行政后勤管理物资采购与领用标准流程.docVIP

行政后勤管理物资采购与领用标准流程工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本流程适用于企业、事业单位、机关等组织的行政后勤部门，规范各类物资从需求提出到最终领用的全环节管理，保证资源合理配置与高效利用。典型应用场景包括：

日常办公保障：如文具、纸张、耗材等常规物资的补充采购与领用；

固定资产配置：如办公设备、家具、电子产品的采购与发放；

活动临时需求：如会议、培训、团建等活动所需物资的专项采购与分发；

应急物资管理：如防疫物资、急救用品等突发需求物资的快速响应与调配。

二、采购流程操作步骤

（一）需求提报与初步确认

需求发起：各部门根据实际工作需要，由指定人员（如部门内勤或负责人）填写《物资采购申请表》，明确以下信息：

物资名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、总价；

采购用途（如“日常办公”“会议筹备”）、期望到货时间；

特殊要求（如品牌、质量认证、环保标准等）。

部门审核：部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，确认后提交至行政后勤部。

（二）需求汇总与预算复核

行政后勤部汇总：行政专员*收集各部门采购申请，按物资类别（如办公耗材、固定资产、活动物资）进行分类汇总，编制《月度/季度采购需求汇总表》。

预算核对：行政主管*对照年度/月度行政预算，审核汇总需求的金额是否超支，对超预算需求需说明原因并提交财务部复核。

（三）供应商选择与订单下达

供应商筛选：

常规物资：从《合格供应商名录》中选择至少3家供应商进行比价，填写《供应商比价记录表》，重点关注价格、质量、交期、售后服务；

特殊/大宗物资：通过公开招标、竞争性谈判或单一来源采购（如专利产品）方式确定供应商，需保留采购过程记录（如招标文件、谈判纪要）。

订单审批：采购专员根据比价结果或采购结果，编制《物资采购订单》，经行政主管、财务负责人（金额较大时）、分管领导审批后，向供应商下达正式订单。

（四）物资验收与入库

到货核对：供应商送货至指定地点后，采购专员与仓管员共同到场，对照采购订单核对：

物资名称、规格型号、数量是否与订单一致；

外观是否完好、包装是否完整；

随附资料（如合格证、说明书、保修卡）是否齐全。

质量检验：对需检测的物资（如电子设备、电器），由行政后勤部联合使用部门进行功能测试，填写《物资质量检验记录表》。

入库登记：验收合格后，仓管员*在《物资入库登记表》中记录入库信息（包括物资编号、名称、规格、数量、供应商、入库日期、存放位置），并更新《库存台账》；不合格物资则拒收并通知供应商退换货。

三、领用流程操作步骤

（一）领用申请与审批

领用发起：需用部门人员填写《物资领用申请表》，注明：

领用部门、领用人、联系方式；

物资名称、规格型号、领用数量、用途；

领用类型（如“日常领用”“新员工入职领用”“活动领用”）。

权限审批：

常规耗材：部门负责人*审批；

固定资产/高价值物资：除部门负责人审批外，需经行政主管复核；

批量/特殊物资（如活动物资）：需提交分管领导*审批。

（二）物资发放与签收

库存核查：仓管员*收到审批通过的《物资领用申请表》后，核对《库存台账》，确认物资库存充足、状态完好。

发放核对：领用人到指定仓库领取物资，仓管员*与领用人共同核对：

物资信息与领用申请表是否一致；

数量、规格是否准确，无破损、无遗漏。

签字确认：双方确认无误后，领用人在《物资领用登记表》中签字，仓管员*更新《库存台账》（减少对应数量），并发放物资。

（三）领用后管理与追溯

信息归档：行政专员*每月汇总《物资领用登记表》，与《采购申请表》《入库登记表》等资料一并存档，保存期限不少于2年。

定期盘点：仓管员*每月末进行库存盘点，保证账实相符；行政后勤部每季度组织全面盘点，对盘盈、盘亏情况查明原因并报领导审批后处理。

四、常用流程配套表单模板

表单1：物资采购申请表

申请编号

部门

申请人

联系方式

申请日期

物资名称

规格型号

单位

数量

预估单价

用途说明

（需详细描述采购原因及使用场景）

附件

（如技术参数、报价单等）

审批栏

部门负责人*：日期：

行政主管*：日期：

财务负责人*（如需）：日期：

分管领导*（如需）：日期：

表单2：物资领用申请表

领用编号

领用部门

领用人

联系方式

领用日期

物资名称

规格型号

单位

领用数量

库存数量

用途说明

（如“新员工入职办公设备”“会议物料”）

审批栏

部门负责人*：日期：

行政主管*（如需）：日期：

分管领导*（如需）：日期：

领签栏

领用人签字：仓管员*签字：日期：

表单3：物资入库登记表

入库编号

物资名称

规格型号

单位

数量

供应商

入库日期

存放位置

经手人

表单4：库存台账表

物资编码

物资名称

规格型号

单位

期初数量

本期入库

本期出库

结存数量

存放位置

责任人

五、执行过程