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IT设备采购申请与审批流程表：规范管理全指南

一、适用范围与使用对象

本流程表适用于各类企业、事业单位、机关等组织内部IT设备采购的规范化管理，涵盖计算机、服务器、网络设备（路由器、交换机）、存储设备、办公外设（打印机、投影仪）、移动设备（平板电脑、移动硬盘）等各类IT资产的采购申请与审批全流程。

使用对象包括：

需求申请人：各部门员工或部门负责人，提出IT设备采购需求；

部门负责人：审核本部门采购需求的合理性与必要性；

采购部门：负责设备规格审核、供应商比价、采购执行；

财务部门：核对采购预算、审核资金支付合规性；

分管领导/总经理：根据采购金额与重要性履行最终审批权；

资产管理部门：设备验收登记、后续资产管理。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起：提交采购申请

申请人准备材料

申请人根据部门工作需要（如新增岗位、设备老化、业务扩展等），明确所需IT设备的名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明（需具体到项目或日常工作场景）。

收集至少2家供应商的书面报价单（或电商平台截图），保证价格公允；若为标准化设备（如品牌台式机），可提供官方配置单及市场均价参考。

填写《IT设备采购申请表》（模板见第三部分），附件包括《需求说明书》《报价单》《设备配置清单》等。

提交申请

申请人将填写完整的《IT设备采购申请表》及附件提交至本部门负责人，同时通过OA系统或内部审批流程发起线上申请（若适用）。

（二）部门审核：确认需求合理性

部门负责人审核

部门负责人需在2个工作日内完成审核，重点核对：

需求是否符合部门年度工作计划及业务实际需要；

设备规格是否满足岗位工作要求（避免过度配置或配置不足）；

数量是否合理（是否存在重复申请或闲置风险）。

审核通过：在《申请表》“部门负责人意见”栏签字，并转交至采购部门；

审核不通过：注明退回原因（如“需求不紧急”“规格过高”），反馈给申请人调整后重新提交。

（三）采购审核：评估可行性与合规性

采购部门审核

采购部门收到申请后3个工作日内完成审核，重点关注：

设备规格参数是否符合行业标准及公司技术规范（如兼容性、扩展性）；

报价是否合理（对比历史采购价格、市场均价或第三方平台数据），必要时进行市场调研或供应商谈判；

采购方式是否符合公司规定（如单一来源采购、公开招标、询价采购等）。

审核通过：在“采购部门意见”栏签字，并提交至财务部门；

审核不通过：书面说明原因（如“报价虚高”“配置冗余”），建议申请人调整规格或更换供应商。

（四）预算审核：确认资金保障

财务部门审核

财务部门收到材料后2个工作日内完成审核，核心内容：

采购项目是否纳入年度预算（若为预算外采购，需额外说明资金来源）；

预估总价是否在部门剩余预算额度内，是否符合公司财务管理制度；

付款方式、发票类型等是否符合财务规范。

审核通过：在“财务部门意见”栏签字，并流转至审批领导；

审核不通过：注明“预算不足”“需补充预算说明”等，退回申请人或部门协调解决。

（五）最终审批：决策采购执行

分级审批

根据采购金额实行分级审批（示例，具体金额需结合公司实际调整）：

金额≤5000元：由分管领导审批；

5000元＜金额≤20000元：由分管领导审核后，报总经理审批；

金额＞20000元：需经总经理办公会集体审议通过。

审批领导需在1个工作日内完成审批，重点确认采购的必要性、预算合规性及性价比，在“审批领导意见”栏签字确认。

（六）采购执行：规范采购流程

采购部门实施采购

审批通过后，采购部门根据审批结果启动采购：

标准化设备：优先选择公司合格供应商名录内的品牌，签订采购合同；

定制化设备：与供应商明确技术参数、交付时间、质保条款，签订书面合同；

紧急采购：可先执行采购后补流程，但需在申请表中注明“紧急采购”及原因，并由审批领导双签确认。

采购过程中需保留合同、订单、支付凭证等资料，保证可追溯。

（七）验收登记：保证资产落地

多方联合验收

设备到货后，由申请人、部门负责人、采购专员、资产管理部门共同验收：

核对设备名称、规格型号、数量、外观是否与采购清单一致；

测试设备功能是否正常（如开机、硬件配置、系统运行等）；

检查配件、说明书、保修卡、发票等是否齐全。

验收合格：四方在《设备验收单》上签字确认；验收不合格：及时联系供应商退换货，并记录问题原因。

资产登记与入账

资产管理部门根据《验收单》登记《IT设备台账》，标注设备编号、使用人、存放地点、采购日期、质保期等信息；

财务部门根据发票、《验收单》《采购合同》办理入账手续，保证资产账实相符。

三、IT设备采购申请与审批流程表（模板）

申请单号

申请日期

年月日

申请人

（姓名）

所属部门

联系电话

（内部分机）

紧急程度

□普通□紧急

一、采购需求明细

设备名称

规格型号（如CPU、内存、硬盘等关