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采购管理工具集：快速报价与合同审批模板

一、适用场景与业务背景

日常运营采购：如办公用品、生产辅料等常规物料的采购需求，需快速获取供应商报价并完成合同签订；

项目专项采购：如新项目启动所需的设备、技术服务等，需在限定时间内完成比价与审批，保证项目进度；

新供应商合作：首次合作的供应商需通过报价审核与合同条款确认，明确双方权责；

紧急采购需求：因突发情况（如设备故障、临时订单激增）导致的紧急采购，需简化流程但保证合规性。

通过标准化工具与流程，可提升采购效率、降低沟通成本，同时保证采购活动透明、合规。

二、操作流程详解

（一）快速报价流程

目标：在3-5个工作日内完成供应商询价、报价汇总与价格审核，为合同签订提供依据。

步骤1：采购需求提报

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）

操作内容：

填写《采购需求表》（详见模板一），明确物料/服务名称、规格型号、数量、期望交付日期、预算上限、技术要求等关键信息；

需求部门负责人*审核签字后，提交至采购部。

输出结果：《采购需求表》（加盖部门公章）。

步骤2：供应商询价

操作主体：采购专员*

操作内容：

根据采购需求，从合格供应商库中筛选至少3家供应商（紧急采购可不少于2家）；

通过电话、邮件或采购系统向供应商发送询价单，附《采购需求表》及技术附件；

明确报价截止时间（常规采购不少于2个工作日，紧急采购不少于24小时）。

输出结果：供应商报价单（需加盖供应商公章或电子签章）。

步骤3：报价汇总与初步审核

操作主体：采购专员、采购经理

操作内容：

采购专员汇总各供应商报价，填写《供应商报价对比表》（详见模板二），对比价格、交期、付款条件、售后服务等核心要素；

采购经理对报价合理性进行初步审核，重点核查价格是否偏离市场行情、交期是否满足需求等；

若报价差异较大（超过预算10%），需要求供应商补充说明或重新报价。

输出结果：《供应商报价对比表》（采购专员、经理签字确认）。

步骤4：价格终审与供应商确定

操作主体：采购经理、财务部

操作内容：

采购经理将《供应商报价对比表》提交至财务部，审核价格与预算匹配度；

财务部确认无误后，由采购经理确定最终供应商，并通知需求部门。

输出结果：最终供应商确认函（采购经理、财务负责人签字）。

（二）合同审批流程

目标：在2-3个工作日内完成合同草拟、内部审批与法务审核，保证条款合规、权责清晰。

步骤1：合同草拟

操作主体：采购专员*

操作内容：

根据最终供应商报价及双方沟通结果，使用公司标准合同模板草拟采购合同；

合同内容需包含：双方基本信息、采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等；

将草拟合同提交至供应商确认，双方就条款达成一致后，进入审批流程。

输出结果：采购合同草稿（供应商盖章确认扫描件）。

步骤2：内部审批

操作主体：采购专员、采购经理、需求部门负责人、财务部

操作内容：

采购专员将合同提交至采购经理，审核采购流程合规性、条款完整性；

采购经理通过后，转交需求部门负责人，审核技术要求与交付标准是否匹配需求；

财务部审核付款方式、金额是否与预算及财务制度一致；

各部门审批需在1个工作日内完成，若有异议需注明修改意见并退回采购专员调整。

输出结果：合同审批单（各部门负责人签字确认）。

步骤3：法务审核（如需）

操作主体：法务专员*

操作内容：

涉及金额较大（如超过10万元）或条款复杂的合同，需提交法务部审核；

法务专员重点审核合同合法性、合规性、风险点（如违约责任、知识产权等），并提出修改建议；

采购专员根据法务意见调整合同，再次提交法务确认直至通过。

输出结果：法务审核意见书（法务专员签字）。

步骤4：合同签署与归档

操作主体：采购专员、授权签字人、档案管理员*

操作内容：

审批通过的合同，由公司授权签字人（如总经理*）签署并加盖公章；

采购专员在1个工作日内将签署完成的合同正本交付供应商，留存扫描件或复印件；

将合同、审批单、报价单等资料整理归档，保证可追溯。

输出结果：签署完成的合同正本、归档资料清单。

三、核心工具模板

模板一：采购需求表

字段名称

填写说明

示例

需求部门

提出采购需求的部门名称

生产部

需求人

需求部门对接人

张*

联系方式

需求人电话

5678

采购物品/服务名称

详细描述物品名称或服务内容

A4打印纸（80g）

规格型号/技术要求

物品的规格、参数或服务的具体要求

白色，500张/包，环保认证

需求数量

采购物品的数量或服务的时长

100包

期望交付日期

要求供应商完成交付的时间（精确到日）

2024年X月X日

预算上限（元）

部门对该采购项的最高预算

5000

用途说明

采购物品/服务的具体用途（如用于项目/日常办公）

日常办公耗材

需求部门负责人签