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用人单位保管劳动合同文本的法定义务

引言

劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系、明确双方权利义务的核心载体，也是劳动争议处理中最直接的证据材料。在劳动关系运行过程中，劳动合同文本的妥善保管不仅关乎双方权益的保障，更是用人单位履行法定义务的重要体现。从法律层面看，用人单位对劳动合同文本的保管义务并非简单的“文件管理”，而是一项具有强制力的法定义务，其背后蕴含着对劳动者权益的倾斜保护、对劳动关系稳定性的维护以及对法律秩序的尊重。本文将围绕这一主题，从法律依据、具体义务内容、违反后果及实践应对等维度展开详细论述，系统解析用人单位在劳动合同文本保管中的责任边界与操作规范。

一、用人单位保管劳动合同文本的法律依据

劳动关系的法治化是社会治理现代化的重要组成部分，而劳动合同文本的保管义务作为劳动法律体系中的基础规则，其合法性与强制性需从法律渊源中寻找依据。我国现行法律体系对用人单位保管劳动合同文本的规定，主要体现在《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》）及其实施条例、《中华人民共和国劳动法》（以下简称《劳动法》）等法律文件中，形成了层次分明、内容具体的规范体系。

（一）《劳动合同法》的核心规定

《劳动合同法》作为调整劳动关系的专门法律，对劳动合同的订立、履行、变更、解除等全流程作出了系统规定，其中第16条和第81条直接涉及劳动合同文本的保管义务。第16条明确规定：“劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效。劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。”这一条款从合同生效要件的角度，确立了“双方各执一份”的基本要求，隐含了用人单位需主动保管至少一份合同文本的义务。

在此基础上，第81条进一步强化了用人单位的保管责任：“用人单位提供的劳动合同文本未载明本法规定的劳动合同必备条款或者用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。”虽然该条款表面是对“未交付劳动者”行为的规制，但结合第16条的“各执一份”要求可推知，若用人单位自身未妥善保管合同文本，可能导致无法证明已向劳动者交付、无法提供合同内容等问题，进而触发第81条的责任。

（二）其他法律规范的补充与细化

除《劳动合同法》外，《劳动法》第19条规定：“劳动合同应当以书面形式订立，并具备以下条款……”这为劳动合同的要式性提供了基础，而“书面形式”的要求必然包含对合同文本的保存需求。此外，《劳动合同法实施条例》第4条、第5条等条款虽未直接提及保管义务，但通过对用人单位主体资格、合同补订等情形的规定，间接强调了合同文本作为法律关系凭证的重要性。

值得注意的是，《劳动保障监察条例》《劳动人事争议仲裁办案规则》等行政法规与部门规章，从监督检查和争议处理的角度，进一步明确了用人单位在接受调查、仲裁时需提供劳动合同文本的义务。例如，劳动保障监察部门在调查用人单位是否依法签订劳动合同时，用人单位需出示已保管的合同文本；仲裁机构在审理劳动争议时，若用人单位无法提供合同文本，可能面临不利的举证责任。

（三）立法目的与价值导向

从立法目的看，要求用人单位保管劳动合同文本的核心在于平衡劳动关系中的信息不对等。劳动者与用人单位在经济地位、专业知识等方面存在天然差距，若用人单位不妥善保管合同文本，劳动者可能因缺乏合同原件而难以证明劳动关系、主张工资报酬、社保权益等。因此，法律通过课以用人单位保管义务，实质上是为劳动者权益保障设置“安全垫”，确保在争议发生时，劳动者能够通过用人单位保管的文本维护自身合法权益。同时，这一规定也有助于督促用人单位规范用工管理，减少“口头合同”“空白合同”等违法行为，推动劳动关系向法治化、规范化方向发展。

二、用人单位保管劳动合同文本的具体义务内容

在明确法律依据后，需进一步解析用人单位在保管劳动合同文本时需履行的具体义务。这些义务不仅包括对合同文本的物理保存，还涉及对文本内容的完整性维护、对查阅复制需求的响应等多维度要求，构成了一个系统的责任体系。

（一）保管期限的法定要求

关于劳动合同文本的保管期限，《劳动合同法》未直接规定具体时长，但结合其他法律规范和实践惯例可推导出合理期限。首先，根据《中华人民共和国档案法》及《企业文件材料归档范围和保管期限规定》，企业与劳动者签订的劳动合同属于“劳动人事管理”类文件，其保管期限一般为“永久”或“定期”（通常不低于10年）。其次，《劳动争议调解仲裁法》第27条规定劳动争议申请仲裁的时效期间为1年，但劳动关系存续期间因拖欠劳动报酬发生争议的，仲裁时效不受1年限制，劳动关系终止的，应当自终止之日起1年内提出。这意味着，若用人单位与劳动者的劳动关系终止后，仍可能因工资、经济补偿等问题引发争议，因此劳动合同文本的保管期限需覆盖可能的争议时效。

实践