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销售订单处理流程标准化操作手册
引言
销售订单是企业与客户达成交易的重要载体，规范订单处理流程可提升效率、降低错误率、保障客户满意度。本手册旨在明确销售订单从接收至完成的全流程操作标准，为销售、仓储、物流、财务等团队提供统一指引，保证订单处理各环节衔接顺畅、责任清晰。
一、适用场景与价值
本手册适用于以下场景：
销售团队接收客户订单后的全流程处理；
新员工入职订单处理操作培训；
跨部门（销售、仓储、物流、财务）协作订单管理；
订单处理异常情况（如库存不足、信息变更）的标准化应对。
通过流程标准化，可实现订单信息准确率提升、处理时效缩短、客户投诉减少、部门协作成本降低等目标。
二、标准化操作流程详解
（一）订单接收与初步审核
操作环节：销售代表（销售代表姓名）接收客户订单（邮件、系统提交或书面形式）。
操作要点：
核对订单基础信息完整性：客户名称、联系方式、下单日期、产品名称/型号、规格、数量、单价、交货日期、收货地址、付款方式等关键字段是否填写完整；
初步判断订单合理性：如交货日期是否超出企业产能范围、数量是否符合客户历史采购规律、单价是否与合同/报价一致；
对异常订单（如信息缺失、交货期过紧）及时与客户沟通补充，并同步至销售主管（销售主管姓名）确认。
输出：初步审核通过的《销售订单信息登记表》（见模板1）。
（二）客户信息确认与信用核查
操作环节：销售助理（销售助理姓名）负责客户信息复核与信用审核。
操作要点：
确认客户信息准确性：通过客户档案系统核对客户名称、统一社会信用代码、开户行及账号等信息是否与历史记录一致；
信用核查：查询客户信用等级、应收账款余额及账期，若超出信用额度或存在逾期未付款情况，暂停订单处理并上报销售主管（销售主管姓名），与客户协商解决；
新客户需补充提交营业执照复印件、法人证件号码复印件等资质文件，由销售助理归档至客户档案。
输出：客户信息确认无误、信用审核通过的书面记录。
（三）库存实时核查
操作环节：仓储专员（仓储专员姓名）通过ERP系统查询库存状态。
操作要点：
核对产品库存数量：区分“可用库存”“在途库存”“预留库存”，保证可售数量满足订单需求；
若库存不足，立即反馈至销售代表（销售代表姓名），由销售代表与客户沟通是否分批交货或调整订单数量；
特殊产品（如定制款、需生产周期产品）需同步查询生产部（生产计划员姓名）排产情况，确认预计交货日期。
输出：《库存核查表》（见模板2），标注“可满足”“部分满足”或“无法满足”库存状态。
（四）订单录入与系统
操作环节：销售助理（销售助理姓名）将审核通过的信息录入ERP订单管理系统。
操作要点：
严格按照《销售订单信息登记表》内容录入，保证系统字段与订单信息一致（如产品型号、数量、单价、交货日期等）；
录入完成后唯一订单号（格式：年份+月份+流水号，如202405-001），并将订单号同步至客户；
系统自动关联客户信息、库存状态、付款方式等数据，电子订单流程，推送至下一环节负责人。
输出：ERP系统中正式生效的销售订单，订单号书面确认客户。
（五）订单审核与确认
操作环节：销售主管（销售主管姓名）审核订单，财务部（财务专员姓名）复核付款条款。
操作要点：
销售主管审核：重点核查订单金额是否在客户信用额度内、交货日期是否合理、特殊条款（如促销折扣、定制要求）是否合规；
财务复核：确认付款方式（如预付款、账期）是否符合公司政策，预付款到账情况若为“账期”，需确认客户账期协议是否有效；
审核通过后，销售主管在系统中审批，订单进入“待生产/备货”状态；审核不通过的，注明原因退回销售代表（销售代表姓名）与客户沟通调整。
输出：系统审批通过的订单记录，书面审核意见存档。
（六）生产/备货协调
操作环节：生产部（生产计划员姓名）或仓储部（仓储主管姓名）根据订单安排生产或备货。
操作要点：
标准产品：仓储部根据订单数量从仓库拣货，核对产品型号、数量、质量（外包装完好、保质期等），《备货清单》（见模板3）；
定制产品：生产部根据订单技术要求制定生产计划，明确生产周期、物料需求，每日跟踪生产进度，保证按交货日期完工；
备货完成后，产品放置指定发货区域，悬挂“待发货”标签，标注订单号、客户名称。
输出：备货完成的实物及《备货清单》，同步信息至销售助理（销售助理姓名）。
（七）发货安排与物流对接
操作环节：物流专员（物流专员姓名）负责发货安排与物流跟踪。
操作要点：
根据订单要求的运输方式（如快递、整车运输）选择物流服务商，确认运费承担方（客户或公司）；
打印《发货单》（见模板4），随货同行，内容包括订单号、产品清单、数量、收货人信息、联系方式；
物流服务商提货后，物流专员在系统中更新物流单号，通过短信/邮件告知客户预计送达时间及物流查询方式；
特殊运输需求（如冷链、危险品）提前
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