人事档案管理规范及流程操作手册.docxVIP

人事档案管理规范及流程操作手册

---

人事档案管理规范及流程操作手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性、安全性和保密性，提高人事档案管理工作效率与质量，为人事决策、员工管理、历史查证等提供可靠依据，根据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司及所属各部门所有员工（包括正式员工、试用期员工、离退休人员及其他曾在公司任职人员）的人事档案管理工作。

1.3基本原则

人事档案管理遵循以下原则：

*真实性原则：档案材料必须真实可靠，准确反映员工实际情况。

*完整性原则：档案材料应齐全完整，避免遗漏关键信息。

*规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转递等环节均需符合本手册规定。

*安全性原则：采取有效措施，确保档案实体与信息的安全，防止丢失、损坏、篡改。

*保密性原则：严格遵守保密制度，未经授权不得泄露档案内容。

*动态管理原则：档案内容应根据员工个人情况变化及时更新。

第二章管理机构与职责

2.1管理机构

公司人力资源部是人事档案管理的归口管理部门，负责统筹、指导和监督全公司的人事档案管理工作。

2.2档案管理员职责

档案管理员在人力资源部领导下，具体负责人事档案的日常管理工作，主要职责包括：

*负责员工入职档案的建立与初步审核。

*负责档案材料的收集、鉴别、整理、归档、保管、统计和利用。

*负责档案的安全保密工作，防止档案材料失泄密。

*负责档案的查阅、借阅、复制、摘录等手续的办理与登记。

*负责档案的科学整理、编目和检索。

*负责档案库房及档案装具的维护与管理。

*负责定期对档案进行清点核对，确保账实相符。

*负责离职员工档案的妥善处理与转递。

*参与档案管理相关制度的修订与完善。

2.3各部门职责

各部门应配合人力资源部做好本部门员工档案材料的及时收集与提交工作，确保员工相关信息变动时，能第一时间将有效材料报送档案管理员。

第三章档案的建立与材料收集

3.1入职档案材料的建立

员工入职时，档案管理员应指导并协助员工提交以下基础材料，建立个人初始档案：

*《员工入职登记表》（含个人简历）；

*身份证明复印件（正反面）；

*学历、学位证书复印件及学信网验证报告（如适用）；

*职业资格证书、专业技术职务任职资格证书复印件（如适用）；

*与原单位解除或终止劳动合同的证明文件（应届生为就业推荐表或三方协议）；

*近期免冠证件照；

*《劳动合同》文本；

*其他需要存档的入职相关材料（如背景调查授权书及报告等）。

3.2在职期间档案材料的收集

员工在职期间，档案管理员应及时收集以下动态材料，充实档案内容：

*员工履历表、个人情况变更登记表；

*历次考核、评价、奖惩材料（包括但不限于绩效考核表、奖惩决定书、通报等）；

*职务任免、职级调整、岗位变动、薪资调整相关审批文件；

*培训记录、结业证书复印件等；

*党团材料（如入党志愿书、党员登记表、民主评议材料等）；

*重要家庭成员及社会关系变动材料；

*其他应归档的重要材料。

3.3离职档案材料的收集

员工离职时，档案管理员应收集并归档以下材料：

*《员工离职申请表》及相关审批文件；

*《解除/终止劳动合同协议书》或通知书；

*工作交接清单；

*离职证明存根；

*其他与离职相关的重要材料。

3.4材料收集要求

*收集的材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚。

*复印件需注明“与原件核对无异”及核对人签名或盖章，并保留原件备查（如有必要）。

*外文材料需附规范的中文译本，并由翻译人签名确认。

*材料收集应及时，避免遗漏。

第四章档案的日常管理

4.1材料的鉴别与审核

档案管理员对收集到的材料要认真鉴别，审核其真实性、完整性和规范性。对不符合要求的材料，应及时退回形成部门或个人补充完善。

4.2材料的整理与排序

*分类：可按员工在职状态（在职、离职、离退休等）或部门进行一级分类，再按档案材料形成时间或材料性质进行二级分类。

*排序：通常按照材料形成的时间顺序或重要程度排序。一般顺序为：履历材料、自传和思想汇报材料、考察考核鉴定材料、学历学位专业技术职务职业资格材料、政治历史情况审查材料、党团材料、奖励材料、处分材料、招录聘用任免工资待遇出国审批材料、其他有参考价值的材料。

*编写页码：对每份材料编写页号，正面在右上角，背面在左上角。

*填写卷内目录：将材料标题、形成时间、页码等逐项录入卷内目