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企业行政办公流程规范与指引

一、会议管理规范

适用情境

适用于公司各类会议的组织、召开及后续跟进，包括部门例会、项目推进会、跨部门协调会、年度总结会等正式会议，以及临时工作部署会等非正式会议。

操作流程详解

1.会议发起与申请

发起人：根据工作需要，由会议组织者（如部门负责人、项目负责人）发起。

申请内容：填写《会议申请表》，明确会议主题、目的、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员范围、议程（含各环节时长）、所需设备及材料（如投影仪、白板、PPT等）。

审批流程：

部门内部会议：由部门负责人审批；

跨部门会议或涉及公司重要事项的会议：需提交行政部审核，报请相关分管领导审批。

提交时限：常规会议至少提前2个工作日申请；紧急会议需提前4小时电话沟通并补交申请表。

2.会议准备与通知

行政部职责：

根据审批通过的《会议申请表》，预订会议室（线上会议测试平台稳定性）；

准备会议所需设备（提前1小时调试，保证正常使用）、茶水、纸笔等物资；

会前1个工作日通过企业/邮件发送会议通知，明确时间、地点、议程及参会要求（如提前阅读材料、携带相关文件）。

参会人员准备：

按议程要求提前准备汇报材料或讨论议题，材料需简洁明了，重点突出；

确认参会时间，如有特殊情况无法参会，需提前1个工作日向会议发起人请假并说明原因。

3.会议召开与记录

会议纪律：

参会人员需提前5分钟到达会场，关闭手机静音或调至震动模式；

未经允许，不得中途离场（特殊情况需向会议组织者说明）；

发言需围绕议程，避免无关话题讨论。

会议主持：

由会议发起人或指定人员主持，严格控制各环节时长，保证会议按议程推进；

对关键议题引导讨论，鼓励参会人员发表意见，避免一言堂。

会议记录：

指定专人（通常为会议发起人助理或行政部人员）记录会议内容，重点记录：

决议事项（明确行动内容、负责人、完成时间）；

待解决问题（明确责任部门/人、解决时限）；

其他重要讨论要点。

会议记录需在会后24小时内整理完成，经会议发起人审核确认后分发至所有参会人员。

4.会议跟进与归档

任务跟进：

会议发起人根据会议记录，牵头落实决议事项，明确各责任人及完成时间；

行政部每周汇总会议任务进展，通过企业提醒相关负责人，保证任务按时完成。

资料归档：

会议结束后，行政部负责收集会议材料（PPT、发言稿、决议表等）及会议记录，按“年度-月份-会议类型”分类存档（电子档存入共享服务器，纸质档装订存档）；

归档资料保存期限不少于3年，重要会议资料永久保存。

配套表单模板

会议申请表

会议主题

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

□线下会议室□线上平台（______）

参会人员

会议议程

1.______（____分钟）2.______（____分钟）3.______（____分钟）

所需设备/材料

□投影仪□白板□麦克风□其他：______

会议目的

申请人

部门负责人审批

签字：________日期：______

行政部审核

签字：________日期：______

分管领导审批

签字：________日期：______

关键要点提示

会议主题需明确，避免无明确目标的“务虚会”；

提前测试线上会议设备，保证音视频清晰；

会议记录需客观准确，重点突出决议和待办事项；

任务跟进需责任到人，避免“议而不决、决而不行”。

二、办公用品管理规范

适用情境

适用于公司各类办公用品（包括办公耗材、办公设备、劳保用品等）的采购、申领、发放、盘点及报废管理，保障日常办公需求，控制行政成本。

操作流程详解

1.需求统计与采购

需求提报：每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品需求表》，列明物品名称、规格、数量、用途，经部门负责人审核后提交行政部。

汇总与审批：行政部汇总各部门需求，结合库存情况编制《办公用品采购计划》，报行政总监审批（单次采购金额超5000元需报总经理审批）。

采购执行：

行政部根据审批后的采购计划，通过合格供应商采购（优先选择长期合作供应商，保证质量与性价比）；

采购物品需核对规格、数量、质量，无误后办理入库手续，填写《办公用品入库登记表》。

2.申领与发放

申领流程：

员工填写《办公用品申领表》，注明申领物品、数量、用途，经部门负责人审批后提交行政部；

行政部核对库存及审批权限，按“按需申领、杜绝浪费”原则发放。

发放原则：

常规耗材（笔、纸、文件夹等）每月集中申领1次，特殊情况可临时申领；

耐用办公用品（计算器、订书机等）以“坏一换一”为原则，需交旧换新并注明原因；

劳保用品（口罩、消毒液等）按岗位需求定期发放，不得超量申领。

3.盘点与报废

定期盘点：行政部每季度末对办公用品进行全面盘点，核对台账与库存，编制《办公用品盘点表》，对盘盈、盘亏情