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企业文档撰写规范与模板

一、适用范围与场景说明

本规范适用于企业内部各类正式文档的撰写与管理，涵盖但不限于以下场景：

内部管理类：管理制度、工作流程、会议纪要、年度/季度工作报告、部门总结等；

项目运作类：项目立项申请、可行性研究报告、项目计划书、进度汇报、验收报告等；

对外商务类：合作合同、投标文件、产品说明书、市场调研报告、客户沟通函等；

存档备案类：人事档案、财务报表、审计报告、技术文档、培训材料等。

通过统一规范，保证文档内容清晰、格式统一、逻辑严谨，提升企业内部协作效率及对外专业形象。

二、核心撰写规范要求

（一）文档结构规范

正式文档需包含以下核心要素（可根据文档类型调整）：

封面：文档名称、版本号、编制部门、编制人某某、审核人某某、批准人*某某、发布日期、密级（如“内部公开”“机密”）；

目录：自动，包含章节编号、章节标题及对应页码（章节数量超过3章时建议添加）；

按章节逻辑展开，包含引言/背景、主体内容、结论/建议等部分；

附录：补充说明、数据来源、图表清单等非核心但需参考的内容；

页脚：文档名称缩写、版本号、页码（如“报告-V1.0-1”）。

（二）格式规范

字体与字号：

一级标题（黑体三号加粗）、二级标题（黑体四号加粗）、三级标题（黑体小四加粗）；

宋体小四，行距1.5倍；

图表/注释：宋体五号，行距1.2倍。

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（A4纸张标准）；

编号规则：

章节编号：采用“1-1”“1-1-1”层级格式（如“第一章项目背景→1.1项目背景→1.1.1政策背景”）；

图表编号：“图1-1”“表2-3”（图表下方注明名称，如“图1-12023年销售趋势图”）。

（三）内容规范

逻辑性：需遵循“总-分-总”结构，章节间过渡自然，避免内容重复或矛盾；

准确性：数据、案例、政策引用需标注来源（如“据《行业报告2023》显示”），关键信息需经复核；

简洁性：避免口语化表达、冗余描述，用专业术语但需保证目标读者理解；

规范性：企业名称、产品名称、部门名称等需统一（如全称“科技有限公司”首次出现后可简称“公司”）。

（四）审批规范

文档需经“编制-审核-批准”三级流程：

编制人*某某：负责内容撰写与初步校对，保证格式规范；

审核人*某某（部门负责人/业务专家）：审核内容准确性、逻辑完整性及合规性；

批准人*某某（公司管理层/指定负责人）：最终审批文档，确认发布。

三、标准化撰写流程步骤

步骤1：需求明确

明确文档目的（如“申请项目立项”“汇报季度工作”）；

确定目标读者（如“公司领导”“客户”“内部员工”）；

列出核心信息点（如“项目预算”“风险分析”“改进建议”）。

步骤2：资料收集

收集基础数据（如销售报表、项目进度表、政策文件）；

整理相关案例（如同类项目经验、行业最佳实践）；

核对信息准确性（避免使用过时数据，如2024年文档引用2021年行业数据需标注）。

步骤3：框架搭建

根据文档类型设计目录结构（如项目计划书需包含“项目目标、实施方案、进度计划、预算明细、风险应对”）；

确定章节层级（建议不超过3级，避免结构过复杂）；

列出各章节核心内容要点（如“1.1项目背景”需包含“政策背景、市场需求、公司战略”）。

步骤4：内容撰写

按框架逐章节撰写，先写核心内容（如项目计划书的“实施方案”），再补充辅助说明；

图表优先：复杂数据用图表展示（柱状图、折线图等），图表下方注明数据来源及解读；

语言风格统一：正式文档避免使用“我们觉得”“大概”等模糊表述，改为“分析表明”“预计”。

步骤5：审核修改

自审：检查格式（字体、编号、页码）、内容（错别字、逻辑矛盾、数据错误）；

交叉审核：邀请同事或业务专家审阅，重点关注专业内容准确性（如技术参数、财务数据）；

修改反馈：记录审核意见，逐条修改并标注修改说明（如“根据审核意见补充风险应对措施”）。

步骤6：定稿发布

最终排版：确认格式统一、页码连续、图表清晰；

版本标注：发布时明确版本号（如“V1.0”），后续修订需升级版本（如“V1.1”）；

归档管理：按部门分类存储（如电子文档存于共享服务器“部门-文档管理”文件夹，纸质文档存于指定档案柜）。

四、常用示例

（一）企业内部报告封面模板

文档名称

部门2024年第一季度工作总结

版本号

V2.0

编制部门

市场营销部

编制人

*

审核人

*（部门负责人）

批准人

*（分管副总）

发布日期

2024年4月10日

密级

内部公开

（二）目录模板（示例）

章节编号

章节标题

页码

1

引言

1

1.1

编写目的

1

1.2

文档范围

2

2

第一季度工作概述

3

2.1

核心指标完成情况

3

2.2

主要工作成果

4

3

存在问题与改进措施

5

4

第二季度工作计划

6