企业采购申请及审批高效流程表.docVIP

适用场景与业务范畴

在企业日常运营中，各类采购需求频繁发生，从办公用品、生产辅料到大型设备、服务外包，均需通过规范流程保证采购行为的合规性、经济性和及时性。本流程表适用于企业内部所有部门的采购申请审批管理，涵盖常规物资采购、项目专项采购、紧急临时采购等多种场景，旨在通过标准化操作减少沟通成本、明确责任分工，同时规避采购风险，保障资源高效配置。

标准化操作流程详解

第一步：需求发起与申请单填写

操作人：需求部门申请人（如行政专员、项目负责人等）

明确采购需求：根据部门工作计划或实际需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途及期望交付时间。

填写《采购申请单》：需完整填写申请部门、申请人、联系方式、申请日期、预算科目等基本信息，并在“采购明细”栏详细列出物品/服务要求（如“办公用A4纸，80g，白色，500包/箱，需10箱”）。

附件准备：若涉及技术参数、图纸或市场询价记录，需一并提供作为审批依据。

关键说明：申请信息需真实、准确，避免模糊描述（如“一批办公用品”应明确具体品类和数量）。

第二步：部门内部初审

操作人：需求部门负责人

审核必要性：确认采购需求是否符合部门工作目标，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）。

核对预算：检查申请采购项是否在部门年度预算范围内，超预算需说明理由并附预算调整申请。

签署意见：在《采购申请单》“部门负责人意见”栏签字确认，通过后提交至采购部门。

关键说明：部门负责人需对需求的合理性负首要责任，避免盲目采购或超预算支出。

第三步：采购部门专业审核

操作人：采购专员/采购部门主管

需求合规性核查：确认采购项目是否符合企业采购管理制度（如是否属于集中采购目录、是否需要公开招标等）。

市场调研与方案制定：

常规采购：至少向2家合格供应商询价，对比价格、质量、交期后形成采购建议；

大额/复杂采购：组织技术部门共同评估供应商资质，制定招标或谈判方案。

审批意见签署：在“采购部门意见”栏填写审核结果（如“同意按建议方案采购”“需补充技术参数后重审”），并附询价记录或供应商对比表。

关键说明：采购部门需保证采购过程符合“质优价廉、及时供应”原则，优先选择合作良好、资质齐全的供应商。

第四步：财务部门复核

操作人：财务专员/财务主管

预算符合性检查：核对申请采购项是否纳入年度预算，预算指标是否充足；未纳入预算的项目需确认是否已履行预算追加流程。

资金安排评估：结合企业现金流状况，评估采购资金支付计划的可行性（如大额采购是否需分期付款）。

签署意见：在“财务部门意见”栏签字，重点标注“预算已落实”“建议分批付款”等关键信息。

关键说明：财务部门需严格把控预算执行，保证资金使用合规、高效。

第五步：分级审批与决策

操作人：按采购金额分级审批（示例：企业可根据自身规模设定权限）

小额采购（如≤5000元）：由采购部门负责人、财务部门负责人审批后生效；

中额采购（如5000元-5万元）：需分管副总审批；

大额采购（如＞5万元）：需提交总经理办公会或决策委员会集体审议。

关键说明：审批需在规定时限内完成（如一般采购不超过3个工作日），避免因流程延误影响工作进度。

第六步：采购执行与订单下达

操作人：采购专员

确定供应商：根据审批意见，选择最优供应商并签订采购合同（订单），明确交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

下达订单：通过书面订单或系统流程向供应商发送采购指令，同步抄送需求部门和财务部门。

关键说明：采购合同需经法务部门审核（如涉及大额或复杂采购），保证法律风险可控。

第七步：验收入库与交接

操作人：需求部门指定人员、仓库管理员（如需入库）

货物验收：需求部门对照采购订单核对物品名称、规格、数量、质量，必要时可联合质检部门进行专业检测（如设备功能测试）。

入库管理：需入库物品由仓库管理员核对无误后办理入库手续，填写《入库单》；无需入库的直接交付需求部门，双方签字确认。

问题反馈：若验收不合格（如数量短缺、质量不符），需在24小时内反馈至采购部门，由采购部门联系供应商退换货或索赔。

关键说明：验收环节需责任到人，避免“只签收不检查”导致后续纠纷。

第八步：财务结算与档案归档

操作人：财务专员、采购专员

结算申请：需求部门或采购部门凭《采购申请单》《采购合同》《入库单》《验收单》等完整单据，向财务部门申请付款。

财务审核：财务部门核对单据一致性无误后，安排付款（如转账、支票等），并同步更新账务信息。

档案归档：采购专员将采购全流程文件（申请单、审批表、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于3年。

关键说明：付款需严格执行“三单匹配”原则（订单、入库单、发票），避免重复付款或资金风险。

采购申请单模板设计

采购申请单

编号：CG-2024-X

申请日期：YYYY年MM月DD日