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合同审批流程通用标准工具高效审批保障

一、适用业务场景与对象

本工具适用于各类企业及组织在开展业务过程中，需对外签订的各类合同审批管理，具体场景包括但不限于：

日常采购（原材料、设备、办公用品等）

服务外包（设计、咨询、运维、劳务等）

项目合作（研发、建设、代理等）

供应商/经销商协议签订

资产租赁、转让、授权等

适用对象为企业内部各部门（如采购部、市场部、项目部、行政部等）的业务经办人、部门负责人、法务专员、财务专员及分管领导等参与审批的岗位。

二、标准化操作流程步骤

（一）发起准备：申请材料完整性核验

发起主体：业务经办人（如采购专员、项目经理等）

核心动作：

根据业务需求，完成合同文本初稿拟定，明确合同主体（对方单位全称、统一社会信用代码）、合作内容、权利义务、金额、履行期限、付款方式、违约条款等核心要素；

收集并整理附件材料，包括但不限于：对方单位资质证明（营业执照复印件、相关行业许可证）、业务背景说明（如采购需求函、项目立项批复）、价格构成明细、技术规格要求等；

填写《合同审批申请表》（见模板表格），注明合同名称、编号、类型、总金额、关键节点时间及需特别说明的事项。

输出物：合同草案、全套附件材料、《合同审批申请表》

（二）部门初审：业务合规性与需求匹配度审核

审核主体：业务部门负责人（如采购部经理、项目负责人）

审核要点：

业务真实性：合同内容是否基于实际业务需求，是否符合部门年度工作计划或项目立项要求；

需求匹配度：合作范围、标准、交付成果是否与业务目标一致，金额是否在预算范围内；

条款完整性：合同核心要素（如双方主体信息、权利义务、违约责任、争议解决方式）是否无遗漏，附件材料是否与合同内容对应；

风险初步评估：对方单位合作历史（如有）、履约能力是否存在潜在风险（如付款能力、资质过期风险）。

输出物：在《合同审批申请表》“初审意见”栏签署明确意见（“同意提交复审”“修改后复审”“驳回并说明理由”），若需修改，反馈具体修改要求至业务经办人。

（三）专业复审：法律合规与财务风险把控

审核主体：法务专员（法律合规性）、财务专员（财务风险）

法务审核要点：

合同主体合法性：对方单位是否具备签约资质（如经营范围、特许经营许可），代理人是否获得有效授权；

条款合规性：是否存在违反法律法规、行业监管规定或公司内部制度的条款（如格式条款不公平、知识产权归属不明）；

权利义务对等性：双方责任、权利、违约责任是否明确且对等，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否合法有效；

潜在法律风险：保密条款、不可抗力、合同解除条件等是否约定清晰，是否存在法律歧义。

财务审核要点：

金额与预算：合同总金额、分阶段付款金额是否与预算批复一致，超预算部分是否履行调增审批；

付款条件：付款节点、比例、方式是否合理（如预付款比例是否过高、质保金是否按规定计提），是否与公司资金计划匹配；

税费承担：税费约定是否符合税法规定，发票类型（如增值税专用发票）及开具要求是否明确；

资金安全：大额合同是否需评估对方收款账户风险，是否存在资金挪用隐患。

输出物：法务、财务分别在《合同审批申请表》“复审意见”栏签署意见，对需修改条款注明具体调整建议，重大分歧问题需组织专项会议协调。

（四）高层终审：战略与重大决策确认

审核主体：分管领导/总经理（根据合同金额、重要性分级确定）

审核要点：

战略匹配度：合作是否符合公司中长期发展战略、业务布局或品牌形象要求；

成本效益：合同投入产出比是否合理，是否优于市场同类合作条件；

重大风险：对涉及公司核心利益、大额资金投入或可能引发重大争议的合同，综合评估整体风险可控性；

审批权限：对照公司《合同管理办法》，确认审批层级是否符合权限规定（如50万以上合同需总经理审批）。

输出物：在《合同审批申请表》“终审意见”栏签署“批准”“修改后批准”或“不批准”意见，批准后进入用印及签署环节；不批准需说明具体原因。

（五）归档管理：全流程闭环与追溯

执行主体：行政部/档案管理员（或指定专人）

核心动作：

用印管理：凭终审通过的《合同审批申请表》及合同文本，到行政部申请加盖合同专用章，严格执行“审批-用印”对应流程，严禁超范围用印；

文签交接：合同文本用印后，由业务经办人与对方单位完成签署，签署后原件收回，保证合同文本与审批内容一致；

资料归档：将合同正本、审批流程表（含各环节意见及签署记录）、附件材料等统一整理，按“合同编号-年份-类型”规则编号，建立电子台账，同步扫描存档（纸质与电子档案一致）；

定期回顾：每季度对已归档合同进行复盘，分析审批效率、常见问题及改进方向。

三、合同审批流程跟踪表（模板）

合同基本信息

合同名称

合同编号

（自动规则：部门缩写-年份-序号，如CG-2024-001）

合同类型

□采购□服务□项目□租赁□其