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供应商信息管理及考核工具

一、工具概述

本工具旨在通过系统化、标准化的流程，对企业供应商全生命周期信息进行管理，并结合多维度指标定期开展考核评估，实现供应商准入、日常管理、绩效评价、优化淘汰的闭环管理，助力企业提升供应链稳定性、控制采购风险、降低运营成本。

二、适用场景与核心价值

适用场景：

新供应商合作前的资质审核与信息建档

现有供应商季度/年度绩效评估

供应商合作异常（如质量不达标、交期延迟）时的专项调查

供应商分级分类管理（如战略供应商、普通供应商、淘汰供应商）

核心价值：

规范供应商管理流程，避免信息分散、标准不一

量化供应商表现，为采购决策（如订单分配、合作调整）提供数据支撑

识别优质供应商，强化长期合作；预警低效供应商，推动整改或淘汰

三、操作流程与实施步骤

第一步：供应商基础信息收集与建档

操作目标：完成供应商全维度信息采集，建立唯一供应商档案，保证信息完整、准确。

具体操作：

信息收集清单梳理：根据采购品类（如原材料、服务、设备等），明确供应商必填信息，包括但不限于：

基础信息：供应商名称、统一社会信用代码、成立时间、注册地址、经营规模（员工人数、年营业额）

联系信息：对接人（姓名、职位、联系方式）、紧急联系人

资质信息：营业执照、行业相关资质（如ISO9001认证、3C认证）、生产/经营许可证

产品/服务信息：主营产品/服务清单、规格参数、价格区间、供货周期

合作历史：过往合作企业（如有）、合作项目、履约记录（如无合作可填写“无”）

信息录入与建档：

通过“供应商基础信息表”（见模板1）录入信息，系统自动唯一“供应商编号”（规则：企业简称拼音首字母+年份+流水号，如“ABC2024001”）。

附件管理：将营业执照、资质证书等扫描件与编号绑定，保证电子档案可追溯。

信息审核：由采购部门负责人*审核信息真实性，重点核查资质有效期、信用代码合法性，审核通过后正式归档。

第二步：供应商考核指标设定

操作目标：结合企业采购需求与行业特点，建立科学、可量化的考核指标体系。

具体操作：

考核维度确定：根据采购品类优先级，从以下4-5个核心维度设定指标（可调整权重）：

质量维度（权重30%）：产品合格率、客诉处理及时率、质量问题整改完成率

交期维度（权重25%）：订单准时交付率、紧急订单响应时间、逾期交付次数

价格维度（权重20%）：价格市场竞争力（对比同行/历史价）、降价配合度（年度降价目标达成率）

服务维度（权重15%）：订单响应速度、技术支持满意度、售后问题解决时长

合作配合度（权重10%）：合同条款遵守率、信息提供及时性、配合度评价（采购人主观评分1-5分）

评分标准细化：每个指标设定明确评分标准，示例：

产品合格率≥98%得30分，95%-97%得20分，90%-94%得10分，＜90%得0分

订单准时交付率100%得25分，每降1%扣2分（扣完为止）

指标审批：将考核指标及评分标准报采购总监*审批，保证与企业战略目标一致（如战略供应商可提高“质量维度”权重至40%）。

第三步：定期数据采集与评分

操作目标：按固定周期（建议季度/半年度）收集供应商实际表现数据，完成客观评分。

具体操作：

数据采集分工：

质量部门：提供产品合格率、客诉次数、整改记录

仓储/物流部门：提供交期数据（准时交付率、逾期时长）

采购部门：记录价格对比、服务响应、配合度评价

数据交叉验证：采购专员汇总各部门数据，与供应商月度对账单、客诉记录等原始文件核对，保证数据真实。

评分计算：

填写“供应商考核评分表”（见模板2），按指标权重计算加权得分（示例：质量30分×合格率得分权重+交期25分×交付率得分权重+……）。

对扣分项标注具体原因（如“3月订单逾期2天，扣5分”）。

第四步：考核结果分析与反馈

操作目标：明确供应商绩效等级，推动问题整改，强化双向沟通。

具体操作：

结果分级：根据综合得分将供应商分为三级（可根据企业需求调整）：

优秀（≥90分）：战略合作候选，优先分配订单

合格（70-89分）：维持正常合作，针对扣分项制定改进计划

待改进（＜70分）：发出整改通知，30日内提交整改报告

反馈沟通：

采购专员*向供应商发送《考核结果通知书》，附评分明细及扣分原因，要求供应商签字确认（电子/纸质均可）。

对待改进供应商，组织召开整改会议，明确改进目标及时限（如“下季度合格率需提升至95%”）。

报告归档：将考核评分表、反馈记录、整改报告等整理归档，形成供应商绩效档案。

第五步：供应商分级与动态管理

操作目标：根据考核结果实施差异化策略，优化供应商结构。

具体操作：

分级应用策略：

优秀供应商：纳入“战略供应商名录”，签订长期合作协议，提供付款账期优惠、年度评优等激励。

合格供应商：维持现有合作，每半年复核一次绩效。

待改进供应商：连续两次考