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跟单员采购流程规范
演讲人：
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CATALOGUE
目录
01
订单处理流程
02
供应商协调管理
03
生产进度跟踪
04
质量验收标准
05
物流运输安排
06
结算对账操作
01
订单处理流程
采购需求接收与确认
内部审批
将采购需求提交给上级审批，确保采购决策符合公司策略。
03
将采购需求与库存情况进行比对，如有库存则直接安排出库，如无库存则及时与供应商沟通确认。
02
需求确认
接收需求
跟单员在接收采购需求时，需详细了解品种、数量、规格、价格、交货期等信息。
01
订单条款审核标准
质量标准
跟单员需核对采购订单中的质量标准，确保所采购物资符合公司要求。
01
价格审核
对比市场价格和供应商报价，确保采购价格合理。
02
交货期确认
与供应商确认交货期，确保采购物资按时到货。
03
付款方式
根据公司财务规定，与供应商协商确定合适的付款方式。
04
采购订单建档规范
跟单员需将采购订单信息及时、准确、完整地录入系统，建立采购档案。
建档要求
采购档案包括采购订单、合同、发票、质量证明等相关文件。
档案内容
定期对采购档案进行整理、归档和保管，确保档案完整、可追溯。
档案管理
02
供应商协调管理
供货周期沟通策略
与供应商明确原材料采购、生产、运输等环节的时间节点，确保供货周期符合采购需求。
确定供货周期
应对供货周期变化
建立信息共享机制
针对供应商可能出现的生产中断、运输延误等情况，制定应对措施，如调整生产计划、紧急采购等。
与供应商共享需求预测、生产计划等信息，提高供应链的透明度和响应速度。
价格谈判与合同签订
合同签订与履行
确保合同条款的合法性和有效性，并严格按照合同约定执行，保障双方权益。
03
明确双方的权利与义务，包括供货价格、质量标准、交货方式、付款方式、违约责任等。
02
合同条款制定
价格谈判策略
根据市场行情、采购量、付款条件等因素，与供应商进行价格谈判，争取最优采购价格。
01
突发问题应急响应
问题识别与评估
及时识别供应商出现的突发问题，如质量问题、交货延误等，并评估其对采购和生产的影响。
01
应急响应措施
针对突发问题，制定应急响应方案，包括紧急采购、调整生产计划、协调运输等，确保生产不受影响。
02
问题跟踪与解决
对突发问题的处理过程进行跟踪，确保问题得到及时解决，并总结经验教训，完善供应商管理机制。
03
03
生产进度跟踪
排产计划的科学性
确保排产计划基于销售预测和生产能力进行合理制定，以保证生产效率和产品质量。
产能的均衡分配
关注生产线上各工序的产能，确保瓶颈工序得到优先安排，避免产能浪费。
原材料供应监控
及时跟踪原材料采购进度，确保生产所需物料按时到位，避免停工待料。
交货期跟踪
密切关注产品交货期，确保生产计划能够满足客户交货要求。
排产计划监控要点
异常延误处理流程
异常识别与评估
紧急应对措施
跨部门协同
跟踪与反馈
及时识别生产过程中的异常情况，评估对交货期的影响程度。
针对评估结果，迅速制定并实施紧急应对措施，如调整生产计划、加班生产等。
加强与生产、采购、销售等部门的沟通与协作，共同解决异常延误问题。
对异常延误的处理过程进行持续跟踪，确保问题得到有效解决，并及时向相关部门和客户反馈处理结果。
进度日报更新机制
进度数据收集
报表更新与发布
数据分析与汇总
问题反馈与改进
每日收集各生产工序的进度数据，包括生产数量、质量指标等。
对收集的数据进行分析、汇总，形成生产进度日报。
及时将生产进度日报更新并发布给相关部门，以便各部门及时了解生产进度。
针对日报中反映的问题，及时与相关部门沟通并制定改进措施，不断优化生产流程，提高生产效率。
04
质量验收标准
按照国家标准或企业规定执行抽样检验，确保样品代表性。
包括外观、尺寸、性能、可靠性等关键指标，以及合同或技术协议约定的特殊要求。
使用经过校准合格的检测设备，确保检验结果的准确性和可靠性。
依据相关标准或技术协议，对检验结果进行判定，确定是否合格。
来料检验执行规范
抽样方法
检验项目
检验设备
判定规则
瑕疵品退换流程
瑕疵品识别
在检验过程中发现的不合格品，需进行标识和隔离。
01
退换申请
采购部门向供应商提出退换申请，说明不合格原因和数量。
02
供应商确认
供应商需在规定时间内确认退换事宜，并给出处理方案。
03
退换货处理
按照供应商的处理方案进行退换货，并跟踪处理结果。
04
质量报告编制要求
报告内容
报告格式
审核流程
存档要求
包括检验项目、检验方法、检验结果、判定结论等关键信息。
按照企业规定或合同约定的格式编制报告，确保信息清晰、准确。
报告需经过质量部门或相关主管审核批准，方可发布或传递。
质量报告需妥善保存，以备查询和追溯。
05
物流运输安排
运输方式选择标准
运
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