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企业行政事务处理及文件归档管理规范

一、适用范围与核心场景

本规范适用于企业各部门在行政事务处理及文件管理全流程中的标准化操作，覆盖日常办公、事务审批、文件流转等核心场景，旨在提升行政效率、保障文件安全、实现信息可追溯。具体场景包括：

日常行政事务：如会议组织、办公物资申领、场地使用申请、差旅安排等；

文件管理：如收文（外部来函、通知）、发文（企业内部文件、对外函件）、内部文件（制度、方案、报告）的归档与保管；

档案利用：如文件查阅、借阅、复制及到期销毁等环节。

二、行政事务处理操作流程

事务发起

操作说明：申请人根据需求填写《行政事务申请表》（模板见第四部分），明确事务类型（如“会议组织”“物资申领”）、具体内容（如会议主题、物资名称及数量）、时间节点、所需资源（预算、场地等），并附相关支撑材料（如会议议程、报价单）。

责任主体：申请人填写表单后提交至部门负责人*初审。

部门审核

操作说明：部门负责人*对事务的必要性、资源合理性、合规性进行审核，重点核对预算是否符合部门年度计划、时间是否与其他工作冲突，审核通过后流转至行政部；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

时限要求：1个工作日内完成审核。

行政部审批与执行

操作说明：行政部接收申请后，根据企业制度进行复核：

会议组织：确认场地、设备、茶歇等资源是否可调配，反馈会议安排；

物资申领：核对库存，若库存不足则启动采购流程（采购周期不超过3个工作日）；

差旅安排：按差旅标准审批交通、住宿等级，预订行程并通知申请人。

审批权限：常规事务（如小额物资、部门内部会议）由行政主管审批；重大事务（如大型会议、高额采购）需报分管副总审批。

结果反馈与归档

操作说明：事务执行完毕后，行政部将执行结果（如会议纪要、物资领用记录、差旅报销凭证）反馈至申请人，并在3个工作日内将相关材料整理归档至“行政事务类”档案。

责任主体：行政专员*负责材料收集与归档，申请人配合提供必要文件。

三、文件归档管理操作流程

文件收集与分类

操作说明：

收集范围：企业所有具有保存价值的文件，包括收文（上级单位函件、客户合作文件）、发文（企业红头文件、对外合同）、内部文件（年度计划、会议纪要、审计报告）、电子文件（邮件、扫描件、电子表格）等；

分类标准：按“一级分类（部门/文件类型）+二级分类（年份/事由）”划分，例如：“行政部-会议类-2024年”“财务部-合同类-2024年”“收文-外部单位-2024年”。

责任主体：各部门指定专人*作为文件管理员，负责本部门文件收集；行政部统一指导分类标准。

文件整理与编号

操作说明：

整理要求：纸质文件需去除金属夹、按顺序装订，电子文件需命名规范（格式：“部门-文件类型-年份-流水号”，如“行政部-会议纪要-2024-001”）；

编号规则：每类文件赋予唯一编号，例如“XZ-HY-2024-001”（行政部-会议-2024-001），编号标注于文件首页右上角及档案袋封面。

时限要求：文件形成后2个工作日内完成整理与编号。

归档与保管

操作说明：

归档方式：纸质文件存放于专用档案柜（按分类编号顺序排列），电子文件存储于企业档案管理系统（加密权限管理）；

保管要求：档案库房需防潮、防火、防盗、防虫，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子文件定期备份（每月1次），备份数据异地存储。

责任主体：行政档案管理员*负责档案入库登记与保管，每季度检查档案保存状况。

文件借阅与利用

操作说明：

借阅申请：需查阅/借阅文件时，填写《文件借阅申请表》，注明文件名称、编号、借阅事由、借阅期限（最长不超过7个工作日），经部门负责人*及行政部审批；

借阅管理：借阅人需当场核对文件数量与内容，归还时档案管理员检查文件完整性；涉密文件需经分管副总批准，且借阅时在监控区域进行。

档案鉴定与销毁

操作说明：

鉴定周期：每年12月由行政部牵头，联合法务部、业务部门对档案进行鉴定，区分“永久保存”“定期保存（10年/30年）”“无需保存”三类；

销毁流程：对无需保存的档案，由行政部编制《档案销毁清单》，经分管副总*审批后，由2人以上共同监销（纸质文件粉碎销毁，电子文件彻底删除），监销人签字确认销毁记录。

四、标准化表格模板

表1：行政事务申请表

申请部门

申请人

联系方式

事务类型（□会议□物资□差旅□其他）

申请事由

（需详细说明，如“2024年第三季度部门工作部署会”）

时间节点

（计划开始时间-结束时间）

所需资源

（如：会议室A（容纳20人）、投影仪、茶歇（咖啡/点心，预算200元））

预算金额

（元）

部门负责人意见

（签字：_________日期：______）

行政部审批意见

（签字：_________日期：______）

执行结果

（行政部填写，如“会议于2024年X月