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采购管理流程化操作指导书

一、适用范围与应用场景

本指导书适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于生产原料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购（如IT运维、咨询服务）等。无论是常规的周期性采购，还是临时性、紧急性采购需求，均需参照本流程执行。通过标准化操作，保证采购过程合规、高效，降低采购成本，保障物资供应及时性与质量稳定性。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与初审

责任部门/人：需求部门、需求部门负责人、采购专员

操作说明：

需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需求、项目立项等），填写《采购申请表》，详细注明物资/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额（若适用）及供应商偏好（若有）。

需求部门负责人对申请内容的必要性、合理性及预算准确性进行初审，签字确认后提交至采购部。

采购专员对申请表进行形式审核，检查信息完整性（如是否漏填规格、数量等），若信息不全，需退回需求部门补充完善。

输出成果：《采购申请表》（初审版）

（二）需求复核与采购计划制定

责任部门/人：采购部经理、成本控制专员（若有）

操作说明：

采购部经理组织对需求进行复核，重点审核采购需求的合规性（是否符合公司采购政策）、预算匹配度（是否超年度预算）及市场供应可行性。

对于大宗或高价值采购，可邀请成本控制专员参与成本评估，保证采购价格在合理范围内。

复核通过后，采购专员根据需求紧急程度、市场行情及公司库存情况，制定《采购计划》，明确采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等）、时间节点及责任分工。

输出成果：《采购申请表》（复核版）、《采购计划》

（三）供应商寻源与筛选

责任部门/人：采购专员、供应商评估小组

操作说明：

根据采购计划，通过企业合格供应商库、行业展会、公开招标平台等渠道筛选潜在供应商。

对于新供应商，需收集其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证等）、过往合作案例及报价单，填写《供应商信息登记表》。

供应商评估小组（由采购部、需求部、质量部等组成）从资质、信誉、价格、交期、质量保障能力、售后服务等维度对供应商进行综合评分，评分合格者纳入候选名单。

输出成果：《供应商信息登记表》、《供应商评估表》

（四）采购方式执行与订单

责任部门/人：采购专员、采购部经理

操作说明：

根据采购金额及公司制度确定采购方式：

公开招标：适用于金额较大（如超过10万元）或标准化程度高的采购，需发布招标公告、组织开标评标，确定中标供应商。

询比价：适用于金额适中（如1万-10万元）的采购，需向至少3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量及交期后确定供应商。

单一来源采购：适用于唯一供应商或紧急采购情况，需经采购总监审批。

确定供应商后，采购专员与供应商签订《采购合同》或下达《采购订单》，明确物资/服务名称、规格、数量、单价、总价、交付时间、交付地点、验收标准、付款方式及违约责任等条款。

《采购订单》需经采购部经理、需求部门负责人及财务部审核签字后生效，同步发送至供应商及相关部门（如仓库、财务部）。

输出成果：《采购合同》/《采购订单》（审核版）

（五）订单跟踪与交付协调

责任部门/人：采购专员、供应商

操作说明：

采购专员通过电话、邮件或系统对接等方式，定期跟踪供应商生产/备货进度，保证按订单约定时间交付。

若供应商可能延期交付，需提前3个工作日通知采购部，说明原因及预计交付时间，采购部与需求部门沟通后协调解决方案（如调整交付顺序、更换供应商等）。

物资/服务送达前，采购专员需向需求部门及仓库部发送《到货通知》，明确到货时间、数量及注意事项。

输出成果：《到货通知》

（六）验收与入库

责任部门/人：需求部门、仓库部、质量部（若有）、采购专员

操作说明：

需求部门或质量部根据《采购订单》及验收标准对到货物资/服务进行验收：

数量验收：核对实物数量与订单是否一致，短缺或超额需当场记录并通知供应商。

质量验收：检查物资规格、型号、外观、功能等是否符合要求，必要时送检或提供第三方检测报告。

服务验收：针对服务类采购（如IT运维），需根据服务协议完成功能测试、效果评估，确认服务达标。

验收合格后，需求部门、仓库部、质量部（若有）在《收货验收单》上签字确认；验收不合格，需填写《不合格品处理单》，注明不合格原因，采购专员及时与供应商协商退换货或索赔事宜。

仓库部凭《收货验收单》（合格版）办理入库手续，更新库存台账，同步将入库信息反馈至财务部及需求部门。

输出成果：《收货验收单》、《不合格品处理单》（若有）

（七）付款申请与结算

责任部门/人：采购专员、财务部、总经理/财务总监

操作说明：

采购专员根据《采购合同》《收货验收单》及发票（若适用），填写《付款申请单》，注明合同号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款事由及附件清单（合同、验收单、发票等