行政工作处理流程与档案管理规范.docVIP

行政事务处理与档案管理规范工具模板

一、适用范围与工作目标

本规范适用于企业/单位内部行政事务的标准化处理及档案全生命周期管理，涵盖日常办公、会议组织、物资管理、文件归档等核心场景。旨在通过流程化、规范化操作，提升行政工作效率，保证档案资料的完整性、安全性与可追溯性，为决策支持与合规审计提供基础保障。

二、行政事务处理全流程指引

（一）日常办公事务处理（以办公设备申领为例）

事务发起

申请人根据工作需求，填写《办公设备申领表》（见模板1），注明设备名称、规格、数量、用途及预计使用时间，提交至部门负责人初审。

部门审核

部门负责人*核对申领合理性与必要性（如是否为岗位必需、是否存在闲置设备替代可能），签署意见后转交行政部。

行政部复核

行政部*根据设备库存情况、预算额度及公司制度进行复核，重点审核：

设备是否符合采购标准；

是否存在重复申领；

预算是否在部门额度内。

复核通过后，进入采购/调配流程；不通过则退回申请人并说明原因。

执行与反馈

采购类：行政部*按采购流程完成采购，验收后通知申请人领取，并更新《固定资产台账》；

调配类：行政部*从闲置设备中调配合规格设备，通知申请人领取，更新设备存放记录。

申请人领取时签字确认，行政部*在3个工作日内将《办公设备申领表》复印件归档。

（二）会议组织与管理（以部门例会为例）

会议筹备

确定会议：部门负责人*明确会议主题、时间（如每周五14:00）、地点、参会人员及议程；

发出通知：提前2个工作日通过OA系统/邮件发送《会议通知》（含议程、材料准备要求），同步确认参会人员availability；

准备物料：行政部*负责会场布置（投影仪、白板、签到表等）、会议材料打印（议程、上期会议纪要等）。

会议召开

签到：参会人员提前10分钟签到，迟到者需在《会议签到表》（见模板2）中注明原因；

主持：部门负责人*按议程主持会议，控制各环节时间（如议题讨论不超过30分钟）；

记录：指定专人（如*助理）记录会议要点，包括决议事项、责任部门/人、完成时限。

会后跟进

纪要整理：会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》（见模板3），经部门负责人*审核确认后，于次日发送至参会人员及相关部门；

归档：行政部*在会议结束后3个工作日内，将《会议通知》《会议签到表》《会议纪要》整理归档，电子版存入指定文件夹，纸质版按年度装订。

（三）外部事务对接（以单位来访接待为例）

对接需求

业务部门*提前3个工作日向行政部提交《来访接待申请表》（见模板4），说明来访单位、人数、职务、来访目的、接待标准及行程安排；

行政部*与来访方确认最终行程，同步协调用车、用餐、会议室等资源。

接待实施

迎接：行政部*安排人员在单位门口等候，引导至会议室；

会议：业务部门负责人与来访方洽谈，行政部负责茶水、资料准备，全程记录会议要点；

送别：洽谈结束后，按约定方式送别来访人员，必要时安排车辆送站。

记录与归档

接收后1个工作日内，行政部填写《接待工作小结》，包括接待过程、达成的共识/待办事项，经业务部门负责人确认后归档；

涉及费用报销的，附《接待费用明细表》（见模板5）按财务流程审批。

三、档案管理规范细则

（一）档案收集范围

行政管理类：制度文件、会议纪要、工作计划/总结、接待记录、物资台账等；

业务管理类：合同协议、项目方案、客户资料、审计报告等；

人事管理类：员工入职/离职材料、劳动合同、培训记录、绩效考核等；

财务类：预算报表、费用报销凭证（非敏感票据）、财务分析报告等（涉密财务档案按财务制度单独管理）；

其他：单位获得的荣誉证书、资质文件、重要影像资料等。

（二）档案分类与编号

分类标准

一级分类：按部门/职能划分（如“行政部”“财务部”“人力资源部”）；

二级分类：按文件类型划分（如“会议类”“合同类”“制度类”）；

三级分类：按年度/季度划分（如“2024年”“2024年Q1”）。

编号规则

档案编号=部门代码（2位）+文件类型代码（2位）+年份（4位）+流水号（3位）

示例：行政部会议类2024年第1份档案编号为“XZ-01-2024-001”（部门代码及类型代码需提前统一制定）。

（三）档案整理与归档

整理流程

排序：按文件形成时间顺序排列；同一类型文件按“重要程度→时间”排序；

编页：纸质档案每页标注页码（正面为1，反面为2，单面编页）；

装订：左侧装订，厚度不超过3cm，超过的分册装订，每册标注“第X册/共X册”；

填写目录：按《档案目录表》（见模板6）逐项录入档号、题名、责任者、日期、页数、密级、存放位置等信息。

归档要求

时间节点：事务办理完毕后30个工作日内完成归档（如会议纪要在会后3个工作日内整理，次月初完成上月档案归档）；

交接手续：档案管理员*与移交人共同核对档案数量及目录，双方签字确认《档