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企业行政采购申请及审批管理工具

一、适用场景与核心价值

在企业日常运营中，行政采购涉及办公用品、固定资产、服务外包等各类资源获取，其管理效率直接影响成本控制与运营节奏。本工具适用于以下典型场景：

1.日常行政物资采购

如办公用纸、文具、清洁用品等消耗性物资的定期或临时采购，需满足各部门基础办公需求，同时避免库存积压或短缺。

2.固定资产与设备采购

包括电脑、打印机、办公家具等价值较高、使用周期长的资产采购，需明确资产归属、折旧管理及使用权限。

3.行政服务外包采购

如保洁、绿植养护、设备维修等服务的采购，需规范服务标准、验收流程及付费节点。

4.紧急临时采购需求

如突发故障维修、临时会议物资等紧急场景，需简化审批流程，保证快速响应。

通过标准化管理工具，可实现采购流程透明化、责任明确化、成本可控化，减少重复采购、超预算采购等问题，提升行政资源利用效率。

二、全流程操作指引

第一步：需求提报与申请单填写

操作主体：各部门采购申请人（如行政专员、部门助理）

操作内容：

明确需求：申请人需确认采购物品/服务的具体需求，包括名称、规格、数量、用途、期望交付时间等。例如采购“A4纸”需注明“80g白色，500张/包，用于部门日常打印”。

判断采购类别：根据物品价值、使用性质选择对应采购类型（如“低值易耗品”“固定资产”“服务外包”），不同类型后续审批路径不同。

填写《行政采购申请单》：需完整填写以下信息（详见模板1）：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价（总价=数量×预估单价）；

需求说明：采购用途（如“替换旧打印机”“新员工入职物资”）、紧急程度（普通/紧急/特急，特急需标注原因）；

附件信息：如需提供比价记录、需求说明文档等，需列明附件名称。

注意事项：

预估单价需参考历史采购价或至少3家供应商报价，保证价格合理性；

紧急采购需在“紧急程度”栏注明原因（如“办公设备突发故障，影响业务开展”），并同步抄送部门负责人及行政部负责人。

第二步：部门负责人初审

操作主体：申请部门负责人（如部门经理）

操作内容：

审核需求必要性：确认采购需求是否符合部门工作计划，是否存在重复采购或可替代方案（如“现有打印机维修后可继续使用，无需新购”）。

审核预算匹配度：对照部门年度预算，确认采购金额是否在预算范围内，超预算采购需提前说明预算调整原因。

签署审批意见：在《行政采购申请单》“部门负责人审批”栏签署意见（同意/不同意/需补充说明），并签字、注明日期。

注意事项：

不同金额权限示例：部门负责人可审批本部门月度预算内5万元以下采购，超5万元需提交分管领导审批；

审批不同意需注明原因（如“预算不足”“需求不合理”），并退回申请人调整。

第三步：行政部专业复核

操作主体：行政部采购专员/行政经理

操作内容：

合规性审核：检查申请单填写是否完整（如规格型号、数量、预估单价等关键信息是否缺失），是否符合公司采购制度（如“是否属于集采目录内物品”“是否需要招标”）。

技术参数确认：对专业设备或服务（如服务器、维修服务），需确认规格参数是否符合实际需求，必要时联系技术部门或专业机构协助评估。

供应商资源匹配：

对于常规物资（如办公文具），优先从公司合格供应商库中选择；

对于新供应商或大额采购，需启动比价流程（至少3家供应商报价，填写《供应商比价记录表》，详见模板2）；

固定资产采购需确认是否需要办理资产入库手续。

签署复核意见：在《行政采购申请单》“行政部复核”栏签署意见（通过/不通过/需调整），并注明复核日期。

注意事项：

集采目录内物品（如电脑、打印机）必须从指定供应商采购，保证价格优势与售后服务；

服务外包类采购需审核服务方案、人员资质及服务标准（如“保洁服务需明确每日清洁次数、验收标准”）。

第四步：财务部预算审核

操作主体：财务部预算专员/财务经理

操作内容：

预算余额核查：对照公司年度预算及月度执行情况，确认采购部门是否有剩余预算，采购金额是否超出预算上限。

付款方式审核：根据合同约定及公司财务制度，审核付款方式（如“预付款比例≤30%”“验收后付款”）是否符合规定。

签署审核意见：在《行政采购申请单》“财务部审核”栏签署意见（同意/不同意/需调整预算），并签字、注明日期。

注意事项：

未纳入年度预算的采购需提交《预算调整申请表》，经分管领导及总经理审批后方可推进；

大额采购（如20万元以上）需提供资金来源说明（如“从专项经费列支”）。

第五步：分管领导/总经理审批

操作主体：分管行政/财务的副总经理/总经理

操作内容：

权限内审批：根据采购金额及重要性，由相应层级领导审批（示例权限表）：

5万元以下：分管行政副总审批；

5万-20万元：总经理审批；

20万元以上：