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企业文档审核标准化操作流程指南

一、适用范围与场景

本流程适用于企业内部各类正式文档的审核管理，涵盖但不限于：

内部管理制度（如人力资源、财务、行政等管理规范）；

对外合同协议（业务合同、服务协议、保密协议等）；

重要报告文件（年度工作报告、项目总结、审计报告、风险评估报告等）；

审批类材料（预算申请、采购申请、人事任免、奖惩决定等）；

标准化模板（各类表单、函件、通知的标准格式）。

当上述文档需正式发布、执行或对外提交时，均需通过本标准化审核流程，保证内容准确、合规、完整，降低企业运营风险。

二、标准化操作步骤详解

步骤一：文档提交与受理

操作内容：

提交人（各部门指定文档专员或项目负责人*）需填写《文档审核申请表》（详见模板1），明确文档名称、类型、提交部门、紧急程度（普通/紧急/特急）、文档摘要及需重点审核的方向（如合规性、数据准确性等）。

提交人将待审核文档（最终版电子稿及纸质稿，若需）与《文档审核申请表》一并提交至文档管理部门（如行政部或综合管理部*）。

文档管理部门收到材料后，1个工作日内完成形式检查：确认文档命名规范、版本号唯一性、申请表信息完整无误后，录入《文档审核进度跟踪表》（详见模板3），并分配唯一审核编号，反馈给提交人。

责任人：提交人、文档管理部门专员*

输出物：《文档审核申请表》《文档审核进度跟踪表》（初始状态）

步骤二：形式审查

操作内容：

文档管理部门将审核编号及文档材料流转至形式审查岗（通常为文档管理部门专员*），重点检查：

格式规范性：字体、字号、行距、页眉页脚、页码等是否符合企业《公文格式标准》；

信息完整性：文档标题、发文部门、日期、密级（若有）、附件清单等要素是否齐全；

版本控制：是否为最新修订版，版本号是否符合规范（如V1.0、V2.1）。

若形式审查不通过，形式审查岗需在1个工作日内反馈具体修改意见至提交人，要求在规定时限（普通2个工作日，紧急1个工作日）内完成修改后重新提交。

审查通过后，形式审查岗在《文档审核进度跟踪表》中标记“形式审查通过”，并流转至内容审核岗。

责任人：形式审查岗*

输出物：《文档审核进度跟踪表》（形式审查完成）

步骤三：内容审核

操作内容：

文档管理部门根据文档类型，将材料分配至对应的内容审核岗（如制度类审核人力资源部，合同类审核法务部，报告类审核业务主管部门*）。

内容审核岗需在规定时限内（普通3个工作日，紧急2个工作日，特急1个工作日）完成以下审核：

准确性：数据、事实、引用政策等是否准确无误，与历史文档是否存在冲突；

逻辑性：章节结构是否清晰，条款之间是否存在矛盾，表述是否无歧义；

实用性：内容是否符合企业实际操作需求，是否明确责任主体、执行流程及时间节点。

审核完成后，内容审核岗需填写《文档审核意见反馈表》（详见模板2），明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并注明具体修改意见（如“第3.2条需补充审批流程”“数据需更新至2023年第四季度”等）。

若结论为“修改后通过”或“不通过”，内容审核岗需将意见同步至提交人，并明确修改时限（普通2个工作日，紧急1个工作日）；提交人修改后重新提交至内容审核岗，直至审核通过。

责任人：内容审核岗（各部门负责人*）、提交人

输出物：《文档审核意见反馈表》《文档审核进度跟踪表》（内容审核完成）

步骤四：合规性检查

操作内容：

内容审核通过后，文档流转至合规性检查岗（通常为企业风控部或合规管理专员*），重点审核：

法律法规：是否符合国家现行法律、行政法规及行业监管要求（如《劳动合同法》《民法典》等）；

内部制度：是否符合企业已发布的各项管理制度、战略规划及内部管控要求；

风险防范：是否存在法律风险、操作风险、声誉风险等（如合同条款中的免责声明是否明确、制度中的奖惩措施是否合规）。

合规性检查岗需在2个工作日内完成审核，并填写《文档审核意见反馈表》，出具“合规通过”或“合规不通过”结论。

若“合规不通过”，需详细说明风险点及修改建议，提交人根据意见修改后重新提交合规性检查；通过后，在《文档审核进度跟踪表》中标记“合规检查通过”。

责任人：合规性检查岗*

输出物：《文档审核意见反馈表》《文档审核进度跟踪表》（合规检查完成）

步骤五：最终审批与发布

操作内容：

合规检查通过后，文档流转至最终审批人（根据文档类型确定：一般制度审批分管领导，重要制度/合同审批总经理/董事长）。

最终审批人需在1-3个工作日内（根据文档重要性）完成审批，审批结论分为：

批准：同意文档发布或执行；

否决：说明理由，文档退回至提交人，需重大修改后重新启动审核流程；

补充说明：提出修改意见，由文档管理部门协调相关部门完善后重新报批。

审批通过后，文档管理部门在《文档审核进度跟踪表》中标记“审批完成”，并根据文档类型确定发布渠道：

内部制度：通过