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会议策划及执行标准化操作流程模板

适用会议类型与场景

标准化操作流程详解

第一阶段：筹备期（会议前7-15天）

核心目标：明确会议需求，制定可落地的策划方案，锁定关键资源。

需求沟通与目标确认

与会议发起人（如部门负责人、项目负责人*）沟通，明确会议核心目标（如决策、信息同步、问题解决、资源协调）、预期成果（如输出行动计划、达成共识、形成决议）及关键议题。

确认会议类型（决策型/研讨型/告知型）、参会人员范围（核心决策人、执行层、支持部门）、时长建议（根据议题复杂度预估，一般会议不超过2小时，研讨型不超过4小时）。

方案制定与审批

制定《会议策划方案》，包含：会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人员、议程框架、筹备分工、预算明细（场地、物料、餐饮、差旅等，如需）。

提交方案至发起人审批，根据反馈调整内容，重点确认目标与资源的匹配性（如关键决策人时间是否可协调、预算是否在可控范围）。

任务分解与责任分工

根据审批通过的方案，使用《筹备任务分解表》（见模板1）明确各项任务负责人、完成时限及交付标准，例如：

议程细化：由秘书*负责3日内完成详细议程，包含每个议题的讨论时长、负责人；

场地预订：由行政*负责5日内确认场地并签署协议，需包含设备支持（投影、麦克风、白板）；

人员通知：由助理*负责7日内完成参会人员邀请，同步会议资料预发要求。

第二阶段：会前准备（会议前1-7天）

核心目标：完成所有细节落地，保证会议资源到位，参会人员准备充分。

会议物料与场地准备

物料清单核对：根据议程准备会议资料（议程手册、背景资料、签到表、决策表）、设备（电脑、投影仪、音响、备用电池、充电宝）、文具（笔、便签纸）、茶歇（如需，确认dietary需求）。

场地最终确认：提前1天实地检查场地（如线下），确认桌椅摆放（U型/课桌式/剧院式）、设备调试（网络连接、音视频播放）、指引标识（电梯口、会议室门口）。

参会人员沟通与信息同步

发送正式会议通知：通过邮件/企业发送，包含会议主题、时间、地点/、议程、参会人员、需提前准备的资料（如项目PPT、数据报表）、联系人及联系方式。

提前1天发送提醒：再次确认时间、地点，附上电子版议程及资料，提醒参会人员提前阅读关键议题背景。

应急预案制定

针对潜在风险制定应对措施，例如：

线上会议：准备备用会议平台（如主用腾讯会议，备用钉钉），提前测试网络稳定性；

线下会议：关键设备故障（如投影仪无法使用）时，准备备用笔记本+投屏器；

参会人员缺席：提前与备份人员沟通，保证议题讨论不受影响。

第三阶段：会议执行（会议当天）

核心目标：按计划推进会议，高效达成目标，记录关键信息。

会前最后检查（会议前1小时）

场地与设备：再次检查设备运行、物料摆放、茶歇就位情况；

人员到位：确认主持人、记录员、技术支持人员（如需）提前到场；

签到准备：开放签到通道（线上/线下），准备签到表（含参会人员姓名、部门、联系方式）。

会议开场与议程推进（0-15分钟）

主持人开场：明确会议目标、议程及时长规则（如“每个议题严格控制在分钟内，超时将提醒”），宣布会议纪律（如手机静音、专注参与）。

记录员分发资料：向参会人员发放纸质版资料（或提示线上查看），明确记录重点（决议事项、行动项、责任人、时限）。

议题讨论与决策（核心环节）

按议程逐项讨论，主持人控制节奏，避免偏离主题；

针对决策型议题，引导参会人员充分表达意见后，由决策人明确结论，记录员同步记录《会议决议表》（见模板3）；

针对研讨型议题，鼓励开放式讨论，记录关键观点分歧，明确下一步行动方向。

会议收尾与总结（最后15分钟）

主持人总结：回顾会议成果（已达成共识、未决事项），重申关键行动项（负责人、完成时限）；

参会人员反馈：简要询问对会议流程、内容的意见（如“是否有议题需调整时长？”“资料是否充分？”）；

宣布散会，提醒记录员会后整理纪要。

第四阶段：会后跟进（会议后1-3天）

核心目标：固化会议成果，推动行动落地，形成闭环管理。

会议纪要与资料归档

纪要撰写：记录员根据会议记录，在24小时内完成《会议纪要》（见模板4），内容需包含：会议基本信息、议程执行情况、关键讨论要点、决议事项、行动项（负责人、时限）、下次会议安排（如需）。

纪要审核：提交至主持人及发起人审核，确认信息准确无误后，在1个工作日内发送至所有参会人员及相关部门。

行动项跟踪与反馈

建立《行动项跟踪表》（见模板5），明确每个行动项的负责人、当前状态（待执行/进行中/已完成）、完成时限，每周更新进度。

对于跨部门行动项，由会议发起人或指定协调人*定期跟进，保证资源支持到位，避免拖延。

会议效果评估与复盘

发放《会议反馈表》（见模板6），收集参会人员对会议目标达成度、议程合理性、讨论效率、资料准备等方面的评分与建议；

根据反