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企业内审流程与规范标准化文档

一、适用情境与启动条件

本标准化文档适用于企业内部各类审核场景，主要包括：

常规监督性内审：每年度/半年度对各部门管理体系运行情况的系统性检查，保证制度落地与流程合规；

专项问题内审：针对特定领域（如质量管理、资金管理、信息安全等）出现的异常情况或风险隐患开展的定向核查；

体系认证/升级内审：在外部认证（如ISO体系）前或内部管理体系优化前，对现有流程的完整性与有效性进行预审；

管理层需求内审：因战略调整、组织架构变动或新业务拓展，需对相关流程进行合规性评估时启动。

启动条件：由企业最高管理者或内审主管部门（如质量管理部、审计部）发起，明确审核目的、范围及资源保障，形成书面《内审任务书》后即可启动流程。

二、标准化操作流程与关键节点

（一）策划阶段：明确审核框架

确定审核目标与范围

根据内审任务书，明确审核核心目标（如“核查采购流程合规性”“评估质量目标达成情况”）；

界定审核范围（如“涉及2024年Q1所有采购订单的部门及流程”），避免范围模糊或遗漏。

组建内审团队

选拔具备独立性（与被审核部门无直接业务关联）、专业能力（熟悉相关管理体系法规及企业制度）的审核员，组成2-3人审核组；

指定审核组长，负责统筹审核计划、协调资源及审核报告的最终确认。

制定审核计划

内容包括：审核目的、范围、依据（如《ISO9001:2015标准》《企业采购管理制度》）、审核组成员、受审核部门/人员、审核日程（具体到日期、时段、审核内容）、沟通安排（如首次会议时间）；

计划需提前5个工作日下发给受审核部门，确认无异议后执行。

（二）准备阶段：夯实审核基础

收集审核资料

向受审核部门索取与审核范围相关的文件、记录，如：管理制度、流程文件、操作指引、过往审核报告、会议纪要、执行记录（如采购订单、验收单、培训记录）、数据报表等；

审核组对资料进行初步梳理，识别重点审核项（如“采购审批权限是否越级”“质量检测记录是否完整”）。

编制检查表

依据审核依据（制度/标准）及重点审核项，细化检查内容、判断标准及证据收集方式；

示例：检查项“采购审批流程”，检查内容为“金额≥5万元的采购是否经部门经理及分管副总双签”，判断标准为“抽查3笔订单，审批手续齐全率100%”，证据收集方式为“查阅采购订单原件及审批记录扫描件”。

召开审核预备会

审核组内部沟通审核计划、检查表分工及注意事项，保证审核方向一致；

若涉及跨部门审核，需提前与相关部门接口人确认资料准备及现场配合安排。

（三）实施阶段：现场核查与证据收集

首次会议

参会人员：审核组、受审核部门负责人及关键岗位人员；

议程：审核组长说明审核目的、范围、流程、纪律及时间安排，受审核部门负责人确认配合资源，解答疑问后双方签字确认《首次会议签到表》。

现场审核

方法运用：结合“查阅记录（文件/数据）、现场观察（操作/环境）、人员访谈（员工/管理者）”三种方式，交叉验证信息真实性；

证据要求：记录需客观（如“2024年3月15日A部门采购订单编号，审批人为，缺少分管副总签字”）、可追溯（注明记录编号、日期、位置）、充分（同一问题需至少2项证据支撑）；

沟通技巧：访谈时采用开放式提问（如“请描述一下采购订单的审批流程”），避免引导性提问，对关键信息要求受访者复述确认。

不符合项判定

现场发觉与审核依据不符的情况，立即与受审核部门沟通确认，避免争议；

按“体系性不符合（制度缺失）、实施性不符合（未按制度执行）、效果性不符合（执行未达目标）”分类，填写《不符合项报告》，描述清晰“事实+违反条款+后果”。

末次会议

审核组通报审核发觉（含亮点与不符合项），说明判定依据，听取受审核部门申辩；

确认不符合项整改要求（完成时限、责任人），双方签字确认《末次会议签到表》。

（四）报告阶段：输出审核结论

编制审核报告

审核组长汇总审核过程资料（检查表、不符合项报告、访谈记录等），编制《内审报告》；

内容包括：审核概况（目的/范围/日期/依据）、审核过程概述、审核发觉（亮点统计、不符合项详情）、审核结论（管理体系有效性评价、风险等级建议）、改进建议。

审核报告审核与分发

审核报告经内审主管部门负责人审核、最高管理者审批后，分发至受审核部门、管理层及相关部门；

涉及敏感信息的内容需脱敏处理（如隐去具体数据、人名用*代替）。

（五）整改阶段：闭环管理

制定整改计划

受审核部门收到《不符合项报告》后3个工作日内，分析根本原因（如“审批流程未明确权限划分”“员工对制度不熟悉”），制定《纠正与预防措施计划》，明确整改措施、责任人、完成时限；

审核组对整改措施的可行性进行审核，保证“纠正（已发生问题整改）+预防（潜在风险规避）”结合。

实施整改与验证

责任人按计划落实整改（如修订审批权限文件、组织制度培训）；

整改期限届满后