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档案整理服务采购合同

一、合同主要条款

1.合同主体信息

合同应明确供需双方的基本信息，包括采购方（通常为机关、企事业单位等档案管理需求方）和服务方（具备档案整理资质的专业机构）。需注明双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人、联系方式及地址，确保主体资格合法有效。

2.服务范围与期限

服务对象：明确需整理档案的类型（如文书档案、会计档案、工程档案、人事档案等）、形成时间范围（如2010-2020年度）及档案数量（以卷、件、页或GB为单位）。

服务期限：约定服务开始时间、完成时间及交付节点（如分批次整理时的阶段性交付时间），需预留合理的验收与整改周期。

3.合同金额与支付方式

合同总价：采用固定总价或单价包干形式，明确含税金额及税率（如6%增值税），并列明各项服务费用构成（如档案分类、著录、扫描、装订、数字化加工等单价）。

支付进度：通常分阶段支付，例如：

预付款：合同签订后15日内支付合同总价的20%-30%；

进度款：完成50%服务内容并通过中期验收后支付30%-40%；

尾款：全部服务验收合格且结算完成后30日内支付剩余款项。

二、双方权利义务

（一）采购方权利义务

权利：

对服务过程进行监督、检查，要求服务方定期提交工作进展报告；

对不符合质量标准的服务提出整改要求，直至达到验收条件；

按合同约定接收整理后的档案及相关成果（如数字化副本、检索目录等）。

义务：

及时提供待整理档案及必要的档案背景信息（如机构沿革、档案管理制度等）；

提供符合安全标准的档案存放场地及作业环境（如需现场服务），并配备必要的设施（如桌椅、电源、消防器材）；

按时支付合同款项，配合服务方办理结算手续。

（二）服务方权利义务

权利：

要求采购方提供必要的工作条件及档案材料，因采购方延迟提供导致工期延误的，有权顺延交付时间；

按合同约定收取服务费用。

义务：

组建专业服务团队，配备符合资质的档案整理人员（如持有档案专业资格证书），并提前向采购方备案团队成员信息；

严格遵守档案管理相关法律法规（如《档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》），确保档案原件安全，严禁丢失、损毁、篡改或泄露档案信息；

按国家或行业标准（如《归档文件整理规则》GB/T22238-2019）完成档案整理，确保成果符合采购方要求。

三、服务内容

1.档案整理核心环节

分类与排序：依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等标准，对档案按年度、机构、问题等维度分类，同一类别内按时间或重要程度排序。

著录与编目：逐件或逐卷录入档案著录项（如文号、标题、日期、页数、保管期限等），编制案卷目录、卷内目录或归档文件目录，并生成电子检索数据库。

扫描与数字化：对需长期保存或高频利用的档案进行扫描，分辨率不低于300dpi，采用黑白模式（特殊档案可彩色扫描），扫描件格式为PDF或JPEG，确保图像清晰、无歪斜、无漏扫。

装订与装盒：对纸质档案进行规范化装订（如线装、胶装），破损档案需先修复（如托裱、补页），装盒时填写盒内备考表，注明档案起止件号、页数及整理人。

2.附加服务（可选）

档案消毒、去酸、防虫处理；

档案管理系统部署与操作培训；

历史档案数字化成果迁移至采购方指定存储平台。

四、质量标准

1.整理质量要求

分类准确：符合《档案著录规则》DA/T18-2021，无错分、漏分现象；

著录规范：著录项完整率≥99%，准确率≥99.5%，无错别字或逻辑错误；

装订牢固：纸质档案装订整齐、无脱页，装订方式符合长期保存要求；

数字化质量：扫描件清晰度满足《纸质档案数字化规范》DA/T31-2021，可检索率100%，无病毒或恶意代码。

2.安全标准

服务方需签订《档案安全保密协议》，工作人员遵守采购方档案管理规定，严禁携带无关设备（如手机、U盘）进入作业现场；

数字化档案需加密存储，传输过程采用涉密渠道（如专用U盘、内部局域网），交付后删除服务方本地备份。

五、验收流程

1.验收依据

国家及行业标准：如《归档文件整理规则》《纸质档案数字化规范》等；

合同约定的质量标准、服务内容及采购方提供的档案整理细则。

2.验收步骤

自检：服务方完成全部服务后，对照标准进行全面自检，提交《档案整理自检报告》及验收申请；

初验：采购方在收到申请后10个工作日内，按10%-20%的比例随机抽检档案，重点检查分类、著录、扫描质量，初验不合格的，服务方需在15日内整改；

终验：初验合格后进行终验，验收内容包括：

档案实体整理规范性（分类、排序、装订、装盒）；

数字化成果完整性（目录与扫描件对应关系、存储格式、检索功能）；

档案安全状况（无丢失、破损、泄密记录）。

验收通过：终验合格后，双方签署《档案整理服务验收单》，明确验收结论及交付日期。

六、违约责任

1.采购方违约

未按