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供应商档案管理流程与规范

一、引言

在现代企业的运营体系中，供应商作为价值链上的关键一环，其管理水平直接影响到企业的采购成本、产品质量、交付效率乃至整体市场竞争力。供应商档案管理，作为供应商关系管理的基石，是企业对供应商信息进行系统性收集、整理、存储、更新、查询与应用的全过程。一套科学、严谨的供应商档案管理流程与规范，不仅能够为企业选择合格、优质的供应商提供决策依据，有效防范供应链风险，更能促进与供应商的长期稳定合作，实现供需双方的互利共赢。本规范旨在明确供应商档案管理的各项要求，确保档案信息的真实性、完整性、准确性与安全性，提升企业供应商管理的整体效能。

二、供应商档案的建立与准入

供应商档案的建立应始于供应商准入评估阶段，确保从合作初期即对供应商信息进行有效掌控。

1.信息收集与核实：在供应商寻求合作或企业主动开发供应商时，应由采购部门或指定的供应商管理团队负责向潜在供应商索取必要的资质文件与信息资料。此阶段的核心在于全面、准确地收集供应商的基础资质与经营信息，为后续的评估与合作奠定坚实基础。通常应包括但不限于以下关键内容：

*基础资质信息：供应商全称、注册地址、法定代表人、统一社会信用代码、成立日期、注册资本、企业类型、经营范围、联系方式（固定电话、邮箱、官方网站）等。

*经营与财务信息：主要经营场所、生产能力、主要产品或服务、年营业额、主要客户群体、银行账户信息、最近年度财务报表（经审计的更佳）等。

*资质认证与许可：相关行业的生产经营许可证、产品认证证书（如ISO系列、CCC认证等）、体系认证证书、专利证书、获奖荣誉等。

*合作相关信息：首次合作意向、推荐单位（如有）、拟合作产品/服务范围、初步报价信息、联系人及联系方式（业务对接人、技术对接人等）。

*履约与信誉信息：以往主要合作客户的评价（可通过调研获得）、有无重大违法违规记录、有无重大质量或履约纠纷等。

信息收集过程中，必须对所提供资料的原件进行核对，并留存加盖供应商公章的复印件或扫描件，确保信息的真实性与有效性。对于关键信息，可通过国家企业信用信息公示系统等官方渠道进行交叉验证。

2.档案的分类与编号：为便于管理和检索，供应商档案应进行科学分类。分类方式可根据企业实际情况选择，例如按供应商所属行业、产品/服务类别、合作状态（潜在、准入、合作中、暂停、淘汰）、或风险等级等进行划分。档案编号应制定统一规则，编号中可包含分类代码、地区代码、准入年份、流水号等元素，确保唯一性和可追溯性。

3.档案的初步建立：在完成信息收集与核实，并经相关部门（如采购、质量、技术）审批通过准入后，应为合格供应商正式建立档案。档案可采用电子文档管理系统为主，纸质文档（如有必要）为辅的方式进行。电子档案应确保格式统一、命名规范。

三、供应商档案的日常维护与更新

供应商档案并非一成不变，而是一个动态管理的过程。持续的维护与更新是保证档案信息准确性和时效性的关键。

1.信息更新的触发机制：明确档案信息需要更新的具体情形，例如：

*供应商基本信息发生变更（如公司名称、地址、法人、联系方式等）；

*供应商资质文件有效期届满前，需更新新的资质证明；

*合作过程中发生重大变更（如股权结构调整、生产工艺重大改进、主要客户或经营状况显著变化等）；

*定期的供应商绩效评估结果、审计报告、奖惩记录等；

*发生质量事故、投诉处理结果或重大合同变更；

*其他可能影响合作决策的重要信息变更。

2.信息更新的流程：供应商应主动及时向企业提供变更信息及相关证明文件。企业相关业务对接部门（如采购部、项目部）在获知供应商信息变更或在日常工作中发现需更新的内容时，应及时收集相关材料，并按档案建立时的核实程序进行验证，确认无误后更新至供应商档案系统，并记录更新日期与更新人。

3.定期审查与核对：企业应设定定期（如每年或每半年）对供应商档案进行审查与核对的机制。由供应商管理团队牵头，联合采购、质量等部门，对供应商的资质有效性、关键信息准确性进行全面检查，确保与供应商当前实际情况一致。对于发现的问题，应及时与供应商沟通并督促其补充或更正。

四、供应商档案的查询与使用规范

供应商档案信息属于企业重要的商业信息，其查询与使用应遵循严格的规范，以确保信息安全与保密。

1.查询权限的设置：根据“按需分配、最小权限”原则，为不同部门和岗位的人员设置不同的档案查询与使用权限。例如，采购部门可查询供应商的详细合作信息，而财务部门可能主要关注付款条件和账户信息。明确各级权限的审批流程。

2.查询与借阅流程：建立规范的档案查询与借阅登记制度。电子档案的查询应在系统中留下操作记录。纸质档案的借阅需经授权人批准，明确借阅期限，并办理借阅登记手续，确保档案的