采购申请与审批标准化流程表节约成本与透明化双效版.docVIP

采购申请与审批标准化流程表（节约成本与透明化双效版）

一、适用场景与价值定位

二、标准化流程操作步骤

步骤1：需求确认与提报

责任人：需求部门经办人（）、部门负责人（）

操作说明：

需求部门根据业务需求（如新员工入职、设备维修、项目物料补充等），确认采购的必要性、数量及规格，避免过度采购或闲置浪费。

经办人填写《采购申请与审批流程表》（见模板表格），详细注明采购物品/服务名称、规格型号、预估单价、数量、用途、预算科目及供应商初步筛选信息（如至少2家供应商的报价对比）。

部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购管理部门。

步骤2：采购管理部门初审

责任人：采购专员（**）、采购经理（赵六）

操作说明：

采购专员核对申请信息的完整性（如是否填写规格、预算、供应商对比等），对缺失项退回需求部门补充。

采购经理审核采购需求是否符合企业年度采购计划、是否与历史采购数据存在重复或冗余（如通过ERP系统查询同类物品采购记录），提出优化建议（如调整数量、更换性价比更高的供应商）。

审核通过后，流转至财务部门进行预算合规性审核。

步骤3：财务部门预算审核

责任人：会计（周七）、财务经理（吴八）

操作说明：

会计核对采购申请的预估总价是否在部门预算额度内，预算科目是否正确（如“办公费”“原材料采购”等），超出预算部分需需求部门提交书面说明并附调整审批单。

财务经理评估采购成本的合理性（如参考市场均价、历史成交价），对单价虚高、预算超支的申请提出否决或核减意见。

预算审核通过后，根据采购金额分级提交审批（详见“审批权限表”）。

步骤4：分级审批决策

责任人：分管领导（郑九）、总经理（陈十）、采购委员会（如需）

操作说明：

小额采购（≤5000元）：由分管领导审批，重点关注需求紧急性与必要性。

中等金额采购（5000元-5万元）：由分管领导审核后，提交总经理审批，需附财务部门预算审核意见及供应商对比表。

大额采购（＞5万元）：提交采购委员会集体审议，必要时进行现场调研或第三方询价，保证采购决策科学、透明。

审批意见需在流程表中明确标注（如“同意”“同意但核减1万元”“退回重新申请”）。

步骤5：采购执行与供应商确定

责任人：采购专员（**）、供应商管理部门

操作说明：

审批通过后，采购专员根据申请要求，通过企业合格供应商库选择供应商（优先选择长期合作、性价比高的供应商），或组织公开招标、竞争性谈判。

与供应商签订采购合同，明确价格、交付时间、质量标准、验收条款及违约责任，合同需经法务部门审核（如需）。

将供应商信息、合同副本同步至财务部门及需求部门备案。

步骤6：验收入库与登记

责任人：需求部门验收人（刘十一）、仓库管理员（黄十二）

操作说明：

物品送达后，需求部门根据采购合同约定的规格、数量、质量进行验收，填写《验收单》（需验收人签字确认），对不合格物品及时反馈至采购部门处理。

办公类、低值易耗品由仓库管理员办理入库手续，登记库存台账；生产类物料直接投入生产线，需同步更新生产系统库存数据。

验收合格后，将《验收单》扫描至采购流程系统，作为付款依据。

步骤7：付款结算与账务处理

责任人：会计（周七）、出纳（杨十三）

操作说明：

会计核对采购申请、审批表、合同、《验收单》、供应商发票（发票名称、金额、税号需与合同一致），确认无误后提交付款申请。

出纳根据审批通过的付款申请，通过企业对公账户转账支付，禁止现金交易（小额除外），付款后备注“采购款+合同编号”。

会计在财务系统中录入付款凭证，更新应付账款及预算执行数据，保证账实一致。

步骤8：资料归档与复盘分析

责任人：采购管理部门、档案管理员（徐十四）

操作说明：

采购专员将采购全流程资料（申请表、审批表、合同、验收单、发票等）整理成册，每月提交档案管理员归档保存，保存期限不少于3年。

每季度采购管理部门会同财务部门对采购数据进行分析（如各类物品平均采购成本、供应商履约率、预算偏差率等），形成《采购分析报告》，提出成本优化建议（如集中采购、替换高性价比替代品）。

三、采购申请与审批流程表模板

申请单号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

采购类别

□办公设备□生产物料□服务外包□市场推广□其他

预计交付日期

采购物品/服务信息

名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

预算科目

供应商信息（至少2家对比）

供应商名称

联系人

联系方式

报价（元）

优势说明（如质量、交期、售后）

需求理由

（需详细说明采购用途、业务背景，避免笼统填写“办公需要”）

部门负责人审核意见

财务部门审核意见

签字：_________日期：______

预算审核：□符合预算□超预算需说明：_________成本合理性：□合理□需优化建议：_________签字：___