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关于公司小金库自查报告

根据财政部、审计署《关于深入开展小金库治理工作的意见》及集团公司《关于开展2024年度财务管理专项检查的通知》要求，为进一步规范公司经济秩序，防范财务风险，堵塞管理漏洞，公司于2024年3月10日至4月20日组织开展了小金库专项自查工作。为确保自查工作有序推进，公司成立了由总经理任组长，财务总监、纪检委员任副组长，财务部、审计部、人力资源部、纪检监察室等部门负责人为成员的自查工作领导小组，下设办公室在财务部，负责自查工作的统筹协调、方案制定、进度跟踪和问题汇总。自查工作启动前，领导小组组织召开了专题部署会，明确了自查的目标、范围、方法和纪律要求，要求各部门、各下属单位高度重视，积极配合，确保自查工作全面覆盖、不留死角。

本次自查范围涵盖公司总部及下属5家子公司（XX有限公司、XX分公司、XX事业部等）2021年1月至2024年3月的所有经济活动，重点检查资金、资产、收支业务的真实性、合规性，涉及会计凭证、账簿、报表、银行账户、合同协议、固定资产、存货等各类经济资料。自查采取全面检查与重点抽查相结合、账务检查与实物盘点相结合、资料查阅与人员访谈相结合的方式进行。在账务检查方面，审计人员调阅了2021年1月至2024年3月的全部会计凭证、总账、明细账、银行对账单、银行存款余额调节表，重点核查了主营业务收入、其他业务收入、营业外收入等科目是否存在截留情况，管理费用、销售费用、研发费用等科目中差旅费、会议费、咨询费、劳务费等大额支出的真实性，逐一核对了发票、合同、付款凭证的一致性。在实物盘点方面，对公司总部及下属3家子公司的库存现金进行了突击盘点，核对现金日记账与实际库存是否一致，检查是否存在白条抵库、账外现金等情况；对固定资产进行了抽盘，重点核查了房屋建筑物、机器设备、办公设备等是否全部入账，是否存在已处置未核销或新增未入账的情况；对存货进行了监盘，核对出入库记录与实际库存，检查是否存在隐瞒销售收入、账外存货等问题。在人员访谈方面，自查小组与财务部、销售部、采购部、行政部等关键岗位人员进行了个别访谈，了解业务流程中的潜在风险点，询问是否存在违规收费、体外循环等情况，并制作了访谈记录。同时，利用公司财务信息化系统，导出了近三年的银行账户交易流水，通过大数据分析工具筛查单笔金额超过5万元的异常支出、同一收款方多次收款、无合同支撑的付款等可疑交易，共筛查出可疑交易记录87条，涉及金额约230万元，均进行了逐一核实。

通过为期40天的自查，发现公司及下属单位存在以下形式的小金库问题：一是截留废旧物资处置收入形成小金库。2022年5月至2023年10月，行政部在处置办公楼装修拆除的废旧钢材、空调设备等物资时，未通过公司财务部门核算，而是由行政部经理王某直接联系废品收购商，将处置收入共计18.6万元存入其个人招商银行账户（账号：622XXXXXXXXX），该账户由王某单独管理，未纳入公司财务账。截至自查时，该账户累计支出15.2万元，主要用于支付行政部员工加班餐费（4.8万元）、购买节日慰问品（3.5万元）、报销无发票费用（2.3万元）、支付客户礼品费（4.6万元），剩余3.4万元已被王某用于个人消费。二是虚列会议费套取资金设立小金库。2023年3月销售部以召开全国经销商大会名义，与XX酒店签订虚假会议服务合同，合同金额58万元，实际仅发生场地租赁费12万元，通过虚增会议人数、虚报餐饮标准等方式，套取资金46万元。该笔资金由销售部副经理李某通过个人账户（账号：621XXXXXXXXX）收取，后转入由销售部内勤张某管理的账外账户，截至自查时，该小金库资金已支出38万元，用于向5家重点经销商支付返点（22万元）、为销售部经理购买公务用车（12万元）、支付超标业务招待费（4万元），余额8万元存放于张某个人账户。三是转移固定资产处置收入形成账外资金。2021年12月公司将位于郊区的闲置厂房（原值150万元，已提折旧100万元）以80万元价格转让给XX有限公司，该笔交易未通过公司财务部门核算，而是由分管副总赵某安排资产管理部直接办理，转让款80万元存入赵某个人工商银行账户（账号：622XXXXXXXXX）。2022年至2023年期间，赵某从该账户支出65万元，用于支付公司未入账的对外借款利息（25万元）、为相关领导购买商业保险（18万元）、发放中层干部年终奖（22万元），剩余15万元仍在赵某个人账户。四是虚列劳务费套取资金发放福利。2023年1月至6月人力资源部以支付外部专家咨询费名义，虚构了与5名专家的咨询服务合同，通过银行转账方式向这5名人员支付劳务费共计32万元，相关人员收款后将资金转回人力资源部经理孙某个人账户，形成小金库。该资金主要用于为部门员工发放季度奖金（12万元）、购买购物卡（8万元用于客户维护）、支付员工旅游费用