项目经理、技术负责人、商务负责人等角色，分工负责技术方案编制、成本核算、资质文件准备等工作。

核对企业自身资质（如营业执照、相关行业资质证书、类似项目业绩证明），保证符合招标文件要求的资格条件。

关键输出：《投标团队分工表》《企业资质文件清单》。

3.投标文件编制与审核

操作步骤：

严格按照招标文件要求的格式和顺序编制投标文件，核心内容包括：

投标函：明确投标报价、投标有效期、承诺遵守招标文件约定等，由法定代表人或授权代表签字并加盖公章。

技术方案：针对采购需求提供详细的技术参数响应表、产品/服务说明书、实施方案、售后服务计划等。

商务方案：报价明细表（含单价、总价）、付款方式建议、资质证明文件（复印件需加盖公章）、业绩合同（关键页）等。

投标文件内部审核：重点检查响应性（是否满足所有实质性要求）、计算准确性、文件完整性，形成《投标文件内部审核表》。

关键输出：《投标文件（正本/副本）》《投标文件内部审核表》。

4.投标保证金缴纳与文件提交

操作步骤：

按招标文件要求缴纳投标保证金（以银行转账形式，备注“项目投标保证金”），留存缴纳凭证。

在投标截止时间前，将投标文件密封（外层封套注明项目名称、投标单位、“投标文件”字样及开标时间，加盖公章），送达指定地点或通过电子招标平台。

确认投标文件签收记录，如有异常（如逾期