企业行政工作管理手册涵盖行政操作流程.docVIP

企业行政事务管理手册

前言

本手册旨在规范企业日常行政操作流程，提升行政工作效率，保证行政事务有序开展。手册涵盖办公用品管理、会议管理、固定资产管理、印章管理、档案管理等核心模块，各模块结合实际工作场景细化操作步骤，提供实用模板及注意事项，为企业行政工作提供标准化指引。

第一章日常办公管理

1.1办公用品申领与发放

适用场景

员工因日常办公需要申领文具、耗材、办公设备等物品，包括但不限于笔、本子、文件夹、打印纸、墨盒等。

操作步骤

提交申领申请：员工根据实际需求，填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格型号、单位、申领数量、用途及申领日期。

部门审核：申领人将《办公用品申领单》提交至部门负责人，负责人审核签字，确认申领合理性与必要性。

行政汇总与采购：行政部门每周三、周五下午17:00前汇总各部门申领需求，核对《办公用品库存台账》，对库存不足物品启动采购流程（采购流程需符合公司采购管理制度）。

物品发放与登记：采购完成后，行政部门通知员工领用，员工核对物品无误后在《办公用品发放登记表》上签字确认；行政部门同步更新《办公用品库存台账》，保证账实相符。

模板表格

办公用品申领单

申领日期

申领部门

申领人

物品名称

规格型号

单位

申领数量

用途

部门负责人签字

办公用品发放登记表

发放日期

物品名称

规格型号

单位

发放数量

领用人签字

发放人

库存结余

注意事项

申领频率：每人每月可申领常用文具（如中性笔、A4纸）各1次，特殊耗材（如专用墨盒）需注明使用周期，避免重复申领。

库存管理：行政部门每月25日对办公用品进行盘点，提前3天公示缺货物品，保证常用物品不断供；易损耗品（如笔芯）按“以旧换新”原则发放。

节约使用：倡导节约意识，鼓励使用可重复利用物品（如文件夹、计算器），对浪费行为纳入部门绩效考核。

1.2办公环境维护规范

适用场景

日常办公区域（包括工位、会议室、走廊、茶水间等）的清洁、秩序维护及设施报修。

操作步骤

个人工位维护：员工每日下班前整理个人工位，保持桌面整洁，物品摆放有序；垃圾需分类投放至指定垃圾桶（可回收物、其他垃圾）。

公共区域维护：行政部门每日安排保洁人员对公共区域进行清洁（上午9:00前完成地面清扫、垃圾桶清理）；各部门共同维护会议室、茶水间秩序，使用后及时整理（如会议结束后将桌椅归位、茶具清洗）。

设施报修：办公设施（如空调、灯具、打印机）出现故障时，员工填写《设施报修单》，注明故障位置、问题描述及报修时间，提交至行政部门；行政部门接报后2小时内响应，4小时内协调维修人员处理，紧急情况（如漏水、断电）30分钟内到场。

定期检查：行政部门每月组织一次办公环境检查，重点检查公共区域清洁度、设施完好情况，检查结果通报各部门，督促整改。

模板表格

设施报修单

报修日期

报修部门

报修人

联系方式

故障位置

设施名称

故障描述

报修时间

维修人员

维修时间

完成情况

注意事项

保持安静：办公区域内禁止大声喧哗，通话需至走廊或会议室，避免影响他人工作。

禁止吸烟：办公区域（含卫生间、楼梯间）全面禁烟，吸烟需至楼下指定吸烟区。

节能降耗：离开工位时关闭电脑、显示器、空调等设备，下班前关闭所有非必要电源。

第二章会议管理

2.1会议筹备与召开流程

适用场景

部门例会、项目推进会、全公司大会、外部会议等各类会议的筹备、组织及召开。

操作步骤

会议发起：会议发起人明确会议主题、目标、预计时长、建议时间（避开部门高峰期，如周一上午、周五下午）及参会人员范围，填写《会议申请单》，提交至行政部门。

会议安排：行政部门根据会议室使用情况协调时间地点，若有冲突及时与发起人沟通调整（优先使用部门会议室，大型会议使用公司大会议室）；提前1天将会议通知（含时间、地点、议程、参会人员）通过内部系统发送至参会人员，并同步在公告栏张贴。

会前准备：会议发起人提前2小时将会议材料（如PPT、议程表）发送至行政部门，行政部门打印并分装材料；提前1小时调试会议室设备（投影仪、麦克风、视频会议系统），摆放席卡、茶水、纸笔等，保证环境整洁。

会议召开：参会人员提前10分钟到场签到，会议主持人准时宣布开始，按议程推进；会议记录人全程记录，重点记录讨论要点、决议事项、责任人及完成时限。

会后整理：会议结束后，参会人员将座椅归位、带走个人物品；行政部门回收会议材料，关闭设备电源，清理会议室。

模板表格

会议申请单

会议名称

会议主题

预计时长

建议时间

建议地点

参会人员

发起人

联系方式

议程概要

审批人

会议签到表

会议名称

会议时间

会议地点

序号

姓名

部门

职务

签到时间

备注

注意事项

会议通知需明确议程，避免临时议题占用会议时间；视频会议需提前测试设备，保证网络稳定。

参会人员需准时出席，迟到15分钟以上需向主持人请假；无故缺席者