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合同评审与档案管理标准流程工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业各类业务合同的规范化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等类型，适用于业务部门发起、法务部门审核、财务部门会签、管理层审批的全流程场景，同时满足合同签署后档案的系统化存储、查询、借阅及合规性管理需求，适用于企业法务、行政、业务及财务等多部门协同工作。

二、标准化操作流程

（一）合同评审阶段

步骤1：需求发起与材料准备

责任主体：业务部门经办人（某某）

操作内容：

根据业务需求确定合同类型，梳理合同核心条款（如标的、金额、履行期限、双方权利义务等）；

准备基础材料：合作方主体资格证明（营业执照复印件、授权委托书等）、业务需求说明、过往合作记录（如有）、技术规格书（如适用）；

填写《合同评审申请表》（见工具表单1），明确合同背景、关键诉求及需重点关注的风险点。

输出成果：《合同评审申请表》及附件材料齐全。

步骤2：法务部门合规性初审

责任主体：法务专员（某某）

操作内容：

审核合同主体资格：合作方是否具备签约资质（如经营范围、特殊行业许可证），授权委托手续是否完备；

审核合同条款：检查核心条款（如违约责任、争议解决、知识产权、保密条款）是否符合法律法规及公司制度，是否存在显失公平或法律风险；

提出初步修改意见，反馈至业务部门。

输出成果：《法务审核意见表》（书面/系统内批注）。

步骤3：财务部门与业务部门会签

责任主体：财务专员（某某）、业务部门负责人（某某）

操作内容：

财务部门：审核合同金额、付款方式、税务条款、发票要求是否与财务制度一致，评估资金支付风险；

业务部门：结合法务及财务意见，调整合同条款，保证业务需求与合规要求平衡，确认合同文本最终版本；

各部门在《合同评审会签表》（见工具表单2）中签署意见并签字确认。

输出成果：多部门会签完成的《合同评审会签表》。

步骤4：管理层审批

责任主体：分管领导/总经理（某某）

操作内容：

审核合同整体商业价值、风险等级及审批流程合规性；

对重大合同（如金额超过万元、涉及核心业务）召开专题评审会；

审批通过后，在《合同审批表》（见工具表单3）中签字确认，明确签署权限及签署人。

输出成果：审批完成的《合同审批表》，合同文本进入签署环节。

（二）合同档案管理阶段

步骤1：合同签署与归档收集

责任主体：业务部门经办人（某某）、行政档案专员（某某）

操作内容：

业务部门根据审批结果，安排合法签署人（法定代表人/授权代表）签字盖章，保证合同文本与审批版本一致；

签署后3个工作日内，业务部门收集合同正本（至少2份，双方各执1份）及附件材料（如补充协议、会议纪要），提交至行政档案部门；

档案专员核对合同完整性，检查签字盖章是否清晰、日期是否准确。

输出成果：签署完成的合同正本及全套附件材料。

步骤2：档案分类与编号

责任主体：行政档案专员（某某）

操作内容：

按“合同类型-年份-序号”规则编号（如“采-2024-001”表示2024年采购合同第1号），编号唯一且可追溯；

分类归档：分为采购类、销售类、服务类、合作类等，每类按年度排序；

建立电子档案目录同步录入管理系统，记录合同编号、名称、签署方、金额、归档日期、存储位置等信息。

输出成果：《合同档案分类目录表》（见工具表单4）、电子档案数据库。

步骤3：存储与保管

责任主体：行政档案专员（某某）

操作内容：

纸质档案：装入档案盒，标注编号及名称，存放于专用档案柜，防火、防潮、防虫；

电子档案：加密存储于企业服务器/云盘，定期备份（每月1次），备份数据异地存储；

涉密合同（如涉及核心技术、商业秘密）单独存放，权限分级管理，仅授权人员可查阅。

输出成果：安全存储的纸质及电子档案。

步骤4：档案借阅与使用

责任主体：借阅人、档案专员、部门负责人

操作内容：

借阅人填写《合同档案借阅申请表》（见工具表单5），说明借阅用途、归还时间，经部门负责人审批；

档案专员核对借阅权限，涉密档案需经分管领导审批；

借阅限在指定区域（如档案室）查阅，禁止带出；确需借出的，由借阅人签字确认，3个工作日内归还；

归还时档案专员检查档案完整性，记录借阅归还情况。

输出成果：《合同档案借阅登记表》。

步骤5：到期处理与销毁

责任主体：档案专员、法务专员、行政负责人

操作内容：

合同到期前3个月，档案专员梳理即将到期档案（如保管期限届满），提交《合同到期处理清单》；

法务部门评估是否需继续留存（如涉及未结纠纷、诉讼时效等），确认可销毁的档案；

经行政负责人审批后，由档案专员监督销毁（纸质档案碎纸处理，电子档案彻底删除），并记录销毁时间、监销人、销毁清单。

输出成果：《合同档案销毁记录表》（见工具表单6）。

三、配套工具表单

表单1：合同评审申请表

合同编号

合同名称

合作方名称

业务部门

经办人

合同类型