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企业合同审核与管理标准化流程模板

一、适用范围与核心目标

二、标准化操作流程步骤

（一）合同发起与需求确认

责任主体：业务部门（如采购部、销售部、人力资源部等）

操作内容：

业务部门根据实际业务需求（如采购物资、提供服务、合作开发等），明确合同的核心要素（签约主体、标的物、数量、金额、履行期限、主要权利义务等）。

填写《合同需求申请表》（见“关键管理工具表格”），附上相关背景材料（如合作意向书、招投标文件、需求说明等），提交至部门负责人审批。

部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，确认无误后流转至法务部门（或指定合同管理部门）。

输出成果：《合同需求申请表》（部门负责人签字版）、相关背景材料电子版/纸质版。

（二）合同文本起草

责任主体：业务部门（主导）、法务部门（协助）

操作内容：

业务部门根据确认的需求，参考企业标准合同模板（如无模板，可参考行业通用模板或由法务部门提供框架），起草合同文本。

起草时需明确以下核心条款：

双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表联系方式等）；

合同标的（名称、规格、型号、技术参数等）；

数量、质量标准及验收方式；

履行期限、地点和方式；

合同金额及支付方式（含税费承担）；

双方权利义务、违约责任、争议解决方式；

保密条款（如涉及）、不可抗力条款、合同生效条件等。

起草完成后，业务部门内部初审，保证内容与需求一致，无遗漏关键信息。

输出成果：合同初稿（含修订记录）、起草说明（如模板使用情况、特殊条款说明等）。

（三）合同审核

责任主体：法务部门（主导）、业务部门（配合）、财务部门/其他职能部门（如需）

操作内容：

初审（业务部门）：业务部门负责人审核合同内容与业务需求的匹配度、条款的完整性，重点核对数量、金额、履行期限等关键数据，签字确认后提交法务部门。

复审（法务部门）：

合法性审核：审查条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等）、行业监管要求，是否存在法律风险（如无效条款、权责不对等、争议解决方式不明确等）；

合规性审核：审查条款是否符合企业内部管理制度（如采购流程、财务审批权限等）；

逻辑性审核：检查条款之间是否存在矛盾、歧义，前后表述是否一致；

风险提示：对潜在风险（如违约责任过轻、付款条件不明确等）提出修改建议，并反馈至业务部门。

终审/会签（如需）：

涉及大额资金（如超过万元）、重大合作或特殊业务（如并购、知识产权许可等）的合同，需提交财务部门审核资金安排、税务影响，或技术部门审核技术条款，最终由企业分管领导/总经理审批。

审核过程中，若需修改，业务部门应根据意见调整文本，重新提交审核；若存在重大分歧，由法务部门组织相关部门协调解决。

输出成果：《合同审核意见表》（各审核环节签字版）、合同修订稿（最终版）。

（四）合同签署

责任主体：法务部门（监督）、授权签署人、行政部（用印管理）

操作内容：

签署权限确认：严格按照企业《授权委托管理办法》确定签署人，严禁超权限签署（如法定代表人签署、或授权代表持《授权委托书》签署）。

文本核对：法务部门或授权签署人核对最终版合同文本与审核通过版本是否一致，保证无修改、无增删（特殊情况需书面说明并重新审核）。

签署方式：

纸质合同：双方签署人签字（或盖章）并注明日期，若为授权代表签署，需附《授权委托书》（原件）；

电子合同：通过合法第三方电子签约平台签署，保证签署身份真实、电子法律效力有效（需提前确认企业电子签章备案情况）。

用印管理：行政部根据签署齐全的合同文本及《用印申请表》，加盖企业公章或合同专用章，严格执行“用印登记”制度（记录用印日期、合同编号、份数、经办人等）。

输出成果：签署完成正本合同（至少一式两份，双方各执一份）、《授权委托书》（如需）、《用印登记表》。

（五）合同履行与跟踪

责任主体：业务部门（主导）、法务部门（监督）、财务部门（配合）

操作内容：

业务部门指定专人作为合同履行负责人，跟踪合同履行进度（如交付时间、验收节点、付款节点等），建立《合同履行跟踪表》（见“关键管理工具表格”）。

履行过程中，若出现对方违约（如延迟交付、质量不达标）或不可抗力事件，履行负责人应及时收集证据（如书面通知、验收报告、照片等），并向部门负责人及法务部门汇报，启动争议解决或变更流程。

财务部门根据合同约定的支付条件，审核付款申请（如发票、验收证明等），保证资金支付合规。

输出成果：《合同履行跟踪表》、履行过程中的书面记录（通知、报告等）、付款凭证。

（六）合同变更与解除

责任主体：业务部门（发起）、法务部门（审核）、分管领导/总经理（审批）

操作内容：

变更流程：

因业务需求变化、政策调整等原因需变更合同的，由业务部门提交《合同变更申请》，说明变更原因、变更内容及影响，附双方协商一致的书面材料；

法务部门审核变更条款的