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会议流程标准化培训
演讲人：
日期:
CONTENTS
目录
01
会前准备规范
02
会议通知管理
03
现场执行流程
04
会议记录标准
05
会后跟进要求
06
效果评估体系
01
会前准备规范
会议目标与议程设定
明确会议目标
确立会议目标，并使之具体、可衡量、可实现、相关性强、有时间限制（SMART原则）。
01
制定会议议程
根据会议目标，制定详细的会议议程，包括会议主题、讨论事项、时间分配等，并提前通知参会人员。
02
遵循议程顺序
会议期间严格按照议程顺序进行，确保会议高效有序。
03
参会人员确认标准
根据会议目标，确定需要参加会议的人员名单，并提前通知。
确定参会人员
要求参会人员提前了解会议主题、议程和相关资料，以便在会议上能够充分发言和讨论。
参会人员准备
对于无法参加会议的人员，应提前了解其缺席原因，并做好缺席管理。
缺席管理
资料预发时间要求
资料更新
如会议前有任何更新或变更，应及时将更新后的资料重新发送给参会人员。
03
将准备好的会议资料提前发送给参会人员，以便他们提前了解会议内容并做好相关准备。
02
资料预发
资料准备
会议组织者应提前准备会议所需的所有资料，包括会议背景、议程、参会人员名单等。
01
02
会议通知管理
注意事项
提醒参会人员需要准备的材料、穿着要求等。
会议议程
概括介绍会议的主要议题和讨论内容。
参会人员
列出应参加会议的人员名单，包括姓名、职务等信息。
标题
简洁明了，突出会议主题和目的。
时间
明确会议开始和结束时间，以及各环节的时间安排。
地点
提供会议的具体地点，包括会议室名称、楼层、位置等信息。
通知模板要素构成
01
06
02
05
03
04
多渠道发送规则
邮件发送
短信发送
电话通知
社交平台通知
通过公司内部邮件系统，将会议通知发送至参会人员邮箱。
对于没有邮箱或邮件接收不便的参会人员，可通过短信方式发送通知。
针对重要会议，可通过电话直接通知参会人员，确保信息传达准确。
利用企业微信、钉钉等社交平台，将会议通知发布在相应群组中。
要求参会人员在收到通知后，通过邮件、短信或电话等方式确认是否参加会议。
对于未确认的参会人员，需进行电话跟踪，了解其未确认原因，并再次确认是否参加。
对于因故不能参加会议的参会人员，需提前了解原因，并根据实际情况作出相应调整。
将确认结果汇总统计，作为会议实际出席情况的依据，并提前打印好名单以便签到。
确认反馈追踪机制
参会确认
反馈收集
特殊情况处理
汇总统计
03
现场执行流程
设备调试检查清单
投影仪
灯光设备
音响设备
录制设备
确保投影仪正常开机，调试好分辨率和亮度，连接电脑后调试画面是否同步。
测试音响设备是否良好，调节音量大小及音质，确保现场声音清晰。
检查灯光设备是否完善，根据不同环节需要调节灯光，确保演讲者及现场观众视线良好。
确认录制设备状态，调试好摄像机和录音设备，确保会议全程录制清晰。
开场白
简洁明了地介绍会议主题和目的，欢迎与会人员，营造良好会议氛围。
时间控制
严格控制会议时间，合理分配每个环节的时间，确保会议高效进行。
调动现场气氛
运用语言、肢体语言和表情等方式调动现场气氛，引导与会者积极参与。
应对意外情况
遇到意外情况时，要保持冷静，及时采取应对措施，确保会议顺利进行。
主持控场关键技巧
突发情况应对预案
技术故障
人员问题
秩序维护
紧急情况
如遇到投影仪故障、音响失灵等情况，及时启用备用设备，确保会议继续进行。
如有演讲者未能到场或迟到，可及时调整会议流程，安排其他人员替代或推迟相关环节。
如遇到现场秩序混乱，主持人应及时制止，维护会议秩序，确保会议正常进行。
如遇到紧急情况，如火灾、地震等，应立即组织与会者疏散，确保人员安全。
04
会议记录标准
纪要模板使用规范
统一模板格式
确保会议纪要的格式统一，包括标题、日期、参会人员、会议目的、讨论内容、决议和行动项等。
01
模板定制
根据会议类型和实际需求，定制适合的纪要模板，以提高记录效率和准确性。
02
模板培训
对会议记录人员进行模板使用培训，确保能够正确运用模板进行会议记录。
03
重点决议标记方法
在会议纪要中明确标记重点决议，以便参会人员快速识别和回顾。
决议标记
将决议按照重要程度进行分类，分别用不同颜色或符号进行标记，以便区分。
决议分类
对重点决议进行跟踪和反馈，确保决议得到有效执行和落实。
决议跟踪
签字确认流程管理
签字责任
明确签字人员的责任和义务，对签字确认后的纪要内容进行负责和监督。
03
制定签字确认流程，包括签字时间、签字地点、签字人员等要素，以确保签字的有效性。
02
签字流程
签字确认
会议纪要需经过参会人员签字确认，以确保纪要内容的真实性和准确性。
01
05
会后跟进要求
任务分解追踪表
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