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发动机厂档案销毁管理办法

发动机厂档案销毁管理办法

第一章总则

本办法旨在规范生产型企业在发动机生产及运营过程中产生的档案资料销毁管理，确保档案信息安全、合规处置，降低数据泄露风险，同时满足质量管理体系（如GB/T19001-2016）及环境管理要求。本办法适用于所有涉及档案创建、存储、使用及销毁的部门和岗位，强调全流程可追溯与风险控制。企业应将档案销毁管理纳入年度计划，体现PDCA循环的持续改进理念。

第二章职责分工

2.1档案管理部门

负责制定档案销毁标准与流程，组织销毁实施，监督销毁过程，并维护销毁记录。部门负责人为档案销毁管理的最终责任人，需具备质量管理体系知识。

2.2生产部门

负责生产过程中产生的技术档案（如SOP、OEE报告）的定期评估与销毁申请，需确保档案内容与生产实际一致。班组长需对班组档案的准确性负责，每月提交一次销毁建议清单。

2.3设备管理部门

负责设备维修记录、FMEA分析报告等档案的物理销毁，需使用符合保密标准的碎纸机，并保留销毁前后的设备状态记录。

2.4信息安全部门

负责电子档案的加密与销毁，需定期对存储设备进行数据擦除，并记录操作日志。部门主管需通过年度信息安全培训，掌握数据销毁技术标准。

第三章档案销毁范围与标准

3.1销毁范围

3.1.1生产类档案：报废批次的发动机技术图纸、不合格品检验报告、SOP执行记录等。

3.1.2设备类档案：闲置设备维护手册、故障维修历史记录、FMEA失效模式分析表。

3.1.3质量类档案：过期客户反馈报告、内部审核不符合项整改记录、空白的检验证书。

3.2销毁标准

3.2.1物理档案需采用碎纸机粉碎，单张纸片尺寸不大于[2mm×5mm]，并确保无残页留存。

3.2.2电子档案需使用符合NIST800-88标准的擦除软件，确保数据不可恢复。

3.2.3涉密档案需由两人以上监督销毁，并拍照留存销毁前后的状态凭证。

第四章销毁流程

4.1销毁申请

生产部门在档案保管期满后[3个月]或档案内容失效时，填写《档案销毁申请单》，附上档案清单及销毁理由。

4.2审批流程

《档案销毁申请单》需经班组长（生产部门）、部门主管（档案管理部门）、厂长三级审批，审批周期不超过[5个工作日]。紧急销毁需求需经厂长直批。

4.3执行过程

4.3.1物理档案：开始→申请→审批通过→档案管理部门通知设备管理部门执行→碎纸机销毁→现场监督人签字→记录归档。

4.3.2电子档案：开始→申请→审批通过→信息安全部门执行数据擦除→验证销毁结果→操作员签字→日志归档。

4.4记录归档

销毁过程需全程录像，并附加《档案销毁记录表》，表内需注明销毁时间、地点、销毁人、监督人、销毁数量及设备型号。记录表需至少保存[5年]。

第五章风险管控

5.1技术风险

电子档案销毁时可能因软件漏洞导致数据残留，需每年委托第三方机构审核擦除工具的有效性，并更新擦除标准。

5.2操作风险

碎纸机可能因超负荷导致卡纸，设备管理部门需每日检查碎纸机状态，并设置销毁前档案预分页机制，单次处理量不超过[500页]。

5.3管理风险

档案销毁审批流程中可能存在延误，需建立电子审批系统，将审批节点与ERP系统集成，确保审批周期≤[3个工作日]。

5.4环境风险

碎纸机作业可能产生粉尘，设备管理部门需配备防尘装置，并定期清洁碎纸机周围环境，符合GB30969-2014标准。

第六章PDCA循环改进

6.1计划阶段

档案管理部门每半年编制《档案销毁计划》，基于上期销毁数据（如销毁量、审批时长）制定改进目标。例如，将审批时长从[4个工作日]优化至[3个工作日]。

6.2执行阶段

执行过程中需同步记录异常情况，如发现销毁设备故障，需立即启动备用设备，并分析故障原因，更新操作规程。

6.3检查阶段

每季度由内审员抽查[20份]销毁记录，验证流程符合性，重点关注监督人签字是否完整、记录表格式是否统一。

6.4改进阶段

根据检查结果，档案管理部门需每月发布《改进通知》，如发现多次审批延误，需优化审批权限分配，推行分级授权机制（如班组长可直接审批[100页]以下档案）。

第七章特殊管控要点

7.1涉密档案管理

核心发动机设计图纸需采用双重销毁机制，即物理销毁前需经设计部门二次确认，并记录在案。

7.2供应商档案管理

供应商资质文件在合同到期后[1年]失效，由采购部门联合质量部门共同销毁，确保无未授权信息泄露。

7.3数字化档案管理

电子档案销毁需与IT部门协作，建立销毁任务自动触发机制，如文档创建日期超过[5年]且未使用，系统自动生成销毁建议。

第八章附则