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一、适用业务场景
二、订单全流程操作步骤
第一步：客户需求接收与确认
责任人：销售代表*
具体动作：
通过电话、邮件或面谈接收客户订单需求，明确客户名称、所需商品/服务信息（名称、规格、数量、质量标准）、期望交付时间、收货地址及联系方式。
将需求细节整理为书面记录（如《客户需求清单》），与客户二次确认，重点核对模糊表述（如“尽快交付”需明确具体日期，“定制规格”需提供图纸或参数）。
关键点：需求信息必须完整、无歧义，避免因理解偏差导致后续纠纷；对于复杂订单，需同步技术部门确认生产可行性。
第二步：订单信息录入与初审
责任人：销售代表（录入）、销售经理（初审）
具体动作：
销售代表*将确认后的需求信息录入公司订单管理系统，填写《标准订单模板》中的全部字段（订单号、客户信息、商品明细、金额等）。
系统自动校验必填项（如订单号、客户名称、商品数量、金额）完整性，销售经理*对订单信息进行初审，重点核对：
客户信息（名称、地址、联系方式）与档案一致；
商品规格、数量与客户需求匹配；
金额计算（单价×数量、运费、折扣）准确无误。
关键点：录入时需同步关联客户档案，保证信息可追溯；初审需在订单提交后2小时内完成，避免延误后续流程。
第三步：订单审批与生效
责任人：销售经理（一级审批）、财务部（金额审批，如需）
具体动作：
销售经理*根据订单金额和公司权限设置提交审批：
小额订单（如≤5万元）：由销售经理*直接审批；
大额订单（＞5万元）：同步提交财务部*审核客户信用额度、付款方式（如预付款比例、账期）。
审批通过后，系统自动更新订单状态为“已生效”，唯一订单号，通知销售代表*及仓库、生产等相关部门。
关键点：审批权限需分级明确，避免越级操作；信用额度不足时，需提前与客户协商调整付款条件，保证回款安全。
第四步：生产/备货与发货安排
责任人：仓库主管、生产部（如需）、物流专员*
具体动作：
仓库主管*根据生效订单查询库存：
标准品：库存充足则直接备货，《出库单》；
定制品：同步提交生产部*排产，明确生产周期（如7个工作日）。
备货完成后，物流专员*与客户确认收货时间窗口（如“10月15日-10月16日”），安排物流车辆或快递，《发货单》并同步运单号至订单系统。
关键点：库存不足时需提前24小时预警，与客户协商新交付时间或替代方案；发货前需二次核对商品数量、规格与订单一致，避免错发漏发。
第五步：物流跟踪与客户交付
责任人：物流专员、销售代表
具体动作：
物流专员实时跟踪物流状态（如通过GPS、快递官网），如遇延迟（如天气、交通）需立即通知销售代表，说明原因及预计恢复时间。
销售代表*在货物送达前1天提醒客户准备收货，交付时协助客户核对商品（数量、外观、规格），获取客户签收单（需注明收货日期、签字盖章）并至订单系统。
关键点：物流异常需2小时内响应，主动告知客户并提供解决方案；签收单需清晰完整，作为交付凭证留存。
第六步：售后跟进与订单闭环
责任人：客服专员、销售代表
具体动作：
客服专员*在交付后3天内联系客户，确认商品使用情况，收集满意度反馈（如“质量是否符合预期”“交付是否及时”）。
如有售后问题（如破损、不符），协调相关部门（仓库、生产）处理，24小时内给出解决方案（如换货、维修），直至客户确认满意。
销售代表*在订单完成（客户满意且无未结款项）后，将订单状态更新为“已闭环”，归档订单表、签收单、售后记录等资料。
关键点：售后问题需闭环处理，避免客户投诉；订单关闭前需确认所有费用（如尾款）已结清，保证无遗留问题。
三、标准订单格式模板
订单基本信息
客户信息
商品明细
费用信息
时间节点
备注
订单号：SO2023901
客户名称：公司
序号：1
商品总价：50,000元
要求交付日期：2023-10-15
特殊需求：需防潮包装
下单日期：2023-10-01
客户编码：CUST001
商品编码：P001
运费：800元
实际发货日期：2023-10-14
付款方式：预付30%
订单状态：已生效
联系人：*先生
商品名称：A产品
折扣金额：0元
预计送达日期：2023-10-16
联系方式：123
规格型号：L-500×300
实付金额：50,800元
实际交付日期：2023-10-16
收货地址：市区路
单位：台
数量：100
单价（元）：500
四、执行关键要点
1.数据准确性保障
客户信息（名称、地址、联系方式）、商品规格、数量、金额等核心字段录入后需“双人复核”（销售代表自核+销售经理初审），保证与客户需求一致；
订单号后不得随意修改，确需变更需提交书面申请并说明原因，由销售经理*审批。
2.沟通及时性要求
订单状态变更（如审核通过、发货、交付）需在24小时内通过电话或邮件通知客户，避免信息差；
跨部门协作（如仓库备货、物流
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