公司内审自查标准化清单.docVIP

公司内审自查标准化清单工具指南

一、适用场景说明

本标准化清单工具适用于公司内部各部门、各分支机构开展常态化内审自查工作，具体场景包括：

常规年度/半年度内审前：全面梳理业务流程与管理制度执行情况，提前排查风险点；

专项领域检查：针对财务、人力资源、采购、信息安全等特定模块进行深度自查；

新制度/新流程落地后：验证制度执行有效性，及时调整优化操作规范；

监管要求或内部审计发觉问题整改后：跟踪整改措施落实情况，防止问题反弹；

业务扩张或组织架构调整期：保证新增业务或调整后的流程符合内控要求。

二、标准化自查操作流程

步骤1：明确自查目标与范围

目标确定：根据公司年度审计计划、近期风险提示或管理层要求，明确本次自查的核心目标（如“规范采购流程审批”“强化费用报销合规性”等）。

范围界定：确定自查的部门、业务模块、时间周期（如“2024年Q3销售部门合同管理”“2024年上半年财务报销流程”）及关键风险点（如“合同审批权限”“发票合规性”“数据备份”等）。

步骤2：成立自查工作小组

人员组成：由部门负责人担任组长，抽调业务骨干、内审联络员（专员）组成小组，保证成员熟悉自查领域业务及流程。

职责分工：明确组长统筹协调，组员按模块划分检查责任（如主管负责合同模块，专员负责数据模块），避免职责重叠或遗漏。

步骤3：制定自查计划

时间安排：制定详细自查时间表，明确启动会、现场检查、问题汇总、报告提交等关键节点（如“9月1日-9月5日：资料收集；9月6日-9月10日：现场检查”）。

资源准备：梳理所需资料清单（如制度文件、流程记录、审批单据、系统日志等），提前通知相关部门配合准备。

步骤4：实施现场检查

方法运用：结合以下方法开展检查，保证结果客观全面：

文件审阅：查阅制度文件、会议纪要、审批记录等，验证流程完整性；

抽样核查：按业务发生频率或风险等级抽取样本（如随机抽取10份合同、20笔报销单），检查执行细节；

现场访谈：与关键岗位人员（如采购经办人、数据管理员）沟通，知晓操作实际执行情况；

系统测试：通过业务系统后台数据，核对流程留痕、权限设置等是否符合规范。

问题记录：对发觉的问题即时记录，注明问题描述、涉及文件/单据编号、责任岗位及初步风险等级（高/中/低）。

步骤5：汇总自查结果

问题分类：将发觉的问题按“制度执行类”“流程操作类”“数据管理类”“合规风险类”等维度分类，保证问题归属清晰。

原因分析：针对每个问题，追溯根本原因（如“制度未更新”“培训不到位”“系统权限设置错误”等），避免仅停留在表面现象。

步骤6：制定整改方案

措施制定：针对每个问题，明确具体整改措施（如“修订采购审批制度，增加三重审核环节”“组织全员培训新报销流程”）、责任部门/责任人（如“财务部：*经理”）、完成时限（如“2024年9月30日前”）。

风险应对：对高风险问题，制定临时管控措施（如“暂停某类业务审批直至流程优化完成”），降低短期风险。

步骤7：跟踪整改落实

进度监控：由自查小组定期（如每周）跟进整改进度，对逾期未完成的事项及时提醒并上报。

效果验证：整改完成后，通过复查文件、抽样检查等方式验证整改有效性，保证问题彻底解决。

步骤8：编制自查报告

内容框架：

自查背景与范围；

自查方法与过程概述；

发觉问题清单（含问题描述、原因、风险等级）；

整改措施与进度；

自查结论（整体合规性评价、剩余风险提示）；

改进建议（如“优化系统权限管理机制”“建立定期自查提醒机制”）。

审核与提交：报告经部门负责人审核后，提交至公司内审部门归档。

三、配套工具表格

表1：内审自查计划表

自查阶段

主要内容

责任人

时间节点

备注（如所需资料）

准备阶段

明确自查目标、范围、小组分工

组长：*经理

2024-09-01

下发自查通知，收集制度文件

资料收集阶段

汇总业务记录、审批单据等

组员：*专员

2024-09-05

重点抽取近半年合同样本

现场检查阶段

实施文件审阅、抽样核查等

全体组员

2024-09-10

记录问题台账

整改跟踪阶段

督促整改措施落实，验证效果

组员：*主管

2024-09-25

每周更新整改进度表

报告编制阶段

撰写自查报告，提交审核

组长：*经理

2024-09-30

内审部门备案

表2：内审自查问题记录表

问题描述（示例）

涉及部门/岗位

问题类别

风险等级

发觉时间

原因分析（示例）

采购合同未附三家比价记录

采购部：*经办人

流程操作类

中

2024-09-06

未严格执行比价制度

员工考勤数据与系统记录不一致

人事部：*主管

数据管理类

低

2024-09-07

考勤表更新滞后

费用报销单缺少部门负责人签字

销售部：*员工

制度执行类

高

2024-09-08

审核流程未闭环

表3：内审自查整改跟踪表

问题描述（引用问题记录表编号）