企业内审流程及问题整改模板.docVIP

企业内审流程及问题整改工具模板

一、适用范围与启动条件

本工具模板适用于企业各类内部审核场景，包括但不限于：常规年度内审（覆盖全流程、全部门）、专项内审（如针对新制度执行、高风险领域、客户投诉事件等）、管理层临时要求的合规性审查等。

启动条件：当企业需验证管理体系有效性、识别流程漏洞、评估风险控制状况，或应对外部监管要求时，可依据本模板启动内审流程。内审计划需明确审核目的、范围、时间及参与人员，保证覆盖关键业务环节及责任部门。

二、内审全流程操作步骤详解

（一）内审准备阶段：明确目标与资源保障

组建内审组

由管理者代表指定内审组长（具备内审资质及经验），2-3名内审员（熟悉受审部门业务流程），必要时邀请技术专家（如财务、IT领域）参与。

明确内审员职责：组长负责统筹计划、报告审核；内审员负责现场检查、证据收集、问题记录。

定义审核范围与准则

范围：明确审核的部门/区域（如生产部、采购部、财务部）、流程/活动（如采购流程、生产质量控制、数据安全管理）、产品/服务（如核心产品交付、售后服务）。

准则：依据企业规章制度（如《ISO9001质量管理体系手册》《内部控制制度》）、国家法律法规（如《会计法》《安全生产法》）、行业标准等。

制定内审计划

内容包括：审核目的、范围、时间安排（首次会议、现场检查、末次会议的具体时间）、内审组成员、受审部门对接人、审核方式（文件审查、现场访谈、数据抽查等）。

计划需提前3个工作日发送至受审部门，确认无异议后执行。

收集基础资料

受审部门需提供：部门组织架构图、岗位职责说明书、相关流程文件、近半年工作记录（如会议纪要、培训记录、检查报告）、整改历史记录等。

（二）内审实施阶段：现场检查与证据固化

首次会议

参与人员：内审组、受审部门负责人、关键岗位员工。

内容：明确审核目的、范围、流程及时间安排；确认沟通机制；解答受审部门疑问。

现场审核与证据收集

文件审查：检查流程文件是否现行有效、记录是否完整规范（如采购合同是否经审批、设备维护记录是否连续）。

现场观察：实地查看操作是否符合规定（如生产车间是否按工艺规程作业、仓库是否执行先进先出原则）。

员工访谈：随机抽取2-3名岗位员工，提问关键流程控制点（如“不合格品如何处理？”“客户投诉处理流程是什么？”），记录访谈内容并请被访谈人签字确认。

证据要求：证据需客观、可追溯（如照片、视频、文件复印件、签字记录），避免主观臆断。

沟通确认不符合项

现场发觉问题时，内审员需与受审部门负责人沟通，明确问题描述（含事实证据、不符合条款），双方签字确认《不符合项报告》。

对轻微问题（如文件格式不规范），可口头要求立即整改，无需记录报告。

末次会议

内审组通报审核发觉，包括符合项、不符合项及改进建议；受审部门确认问题事实，提出整改初步设想；内审组长明确后续整改要求及验证时限。

（三）内审报告阶段：总结问题并推动改进

编制内审报告

内容包括：审核概况（目的、范围、时间、参与人员）、审核过程简述、符合项总结（如“采购流程审批完整率100%”）、不符合项详情（问题描述、责任部门、严重程度）、审核结论（管理体系有效性评价）、改进建议。

附件：内审计划、《不符合项报告》、现场检查记录等。

审核与批准报告

内审报告初稿由组长审核，经管理者代表批准后，正式分发至管理层、受审部门及相关部门（如人力资源部、财务部）。

报告沟通与归档

受审部门收到报告后3个工作日内，对问题描述无异议则签字确认；如有异议，可向管理者代表提出申诉，由仲裁组裁定。

内审资料（计划、记录、报告等）由指定部门（如质量管理部）存档，保存期限不少于3年。

（四）问题整改阶段：闭环管理保证实效

制定整改计划

责任部门收到《不符合项报告》后5个工作日内，制定《整改计划表》，明确：

问题描述（与不符合项报告一致）；

整改措施（具体操作步骤，如“修订《采购管理制度》，增加供应商资质复核条款”）；

责任人（部门负责人或指定经办人，如*经理）；

完成时间（一般不超过15个工作日，复杂问题可延长但需说明理由）；

验证人（内审员或部门负责人）。

实施整改措施

责任部门按计划落实整改，同步收集整改证据（如新修订的文件、培训记录、整改前后对比照片）。

整改过程中遇阻需延期时，应提前3个工作日内审组申请，说明原因及新完成时间。

整改效果验证

验证人通过现场检查、文件审查、员工访谈等方式，确认整改措施是否有效、问题是否彻底解决。

验证通过后，在《整改效果验证表》签字确认；若未通过，退回责任部门重新整改，并明确二次验证时限。

问题关闭与复盘

所有不符合项整改验证通过后，由内审组长关闭内审流程。

组织内审复盘会，总结本次内审的典型问题、共性问题，分析根源（如流程漏洞、培训不足），提出体系优化建议（如修订制度、增加检查频次），纳入下一年度内审计划