销售线索管理与客户跟进记录表.docVIP

销售线索管理与客户跟进记录表工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于销售团队在日常工作中对潜在客户线索的全生命周期管理，具体场景包括：

新线索快速响应：市场活动、官网注册、合作伙伴转介绍等渠道获取的新线索，需及时录入并分配跟进责任人；

客户跟进过程跟进：销售代表与客户的沟通记录、需求变化、反馈意见等需系统化留存，避免信息遗漏；

销售阶段可视化：通过线索状态更新（如“初步接洽→需求分析→方案提供→谈判→成交”），实时掌握销售漏斗转化情况；

团队协作与复盘：管理者可通过跟进记录知晓团队工作进展，协助解决难点问题，定期分析线索转化率低的原因并优化策略。

二、操作流程详解

步骤1：线索录入与初步分类

操作说明：

获取新线索后，第一时间填写“线索基本信息”，包括线索来源（如“线上广告”“行业展会”“客户转介绍”）、客户公司名称、联系人姓名、职务、联系方式（电话/）、客户所属行业、初步需求（如“采购CRM系统”“寻求供应商合作”）；

根据线索紧急程度和意向高低，初步标记“优先级”（高/中/低），例如“客户明确表示有采购计划且预算明确”标记为“高优先级”。

步骤2：线索分配与责任人确认

操作说明：

销售经理*根据线索所属行业、客户地域或销售代表的擅长领域，分配跟进责任人，并在“分配状态”栏填写“已分配”及分配时间；

责任人收到分配后，需在1个工作日内确认接收，若无法跟进（如负责区域不符），需及时反馈给销售经理*重新分配。

步骤3：客户跟进与记录更新

操作说明：

责任人按照“首次联系→定期回访→需求深挖→方案推动”的节奏跟进客户，每次沟通后24小时内填写“跟进记录”，内容包括：跟进日期、沟通方式（电话/面谈/）、沟通核心内容（如“客户对A方案价格有顾虑，希望提供对比数据”）、客户反馈（如“需内部讨论后回复”）、下一步计划（如“3天后发送补充资料并约定电话沟通”）；

每次跟进后，更新“销售阶段”（如从“初步接洽”更新为“需求分析”）和“线索状态”（如“跟进中→意向客户→成交→流失”）。

步骤4：线索状态动态维护

操作说明：

定期梳理线索状态，对“成交”线索记录成交金额、成交周期、关键决策人等信息；对“流失”线索分析原因（如“竞争对手价格更低”“需求变更”），并在“备注”栏说明；

长期未跟进（如超过30天无有效沟通）且无反馈的线索，标记为“暂停跟进”，每季度重新评估一次是否激活。

步骤5：数据复盘与策略优化

操作说明：

销售团队每周召开例会，复盘本周跟进记录，重点关注“高优先级”线索进展和“流失”线索原因；

每月汇总线索来源转化率、各销售阶段转化时长、责任人成交率等数据，优化线索分配策略和跟进话术。

三、模板表格示例

销售线索管理与客户跟进记录表

线索编号

来源渠道

客户公司

联系人

职位

联系方式

初步需求

优先级

分配状态

责任人

销售阶段

跟进日期

沟通方式

沟通内容摘要

客户反馈

下一步计划

预计跟进时间

备注

LX2024001

线上广告

*科技有限公司

张*

采购经理

5678

采购一批办公设备

高

已分配

李*

需求分析

2024-03-01

电话

介绍产品型号，客户对售后响应速度关注

需提供详细参数和报价

3月3日前发送报价单，约定面谈时间

2024-03-03

-

LX2024002

行业展会

*实业有限公司

王*

总经理

1399012

寻求长期物流合作

中

已分配

赵*

初步接洽

2024-03-02

面谈

知晓客户运输路线和频次，介绍服务优势

需对比3家供应商方案

收集客户运输需求明细，准备定制方案

2024-03-10

客户为老客户转介绍

LX2024003

客户转介绍

*商贸公司

刘*

财务总监

1373456

咨询税务合规服务

低

暂停跟进

陈*

跟进中

2024-02-15

发送服务手册，客户表示需内部讨论

未回复

下周再次联系，确认需求意向

2024-03-05

预算未明确

LX2024004

官网注册

*建筑集团

陈*

项目经理

1367890

寻找工程材料供应商

高

已分配

李*

成交

2024-02-20

面谈

签订50万元采购合同，付款方式已确认

-

归档客户信息，安排售后对接

-

2024年2月成交

四、使用要点提醒

信息及时性：线索获取后需在2小时内完成录入，跟进记录需在沟通后24小时内更新，避免信息滞后导致跟进脱节；

内容具体化：沟通内容摘要需避免“客户表示满意”等模糊表述，应记录具体需求、异议或承诺（如“客户要求将交货期从15天缩短至10天”）；

隐私保护：客户联系方式等敏感信息仅限责任人和销售经理*查看，严禁外泄；

团队同步：多人跟进同一客户时，需通过表格备注栏同步沟通进展，避免重复沟通或信息冲突；

定期复盘：每月至少开展一次数据复盘，重点关注“低转化率线索来源”和“高流失阶段”，针对性优化销售