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行政办公自动化工作流程规范

一、总则

（一）目的与依据

为进一步规范公司行政办公自动化（以下简称“办公自动化”）工作，提高行政办公效率与质量，确保信息传递的及时、准确与安全，降低运营成本，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。本规范旨在通过对办公自动化各环节工作流程的标准化管理，促进公司整体管理水平的提升。

（二）适用范围

本规范适用于公司全体员工在使用办公自动化系统（以下简称“OA系统”）进行行政办公相关活动的全过程。涵盖公文处理、会议管理、办公用品管理、固定资产管理、差旅报销、信息发布等主要行政办公业务。

（三）基本原则

1.统一规划，分步实施：办公自动化工作应在公司整体信息化战略指导下进行，确保系统的兼容性与扩展性。

2.规范高效，实用便捷：流程设计应符合行政工作实际，简化不必要环节，提升工作效率，方便用户操作。

3.安全保密，权责明确：严格遵守信息安全与保密规定，明确各环节的职责与权限，确保公司信息资产安全。

4.持续优化，不断改进：根据公司发展与实际运行情况，定期对工作流程进行评估与优化，适应新的管理需求。

二、工作流程规范

（一）收文管理流程

1.文件登记与扫描：行政部收到外来文件（包括纸质文件与电子文件）后，应由指定人员进行统一登记，详细记录文件名称、文号、来源、份数、收到日期等信息。纸质文件需及时进行扫描，形成电子文档，确保与纸质文件内容一致。

2.拟办与分发：行政部根据文件内容及性质，提出初步的拟办意见，明确承办部门或相关负责人，并通过OA系统进行分发。拟办意见应具体、明确，具有可操作性。

3.批办与传阅：相关负责人收到文件后，应及时审阅并提出批办意见。如需多个部门或人员传阅，应在OA系统中设定传阅顺序及范围，确保文件流转有序。传阅人员应在规定时限内阅读并标注阅知情况，重要文件需签署具体意见。

4.承办与催办：承办部门或人员应根据批办意见，及时组织办理。行政部或文件督办人员应对承办情况进行跟踪，对超期未办事项进行催办，确保文件得到及时处理。

5.办结与归档：文件办理完毕后，承办人员应在OA系统中填写办理结果，并将相关材料（包括电子文档和必要的纸质原件）整理后提交行政部归档。行政部负责对办结文件进行审核，确认无误后进行电子归档和纸质归档。

（二）发文管理流程

1.拟稿与审核：由承办部门或人员根据工作需要拟制文件初稿，填写发文稿纸，明确文件标题、主送机关、抄送机关、发文字号（由行政部统一编排）、密级、紧急程度等要素。拟稿人完成后，提交部门负责人进行审核。部门负责人审核重点包括内容的准确性、格式的规范性、表述的严谨性。

2.会签（如需）：涉及多个部门职责的文件，在部门负责人审核后，需通过OA系统发送至相关部门进行会签。会签部门应认真审阅，提出明确意见并及时反馈。如有不同意见，应进行充分沟通协调。

3.核稿与签发：会签完毕（或无需会签）的文件，由行政部进行核稿。核稿内容包括格式规范、文字表述、政策依据等。核稿通过后，按照公司公文审批权限，提交相应领导进行签发。签发领导对文件内容负总责。

4.编号与排版印制：文件经领导签发后，由行政部统一编号，并根据需要进行电子排版。如需印发纸质文件，应确保印刷质量。电子版文件应转换为标准格式（如PDF）。

5.分发与归档：行政部负责通过OA系统或其他指定方式将正式文件分发至主送及抄送单位/人员。同时，将发文过程中的所有电子稿件（拟稿、审核、会签、签发版）及最终正式文件（电子版及纸质版）整理归档。

（三）会议管理流程

1.会议申请：会议发起部门应提前通过OA系统提交会议申请，注明会议名称、目的、议题、参会人员、会议时间、会议地点、所需资源（如投影仪、材料等）及会议通知方式等。

2.会议审批：会议申请提交给相关负责人审批。审批人根据工作安排及会议的必要性、可行性进行审批，对不符合要求的申请应退回并说明理由。

3.会议通知：审批通过后，行政部或发起部门根据审批意见，通过OA系统向参会人员发送会议通知，明确会议相关信息。重要会议可辅以电话提醒。

4.会议准备：行政部负责协调落实会议室、设备等资源。会议发起部门负责准备会议材料，并可提前通过OA系统共享给参会人员。

5.会议记录与纪要：会议应有专人负责记录。会后，记录人应及时整理形成会议纪要，经会议主持人审签后，通过OA系统分发至相关部门及人员，并作为后续工作的依据。会议纪要应简明扼要，准确反映会议决议及行动事项。

6.会议事项督办：对于会议决定的事项，由相关负责人明确责任人及完成时限，通过OA系统进行任务分派与跟踪督办，确保决议事项落到实处。

（四）办公用品管理流程

1.需求提报：各部门根据实际需要，定期通过OA系统提交办公用品申领计划，注明物