文档管理电子化及归档系统.docVIP

文档管理电子化及归档系统工具模板

一、适用业务场景

本系统适用于各类组织对纸质及电子文档的统一管理需求，尤其适用于以下场景：

企业行政部门：管理公司制度、合同、会议纪要、资质文件等，解决传统纸质文档易丢失、查找效率低的问题；

项目团队协作：归档项目过程中的方案、报告、进度记录、验收材料等，保证项目文档可追溯、版本可控；

人力资源部门：存储员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核文件等，实现人事文档的规范化管理；

研发部门：管理技术文档、设计图纸、专利资料、代码版本记录等，保障知识产权与研发过程文档安全；

跨部门协同场景：支持多部门共享文档权限，实现审批流程线上化，减少跨部门文档传递的滞后性。

二、系统操作流程指南

（一）系统登录与权限配置

登录系统：用户通过企业统一身份认证账号（如工号/邮箱）及密码登录系统，首次登录需修改初始密码；

权限申请：新用户需由部门负责人提交《系统权限申请表》（见附件1），经行政部门审核后分配相应权限（如仅查看、编辑、归档、管理等）；

角色设置：系统预设“管理员”“部门负责人”“普通用户”等角色，管理员可自定义角色权限并分配给用户。

（二）文档分类体系建立

创建一级分类：管理员根据组织架构及业务需求，创建一级分类（如“行政管理”“项目管理”“人力资源”“研发技术”等），分类名称需简洁明确，避免重复；

设置二级/三级分类：在一级分类下创建子分类（如“行政管理”下可设“制度文件”“会议资料”“合同协议”等），层级不超过三级，保证文档归类逻辑清晰；

分类维护：如需调整分类，需提交《分类变更申请》，经管理员审核后更新，避免随意修改导致文档混乱。

（三）文档与元数据录入

文档：

支持批量（单次不超过100个文件，单个文件不超过50MB），格式包括PDF、Word、Excel、图片（JPG/PNG）、压缩包（ZIP/RAR）等；

时选择对应分类，系统自动唯一文档编号（格式：分类代码-年份-流水号，如“GL-2024-001”）。

元数据填写：后需录入以下核心信息（*为必填项）：

*文档名称：与文件内容一致，避免使用“新建文档1”等模糊名称；

*文档编号：系统自动，如需手动修改需说明原因；

创建人：填写正确姓名（系统记录工号，显示为“某某”）；

*创建日期：文档首次日期；

密级：选择“公开”“内部”“秘密”“机密”（默认“内部”）；

关键词：3-5个核心词汇，便于检索（如“合同”“供应商”“采购”）；

存储位置：系统自动关联分类，无需手动填写；

关联项目/部门：如文档涉及特定项目或部门，需填写对应编号或名称。

（四）文档审核与发布

审核流程配置：管理员根据文档类型设置审核流程（如“普通文档需部门负责人审核”“密级文档需行政部门+分管领导双审核”）；

提交审核：文档录入完成后，“提交审核”，系统自动将审核任务推送给指定审核人；

审核操作：审核人需在2个工作日内完成审核，操作包括“通过”“驳回”（需填写驳回原因），“退回修改”（需明确修改内容）；

发布归档：审核通过后，文档状态变更为“已归档”，正式纳入系统管理，用户可按权限查看。

（五）文档检索与利用

检索方式：支持“关键词检索”“分类检索”“高级检索”（按文档名称、编号、创建人、创建日期、密级等组合条件）；

权限控制：用户仅能查看权限范围内的文档，如“秘密”及以上文档需经部门负责人审批后方可查阅；

文档：支持在线预览（PDF、图片格式）及，后系统自动记录操作日志（操作人、时间、IP地址）；

版本管理：如文档需更新，新版本时系统自动保留历史版本，可查看各版本内容及修改记录。

（六）文档归档与备份

定期归档：系统每月自动对“已归档”且超过6个月未修改的文档进行“长期归档”处理，归档文档仅支持检索，不可编辑；

数据备份：系统每日凌晨自动进行本地备份，每周进行异地备份，备份数据保留12个月，保证文档安全；

销毁管理：对于超过保存期限的文档，需由使用部门提交《文档销毁申请》，经行政部门审核并报分管领导批准后，由管理员执行销毁，销毁后记录存档。

三、文档元数据信息表

字段名称

字段说明

是否必填

示例

文档名称

文档完整标题，与文件内容一致

是

《2024年度采购管理办法》

文档编号

系统自动，格式：分类代码-年份-流水号

是

CG-2024-015

创建人

文档主要编制人员（显示为“*某某”）

是

*

创建日期

文档首次日期（格式：YYYY-MM-DD）

是

2024-03-15

所属分类

文档在系统中的分类路径（如“行政管理-制度文件”）

是

行政管理-制度文件

密级

公开/内部/秘密/机密（默认“内部”）

否

内部

关键词

3-5个核心检索词，用逗号分隔

否

采购,管理,办法

文件格式

文件的原格式（如PDF、DOCX）

是

PDF

文件大小

文件的实际大小（KB/MB/G