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产品信息填报编码规范化操作指南

一、适用范围与场景说明

本指南旨在规范企业内部产品信息的填报与编码管理，保证产品数据的一致性、准确性和可追溯性。适用于以下场景：

新产品上线前信息备案：包括硬件、软件、服务等各类新产品，需通过标准化流程完成信息填报与唯一编码，保证产品从研发到上市的数据基础统一。

现有产品信息变更维护：当产品参数、功能、规格等发生调整时，需通过规范流程更新信息并保持编码唯一，避免数据混乱。

跨部门数据协同与共享：涉及产品、研发、运营、供应链等多部门协作时，统一编码与信息格式可提升数据传递效率，减少沟通成本。

年度产品信息盘点与归档：定期对全量产品信息进行梳理核对，通过规范编码实现快速检索与统计分析，为决策提供数据支持。

涉及角色包括：产品经理（信息填报主体）、数据专员（编码审核与维护）、*经理（部门负责人，信息合规性审核）、档案管理员（最终归档）。

二、规范化操作流程详解

（一）前期准备：明确需求与资料收集

确认产品类型与填报范围：根据企业产品分类标准（如硬件类、软件类、服务类等），明确本次填报的产品所属类别，避免分类错误。

收集基础资料：

新产品：需提供《产品需求文档》《技术规格书》《市场定位说明》等原始资料，保证填报信息与研发设计一致。

变更产品：需提供《产品变更申请表》及变更前后对比说明，明确修改项及原因。

指定填报人：由产品经理或项目负责人*某作为填报主体，保证信息填报的准确性与责任可追溯。

（二）模板填写：逐项规范录入信息

获取最新填报模板：登录企业数据管理系统，《产品信息标准化填报模板》（模板详见第三章），保证使用版本为最新修订版。

逐项填写信息：

必填项（标注*）：需完整填写，如“产品全称”“产品分类”“规格型号”“负责人”等，缺一不可。

选填项：根据产品实际情况补充，如“核心参数”“关联产品”“备注说明”等，保证信息完整。

填写规范：

产品名称：使用官方全称，避免简称（如“智能手机X1Pro”而非“X1手机”）；

规格型号：需与生产标签、技术文档完全一致（如“HW-2024-X1-Pro-128GB”）；

分类层级：严格遵循“一级分类-二级分类”结构（如“硬件-手机”“软件-APP”）。

初步自查：填报完成后，对照原始资料检查信息一致性，保证无遗漏、无错别字，格式符合模板要求。

（三）编码：遵循唯一性与规则化原则

编码规则解读：采用“分类码+年份+流水号”组合编码，具体规则为：

分类码（2位）：硬件类（HW）、软件类（SF）、服务类（FW）；

年份（4位）：产品首次填报年份（如2024年）；

流水号（3位）：当年该分类产品顺序号，从001开始递增，每年重置。

示例：2024年首台硬件类产品编码为“H。

编码查询与：

登录编码管理系统，输入产品分类、年份等信息，查询是否存在重复编码；

若编码唯一，直接并填写至模板“产品编码”字段；若重复，需调整流水号后重新。

编码校验：后再次核对分类码、年份、流水号是否准确，保证与产品类型及填报年度匹配。

（四）内部审核：多级核验保证合规

填报人自查：完成信息与编码填写后，填报人*某需签字确认《产品信息填报自查表》，重点检查信息完整性、编码唯一性及与原始资料的一致性。

部门审核：将自查后的模板提交至*经理（部门负责人）进行合规性审核，审核内容包括：

产品信息是否符合企业战略定位；

变更产品的修改理由是否充分；

编码是否符合规则，是否存在跨分类混淆。

数据专员终审：审核通过后，由数据专员录入企业产品信息库，同步更新编码台账，保证系统数据与填报模板一致。

（五）归档与更新：数据闭环管理

系统提交：终审通过后，将模板导入企业数据管理系统，电子版产品档案，关联编码与产品信息。

纸质归档：打印审核签字版模板，交由档案管理员按“年度-分类”编号归档至档案室，保存期限不少于5年。

动态更新：产品信息发生变更时，需重新走“变更填报-审核-编码更新”流程，原编码保持不变，仅更新信息字段，保证编码唯一性。

三、产品信息填报模板及编码规则

（一）产品信息标准化填报模板

序号

字段名称

字段类型

必填

填写说明

示例

1

产品全称*

文本

是

官方发布的产品完整名称

智能手机X1Pro

2

产品简称

文本

否

日常沟通中使用的规范简称（需与全称关联）

X1Pro

3

一级分类*

下拉选择

是

硬件/软件/服务

硬件

4

二级分类*

下拉选择

是

根据一级分类细化（如硬件-手机/电脑；软件-APP/系统）

手机

5

规格型号*

文本

是

与生产、技术文档一致的型号标识

HW-2024-X1-Pro-128GB

6

核心参数

文本

否

关键技术指标（如尺寸、重量、功能模块等，分行填写）

尺寸：160.8×74.8×8.2mm内存：8GB+256GB

7

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