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采购申请及审批自动化模板使用指南

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业（中小型企业、集团化公司等）的日常采购管理场景，覆盖办公用品、生产物料、固定资产、服务外包等多种采购类型。主要解决传统采购申请中流程繁琐、审批滞后、信息不透明、合规风险难控制等问题，尤其适用于以下场景：

跨部门协作采购：如市场部活动物料、研发部实验设备等需多部门协同的采购需求；

高频标准化采购：如日常办公耗材、劳保用品等重复性采购需求；

预算管控严格的采购：需提前预算校验、多级审批的大额采购项目；

合规性要求高的采购：如项目采购、国企/上市公司需留痕审计的采购流程。

二、全流程操作指南

（一）申请发起与权限确认

发起申请：申请人登录企业采购管理系统（或OA/审批平台），选择“采购申请”模块，“新建申请”。

权限校验：系统自动校验申请人权限（仅采购需求部门人员可发起本部门采购申请），若申请人无权限，提示“请联系部门管理员开通权限”。

选择采购类型：根据实际需求勾选采购类型（如“办公用品”“固定资产”“服务采购”），系统自动关联对应表单字段及审批流程。

（二）申请信息填写与附件

基础信息录入：

申请单号：系统自动（格式：CG+年月日+6位流水号，如CG202310010001）；

申请人信息：姓名（*）、所属部门、联系方式（系统自动关联申请人账号信息，无需手动填写）；

申请日期：默认系统当前日期，支持手动修改（仅限申请当日）。

采购明细填写：

按“物品/服务名称-规格型号-单位-数量-预估单价-预估总价”逐行填写，支持添加多行明细（最多20项）；

用途说明：必填项，需明确“用于项目/日常工作/设备维护”等具体场景，字数不少于10字；

预算科目：下拉选择对应预算科目（如“行政办公费”“研发费用”“生产成本”），系统自动校验预算余额（若预算不足，提示“预算不足，请联系财务调整预算”）。

附件：

必填附件：根据采购类型（如办公用品需提供《市场询价表》，固定资产需提供《设备技术参数表》，服务采购需提供《服务需求说明书》）；

选填附件：合同草案、供应商资质证明、历史采购价格对比表等，支持PDF/Word/Excel格式（单附件不超过10MB，总附件不超过50MB）。

（三）自动流转与审批触发

流程匹配：系统根据采购类型、预估总价、预算科目自动匹配审批流程（示例：

办公用品（≤1000元）：部门审批→行政部审核；

固定资产（≥5000元）：部门审批→财务部审核→分管领导审批→总经理审批）。

自动推送：信息填写完成后，“提交申请”，系统自动将申请信息及附件推送至第一审批人待办事项，同时通过企业/短信提醒审批人（提醒内容：“您有1项采购申请待审批，申请单号：X，请于24小时内处理”）。

（四）审批人操作与意见反馈

审批处理：审批人登录系统，在“待办事项”中查看采购申请详情，支持以下操作：

同意：“同意”，系统自动流转至下一审批人；

驳回：选择驳回原因（如“预算超标”“附件不全”“用途不明确”），填写驳回意见，申请状态变更为“已驳回”，申请人将收到驳回通知；

转办：若审批人因出差等原因无法处理，可“转办”，选择其他同权限人员代为审批。

审批时限：系统设置每个审批环节时限（如部门审批12小时、财务部24小时），超时未处理将自动提醒审批人及部门负责人，连续超时3次将上报至上级主管。

（五）审批结果处理与通知

审批完成：所有审批环节通过后，系统自动《采购审批意见汇总表》（含各审批人姓名、意见、审批时间），申请状态变更为“已审批通过”。

结果通知：系统自动通知申请人及采购执行部门（如行政部、采购部），通知内容：“您的采购申请（单号：X）已审批通过，请按流程执行采购，预计3个工作日内对接供应商”。

采购执行：采购部根据审批通过的申请对接供应商，执行采购，并在系统中录入采购订单号、供应商信息、实际采购金额等，完成后更新申请状态为“已采购”。

（六）归档与查询

自动归档：采购完成后，系统自动将申请单、审批意见、采购订单、发票等资料关联归档，形成完整采购档案。

查询统计：支持按申请单号、申请人、部门、申请日期、审批状态等条件查询历史申请记录，可导出Excel报表（含采购明细、审批进度、预算执行情况等），用于部门费用统计及审计追溯。

三、采购申请表单模板

采购申请表

申请单号：CG________

申请人信息

姓名：*

联系方式：*（系统自动关联）

采购明细

序号

1

2

…（最多20项）

预算信息

预算科目：*

审批流程

审批环节

部门审批

财务审核

分管领导审批

总经理审批

附件清单

序号

1

2

备注说明

（可填写特殊需求，如“需加急采购”“指定供应商”等，选填）

申请人签字

___________（电子签名）

四、使用规范与风险提示

（一）预算控制要求

预算内采购：申请时需选择对应