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合同管理工作流程详细范本

作为在企业法务部摸爬滚打近十年的合同管理员，我常说：“合同不是一张纸，是企业的’法律身份证’，每一个条款都藏着风险与机遇的密码。”这些年从手忙脚乱整理合同到独立搭建流程，我深切体会到：一套扎实的合同管理流程，能让企业少踩80%的法律坑。今天就把我打磨了三年、经数十个项目验证的全流程经验掰开揉碎，以第一视角还原真实工作场景。

一、前期准备：把问题消灭在萌芽里

很多人觉得合同管理是从”起草”开始的，大错特错！我刚入行时就吃过亏——业务部急吼吼拿了份”框架协议”让我盖章，结果发现对方连基本资质都没核查，最后项目黄了还被追着要违约金。现在我坚持：前期准备是合同管理的”地基”，至少要花整个流程30%的精力。

1.1需求确认：和业务部门”打破砂锅问到底”

每次业务部说”要签合同”，我第一反应不是开模板，而是拉着他们坐下来填《合同需求确认单》。这张单子我改了五版，现在包含8个必问项：

（1）合作背景：为什么选这家供应商？是招投标结果还是独家资源？

（2）核心目标：业务最关注的是交付时效？质量标准？还是成本控制？

（3）特殊要求：有没有行业特有的履约条件？比如冷链运输要-18℃监控？

（4）风险预警：历史合作中对方有没有延期、质量不达标记录？

（5）时间节点：签完合同后，业务部门需要多久内启动履约？

（6）关联合同：是否和其他已签合同（比如设备采购与运维服务）有关联？

（7）验收标准：到底是”需方签字确认”还是”第三方检测报告”？

（8）争议倾向：如果出现纠纷，业务希望优先协商还是直接诉讼？

记得有次跟市场部确认活动执行合同时，他们随口说”舞台背景要符合品牌VI”，我追着问”VI具体指哪版？Pantone色号是多少？“结果发现他们内部刚更新了视觉系统，旧模板里的色号早过时了——这一问，避免了后续返工索赔。

1.2对方资质核查：不是看一眼营业执照就行

资质审查我总结了”三查三看”法：

一查主体资格：看营业执照是否在有效期，经营范围是否包含合同标的（比如找装修公司必须有建筑装饰资质）；查国家企业信用信息公示系统，看有没有异常经营、失信被执行记录（前两年合作过一家公司，公示系统里显示”列入经营异常名录”，我们立刻终止了合作）。

二查履约能力：看近三年财务报表（重点关注资产负债率、现金流），如果是工程类合同还要查过往项目案例（我会要求对方提供3个类似项目的验收报告）；对于新成立公司，必须要求实际控制人提供个人担保。

三查授权文件：签字人如果不是法定代表人，必须索要加盖公章的《授权委托书》原件，注明授权范围、期限（有次对方业务员拿了份扫描件来签字，我坚持要原件，结果发现授权期限已过，避免了无权代理的风险）。

1.3模板选择：标准模板≠“套公式”

我们公司有23类标准合同模板（采购、销售、服务、租赁……），但我从不直接拿给业务部用——模板是”脚手架”，不是”天花板”。拿到需求后，我会先判断：

（1）是否属于标准业务场景？比如常年合作的物流供应商，用运输服务模板没问题；但如果是首次合作的跨境电商代运营，必须用非标准模板。

（2）是否涉及特殊条款？比如知识产权归属（之前外包开发软件，没写清著作权归属，最后闹上法庭）、保密义务（客户名单泄露风险大）、不可抗力（疫情后我们在模板里加了”公共卫生事件”的具体情形）。

（3）是否需要行业指引？比如建设工程合同要参考《建设工程施工合同（示范文本）》，技术合同要注意《技术合同认定规则》。

去年签直播带货合同时，业务部想用旧的广告服务模板，我发现新模板里必须加”直播间流量造假的惩罚条款”（比如承诺5万观看量，实际只有3000，需按比例退坑位费），这一条救了公司20多万损失。

二、起草与审核：条款里藏着”地雷”和”铠甲”

我常说：“起草合同不是写作文，是给企业织’法律防护网’。”曾经有份设备采购合同，我漏看了”质保期从发货日起算”，结果设备到厂安装调试用了3个月，等发现质量问题时质保期已经过了——这教训让我把起草和审核流程细化到”每句话都要问为什么”。

2.1起草阶段：像”拆盲盒”一样抠细节

起草合同时，我会先列”必检清单”，确保8大核心条款无遗漏：

（1）主体信息：双方名称必须和营业执照完全一致（曾写错一个”市”字，对方以此为由拒绝履约）；联系地址要精确到门牌号（法院送达法律文书用）；

（2）标的描述：不能用”一批货物”这种模糊表述，必须写清品牌、型号、技术参数（比如采购办公电脑，要写”联想ThinkPadX1Carbon2024款，i7-12700H处理器，16G内存”）；

（3）数量与质量：数量要写清单位（是”台”还是”套”）；质量标准优先用国家标准，没有的话必须明确”封样留存”（之前采购布料，口头说”颜色接近样品”，结果色差严重，因为没封样吃了哑巴亏）；

（4）价款与支付：总