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约谈记录格式

在组织运营与管理实践中，约谈作为一种直接、高效的沟通方式，被广泛应用于问题澄清、工作指导、思想交流、纪律警示等诸多场景。一份规范、严谨的约谈记录，不仅是对约谈过程的客观留存，更是后续行动跟进、责任界定乃至争议解决的重要依据。因此，掌握约谈记录的标准格式与撰写要点，对于确保管理行为的规范性与严肃性，具有不可或替代的现实意义。

一、约谈记录的核心价值与基本要求

约谈记录并非简单的谈话流水账，它承载着信息传递、过程见证、责任明确的功能。其基本要求在于客观、准确、完整、规范。客观，即如实反映谈话内容与过程，避免主观臆断与情绪化表达；准确，要求用词精准，数据无误，关键信息不偏差；完整，则意味着记录需涵盖约谈的主要环节与核心要点，不遗漏重要信息；规范，则指向记录的格式、签署、归档等需符合组织内部管理规定。

二、约谈记录的构成要素与撰写要点

一份标准的约谈记录，通常应包含以下核心构成要素，各要素的撰写需遵循相应要点，以确保记录的质量。

（一）基本信息栏

此部分位于记录首页的最上方，用于清晰界定约谈的基本框架。

*约谈事由与主题：简明扼要地概括本次约谈的核心议题与目的。例如：“关于近期工作失误的情况了解与改进要求”、“年度工作表现反馈与职业发展沟通”。事由应具体明确，避免模糊不清。

*约谈时间：需精确到具体日期及起止时间，例如：“某年某月某日上午某时某分至某时某分”。若约谈分多次进行，应分别记录每次的时间。

*约谈地点：明确具体的谈话地点，如“某办公室”、“会议室某号”等。

*约谈参与人员：

*约谈人：记录其姓名、职务/部门，若有多位约谈人，应逐一列明。

*被约谈人：记录其姓名、职务/部门。

*记录人：若有专门的记录人员，需记录其姓名、职务/部门；若由约谈人之一兼任，也应注明。

*其他参与人：如确有必要列席的第三方或见证人，亦需记录其姓名、职务/部门及参与理由。

*约谈方式：注明是“当面约谈”、“电话约谈”还是“视频约谈”等。

（二）约谈背景与目的

简要阐述本次约谈的起因、相关背景情况，以及期望通过约谈达成的具体目标。这部分内容有助于阅读者快速理解约谈的必要性和方向性。例如，若因某项工作未达标而约谈，可简述该项工作的基本要求、当前进展及存在的主要问题。

（三）约谈主要内容与过程纪要

这是约谈记录的核心部分，应详实、客观地记录谈话的主要流程、双方表达的核心观点、涉及的关键信息以及重要的问答环节。

*客观陈述：以第三人称视角进行记录，避免使用“我认为”、“他觉得”等主观性表述，而应采用“约谈人指出...”、“被约谈人表示...”、“被约谈人解释称...”等句式。

*突出重点：围绕约谈主题，提炼关键信息，避免事无巨细、面面俱到。对于被约谈人的陈述、解释、承诺，以及约谈人的指示、要求、建议等，均需准确记录。

*逻辑清晰：可按照谈话的自然顺序或议题的逻辑层次进行组织，必要时可分点阐述，但需避免过度分点导致的碎片化。

*事实与观点区分：若涉及对事件的描述，应区分客观事实与个人观点或推测。

（四）约谈达成共识与遗留问题

在约谈结束前，通常会对谈话内容进行总结，明确双方达成的一致意见或共识。此部分应清晰列出。同时，对于未能在本次约谈中解决或仍存在争议的问题，也应如实记录为“遗留问题”，并可注明后续处理的初步设想或建议。

（五）后续行动与责任分工（若有）

根据约谈达成的共识或既定目标，明确后续需要采取的具体行动步骤、责任主体、完成时限等。这是确保约谈效果落到实处的关键一环。例如：“被约谈人承诺于X月X日前提交XX报告至XX部门”，“约谈人将协调XX资源支持XX工作”。

（六）记录审阅与签字确认

约谈记录完成后，应提交给约谈人和被约谈人进行审阅。审阅无误后，通常需要双方签字确认，并注明签字日期。签字环节是对记录内容真实性、准确性的认可，具有重要的法律效力和管理效力。若被约谈人对记录内容有异议，应在签字前提出，经协商修改后再行确认；若无法达成一致，可在记录中注明被约谈人的不同意见。记录人也应签字，并对记录的规范性负责。

三、撰写约谈记录的注意事项

1.及时性：约谈结束后应尽快整理记录，避免因时间拖延导致重要信息遗忘或偏差。

2.客观性与中立性：始终保持客观中立的态度，不加入个人情感色彩和主观评判。

3.准确性与严谨性：用词造句务求精准，避免歧义。涉及关键信息、数据、承诺时，应反复核对。

4.保密性：约谈记录往往涉及敏感信息，需严格遵守组织保密规定，妥善保管，控制传阅范围。

5.规范性：遵循组织内部关于约谈记录的统一格式要求（如有），保持文书的整洁与规范。

结语

约谈记录作为组织内部重要的管理文书，其规范性、严谨性直接关系到管理行为的有效性与公信力。