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2025年合同、档案管理制度(推荐)

总则

目的

为加强公司合同与档案管理，规范合同签订、履行、档案收集、整理、保管等工作，维护公司合法权益，提高公司管理水平和运营效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于公司及下属各部门、分支机构的合同管理与档案管理工作。

管理原则

合同管理遵循依法合规、全面管理、全程监控、分类分级的原则；档案管理遵循集中统一、完整准确、安全保密、便于利用的原则。

合同管理

合同签订前管理

市场调研与项目评估

业务部门在开展业务活动前，应对市场进行充分调研，对合作项目进行全面评估，包括但不限于合作方的信誉、财务状况、市场竞争力等。调研和评估结果应形成书面报告，作为是否签订合同的重要依据。

合作方资格审查

在与合作方签订合同前，由法务部门会同相关业务部门对合作方的主体资格、资质证书、授权委托书等进行严格审查。审查内容包括合作方是否具有独立法人资格、是否具备履行合同的能力和条件等。对于重大合同，还应要求合作方提供近期的财务报表、业绩证明等资料。

合同文本起草

合同文本原则上由业务部门负责起草，对于重大、复杂的合同，可邀请法务部门或外部律师参与起草。合同文本应符合国家法律法规的规定，条款内容应明确、具体、完整，避免使用模糊、歧义的语言。合同应包括但不限于以下主要条款：当事人的名称或姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。

合同审核

合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交法务部门进行审核。法务部门应从法律角度对合同条款进行审查，提出修改意见和建议。对于涉及财务、技术、质量等专业问题的合同，还应组织相关部门进行会签。审核通过后的合同，方可提交公司领导审批。

合同签订管理

合同审批权限

根据合同金额、重要程度等因素，实行分级审批制度。一般合同由业务部门负责人审批，重要合同由分管领导审批，重大合同由总经理或董事会审批。审批人应严格按照审批权限进行审批，不得越权审批。

合同签订

合同经审批通过后，由法定代表人或其授权代表与合作方签订合同。授权代表应持有法定代表人签署的授权委托书，在授权范围内签订合同。合同签订应采用书面形式，并加盖公司合同专用章。合同签订后，业务部门应及时将合同副本送交法务部门、财务部门等相关部门备案。

合同履行管理

合同执行跟踪

业务部门应指定专人负责合同的执行跟踪，及时掌握合同履行情况。在合同履行过程中，如发现合作方有违约行为或其他异常情况，应及时采取措施，并向法务部门报告。

合同变更与解除

如因客观情况发生变化，需要对合同进行变更或解除的，业务部门应及时与合作方协商，并签订书面变更或解除协议。变更或解除协议应按照合同签订的程序进行审批和签订。

合同纠纷处理

如发生合同纠纷，业务部门应及时收集相关证据，并向法务部门报告。法务部门应根据纠纷的具体情况，制定处理方案，采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部门的工作。

合同档案管理

合同档案收集

合同签订后，业务部门应及时将合同原件、审批文件、相关附件等资料整理归档，送交档案管理部门保存。档案管理部门应建立合同档案台账，对合同档案进行详细记录。

合同档案保管

合同档案应按照年度、类别等进行分类存放，妥善保管。档案管理部门应定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。

合同档案查阅与借阅

公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写查阅或借阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅人员应遵守档案管理规定，不得损坏、涂改、丢失档案资料。

档案管理

档案收集

收集范围

公司档案包括但不限于合同档案、行政档案、财务档案、人事档案、技术档案等。各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门形成的各类档案资料。

收集要求

档案资料应真实、完整、准确，具有保存价值。收集的档案资料应按照规定的格式和要求进行整理，注明日期、来源、内容等信息。

档案整理

分类编号

档案管理部门应按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类编号，建立档案索引。分类编号应科学合理，便于查找和管理。

装订成册

对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订成册，并在封面注明档案名称、年度、保管期限等信息。对于电子档案，应按照规定的格式进行存储，并建立电子档案目录。

档案保管

保管环境

档案保管应具备良好的环境条件，如防火、防潮、防虫、防盗等。档案库房应定期进行检查和维护，确保档案的安全和完整。

保管期限

档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司重要的决策文件、财务报表、合同协议等；长期保管的档案保管期限为16-50年，短期保管的档案保管期限为1-15年。档案管理部门应根据档案的保管期限，定期对档案进行清理和销