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人力资源管理通用操作指南：新员工入职标准化流程

一、适用情境

当企业需要为新入职员工办理入职手续时，本指南可帮助HR人员规范操作流程，保证入职环节高效、合规，同时为新员工提供良好的初始体验，避免因流程疏漏导致信息遗漏或操作失误。适用于企业全职、兼职员工（特殊岗位除外）的入职办理全流程管理。

二、从准备到完成的完整流程

（一）入职前：基础准备与信息对接

需求确认

与用人部门沟通，明确新员工岗位、入职时间、薪资标准、劳动合同类型（固定期限/无固定期限）及特殊要求（如保密协议、竞业限制条款）。

向新员工发送《入职通知书》，内容包括报到时间、所需材料清单、报到地点及联系人（可注明“HR部门联系人*”）。

材料与资源准备

准备劳动合同文本（一式两份，加盖公章）、员工手册、保密协议（如需）、工牌、门禁卡、办公用品（电脑、工位、文具等）。

提前开通企业邮箱、内部通讯工具（如企业钉钉）账号，配置系统权限（如OA系统、考勤系统、业务系统）。

（二）入职当天：手续办理与信息采集

资料核对与收集

核对新员工证件号码原件与复印件、学历/学位证书原件与复印件、离职证明（如有）、近期体检报告（企业指定机构）、银行卡复印件（用于薪资发放）。

填写《员工入职登记表》（含个人信息、紧急联系人、教育背景、工作经历等），保证信息真实完整。

合同签订与文件确认

向新员工讲解劳动合同条款（工作内容、薪资构成、试用期、工作时间、解除合同条件等），解答疑问后双方签字盖章，留存员工一份。

签署《员工手册确认书》《保密协议》（如需），确认员工已阅读并理解公司规章制度。

入职引导与系统开通

带领新员工熟悉办公环境（工位、会议室、茶水间、洗手间等），介绍部门同事及直接上级。

指导新员工登录企业邮箱、通讯工具及业务系统，演示考勤打卡、请假申请等基础操作。

（三）入职后：跟进与融入

试用期管理

入职1周内，与新员工及其直接上级沟通，知晓工作适应情况，协助解决初期问题（如工具使用、流程不熟悉等）。

试用期结束前1周，提醒用人部门完成试用期考核，并根据考核结果办理转正或解除合同手续。

档案归档

整理新员工入职资料（证件号码复印件、学历证明、入职登记表、劳动合同等），建立纸质档案与电子档案，保证资料存放有序、便于查阅。

三、入职必备表格与工具清单

表1：《新员工入职流程确认表》

序号

办理环节

具体内容

负责人

完成时间

备注（如材料缺失）

1

用人部门需求对接

确认岗位、入职时间、薪资标准

HR专员*

入职前3天

2

资料准备

劳动合同、员工手册、工牌、办公用品

行政专员*

入职前1天

3

系统权限配置

企业邮箱、OA系统、考勤系统开通

IT支持*

入职前1天

4

资料核对

证件号码、学历证、离职证明等原件与复印件核对

HR专员*

入职当天

5

合同签订

讲解条款，双方签字盖章

HR专员*、新员工

入职当天

员工留存一份

6

入职引导

熟悉环境、介绍同事、系统操作演示

直接上级*、HR专员

入职当天

四、避免踩坑的注意事项

合规性优先

劳动合同内容需符合《劳动合同法》规定，试用期时长、薪资标准（不低于当地最低工资标准）等条款需合法，避免口头承诺。

新员工入职30日内必须办理社保、公积金增员手续，逾期可能面临法律风险。

信息准确性

员工个人信息（姓名、证件号码号、银行卡号）录入系统前需反复核对，避免因信息错误导致薪资发放失败或社保缴纳异常。

《员工入职登记表》需由员工本人签字确认，保证信息真实，后续变更需及时更新档案。

沟通与反馈

入职前与用人部门、新员工保持充分沟通，明确需求，避免因信息不对称导致准备不足（如工位未配置、系统权限未开通）。

关注新员工入职1周内的适应情况，主动提供帮助，增强员工归属感，降低试用期离职率。

资料存档规范

纸质档案需存放在专用档案柜，电子档案需加密备份，保证资料安全，避免泄露员工隐私。

档案保存期限：劳动合同保存至员工离职后2年，其他入职资料保存至少5年（根据企业档案管理规定）。