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采购与供应商管理规范流程工具

引言

采购与供应商管理是企业供应链管理的核心环节，直接影响成本控制、产品质量与运营效率。为规范采购流程、优化供应商管理，本工具模板整合了从需求确认到供应商全生命周期管理的标准化操作流程、核心工具表格及管理要点，适用于各类企业采购部门及相关管理人员，助力实现采购活动的规范化、透明化与高效化。

一、适用范围与应用场景

（一）适用范围

本工具模板适用于制造业、零售业、服务业等各类企业的采购与供应商管理工作，涵盖原材料采购、设备采购、服务外包等采购类型，适用于企业规模从小型到大型不同层级的采购团队。

（二）典型应用场景

新供应商引入场景：企业首次开发供应商或新增品类供应商时，需通过寻源、筛选、评估等流程确定合格供应商。

日常采购执行场景：基于已确定的合格供应商，开展采购订单下达、交付跟踪、验收结算等常规采购活动。

供应商绩效优化场景：定期对现有供应商进行绩效评估，针对表现不佳的供应商制定改进计划，或淘汰长期不达标供应商。

战略采购管理场景：针对年度核心物料或服务采购，通过市场调研、供应商谈判、长期协议签订等实现战略成本控制与供应链稳定。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：采购需求确认与梳理

操作目标：明确采购需求的合理性、准确性与必要性，避免盲目采购。

操作要点：

需求发起：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，详细说明物料/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交付日期、预算金额、用途及紧急程度，部门负责人*审核签字。

需求评审：采购部联合需求部门、财务部、技术部（如涉及）对需求进行评审，重点审核：

需求是否符合生产/运营计划；

规格参数是否明确，是否存在可替代的更低成本方案；

预算是否在部门年度预算范围内，超预算需求需说明理由并报总经理*审批。

需求确认：评审通过后，采购部输出《采购需求确认单》，作为后续寻源与采购执行的依据。

输入文档：《采购需求申请表》《年度预算表》

输出文档：《采购需求确认单》

责任人：需求部门负责人、采购经理、财务主管*

（二）第二步：供应商寻源与初步筛选

操作目标：通过多渠道收集潜在供应商信息，筛选出符合基本资质的候选供应商。

操作要点：

寻源渠道：

公开渠道：行业展会、专业招标平台（如采购网、企业自建招标系统）、行业媒体；

定向渠道：行业协会推荐、现有供应商推荐（需评估关联性）、主动联系行业头部企业；

内部渠道：企业合格供应商库（如有）、历史合作记录。

信息收集：对潜在供应商进行初步信息调研，收集《供应商信息登记表》（含公司基本资料、营业执照、生产/经营许可证、主营产品/服务、产能、财务状况、过往合作案例等）。

初步筛选：采购部根据以下标准筛选供应商，形成《候选供应商名单》：

具备合法经营资质（营业执照、行业许可证等在有效期内）；

主营业务与本次采购需求匹配；

无重大失信记录（可通过“信用中国”等公开平台核实）；

满足基本产能/服务能力要求。

输入文档：《采购需求确认单》

输出文档：《候选供应商名单》《供应商信息登记表》

责任人：采购专员、采购经理

（三）第三步：供应商现场考察与综合评估

操作目标：通过实地考察与量化评估，全面验证供应商的综合实力，确定合格供应商。

操作要点：

现场考察（非必需，但对关键物料/服务需执行）：

采购部组织技术部、质量部组成考察小组，对候选供应商进行现场考察，重点核查：

生产设备/服务设施是否满足需求；

质量控制体系（如ISO9001认证）运行情况；

环保、安全合规性；

仓储物流能力；

团队专业水平（技术人员占比、培训记录等）。

考察后形成《供应商现场考察报告》，记录考察结论与改进建议。

综合评估：

成立评估小组（采购部、技术部、质量部、财务部），根据《供应商评估打分表》对候选供应商进行量化评分，评分维度包括：

评估维度

权重

评分标准（示例）

资质与合规

20%

资证齐全（10分），无失信记录（10分）

价格竞争力

30%

低于市场均价10%以上（30分），持平（20分）

质量保障能力

25%

检测设备完善（10分），不良率＜1%（15分）

交付及时性

15%

准时交付率≥95%（15分），90%-95%（10分）

服务响应

10%

24小时内响应问题（10分），48小时（5分）

评分≥80分为“优秀”，60-79分为“合格”，＜60分淘汰。

确定供应商：根据评分结果，结合战略合作需求（如长期稳定性、技术协同性），选择1-3家供应商作为《合格供应商名单》，报分管领导*审批。

输入文档：《候选供应商名单》《供应商信息登记表》

输出文档：《供应商现场考察报告》（如有）、《供应商评估打分表》《合格供应商名单》

责任人：考察小组、评估小组、分管领导*

（四）第四步：采购合同谈判与签订

操作目标：明确双方权责，规避合同风险，保障采购双方合