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采购申请审批流程表：企业采购管理规范化操作指南

一、模板应用场景解析

本流程表适用于各类企业（含中小型企业、集团化公司）的日常采购管理场景，旨在通过标准化流程规范采购申请、审批、执行全环节，保证采购行为合规、高效、透明。具体应用场景包括：

常规物资采购：如办公耗材、生产原料、设备配件等非紧急性采购；

服务类采购：如咨询、维修、外包服务等外部服务采购；

项目专项采购：如研发项目、工程项目所需物资或服务的专项采购；

预算内采购：已纳入年度/季度预算计划的采购需求；

预算外采购：突发需求或计划外采购，需额外说明预算调整原因。

二、采购申请审批全流程操作步骤

1.需求发起与申请单填写

操作主体：采购需求部门（如行政部、生产部、项目部）经办人；

操作内容：

登录企业采购管理系统或填写纸质《采购申请单》，明确采购需求基本信息，包括：采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明、期望交付时间、预算科目（如“办公费”“原材料”）、资金来源（如“自有资金”“专项预算”）；

附件：若涉及技术参数、图纸、比选方案等，需一并提交（如设备采购需提供技术规格书）；

选择“紧急程度”（普通/紧急），紧急采购需标注原因（如生产停机维修）。

关键要求：信息真实完整，预估价格需参考历史采购价或市场行情，避免虚高或漏填。

2.部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人（如生产部经理、行政部总监）；

审批要点：

核查采购需求的必要性：是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如修复旧设备而非新购）；

审核预算匹配度：申请金额是否在部门预算额度内，超预算需说明理由并标注“预算外采购”；

确认需求合理性：数量、规格是否符合实际工作需要，避免过度采购。

审批结果：通过/驳回。驳回时需注明原因（如“预算不足”“需求不明确”），退回需求部门修改。

3.采购部门专业审核

操作主体：采购部经办人及负责人；

审核要点：

合规性核查：采购是否符合企业《采购管理办法》及相关制度（如是否属于集中采购目录内物资）；

市场行情调研：对预估单价进行复核，可通过比价、历史数据验证合理性，必要时提供3家及以上供应商报价单作为附件；

采购方式建议：根据金额、品类确定采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购），并标注在申请单上；

交付可行性评估：确认供应商交货周期是否满足需求部门时间要求，紧急采购需协调优先级。

审核结果：通过/补充材料/驳回。若需补充供应商报价，退回需求部门提供。

4.财务部门预算与资金复核

操作主体：财务部负责人或指定专员；

复核要点：

预算额度核查：申请采购是否在对应预算科目余额内，超预算需核查《预算调整申请表》是否已审批；

资金来源合规性：确认资金使用是否符合财务管理制度（如“专项预算”是否可用于该品类采购）；

成本合理性：结合采购部提供的比价结果，判断总价是否在合理区间，避免资金浪费。

复核结果：通过/否决。否决需注明原因（如“预算不足”“资金未落实”），流程终止并退回需求部门。

5.分级审批（按金额/品类划分）

根据企业采购权限矩阵，由不同层级管理者审批，以下为通用分级参考（企业可自定义金额标准）：

小额采购（如≤5000元）：采购部负责人审批；

中额采购（如5000元-5万元）：分管副总（如运营副总）审批；

大额采购（如＞5万元）：总经理审批；

重大采购（如＞20万元或战略物资）：需提交总经理办公会或决策委员会集体审议。

审批要点：

综合评估采购的必要性、经济性、合规性；

重点关注战略物资、高风险品类（如特种设备、进口物资）的审批；

审批需在1-3个工作日内完成，紧急采购可“特事特办”，事后补签流程。

6.审批结果反馈与执行

结果反馈：采购部汇总各环节审批意见，通过系统或邮件将最终审批结果（通过/驳回）反馈给需求部门经办人；

驳回处理：若审批未通过，需求部门根据意见修改申请单（如调整预算、优化需求），重新发起流程；

采购执行：审批通过后，采购部按建议的采购方式实施采购（如签订合同、下单采购），同步更新采购进度至系统，需求部门可实时查询；

归档管理：采购完成后，采购部将《采购申请单》、审批记录、合同、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年。

三、采购申请审批流程表模板

申请单号

申请部门

申请人

*

联系方式

*

申请日期

期望交付时间

紧急程度

□普通□紧急

采购类别

□物品□服务

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

预算科目

资金来源

用途说明

（详细描述采购原因、使用场景等，如“生产车间A设备维修需更换配件”）

附件清单|□技术参数□比价单□图纸□其他：|

审批流程

部门负责人意见

采购部意见

财务部意见

分管副总意见

总经理意见

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