合同管理流程及标准模板汇编.docVIP

合同管理流程及标准模板汇编

一、适用业务范围与典型应用场景

本流程及模板适用于企业日常经营中各类合同的规范管理，涵盖采购、销售、服务、租赁、技术合作、委托代理等业务类型。典型应用场景包括但不限于：

企业与供应商签订原材料采购合同时明确供货周期、质量标准及付款条件；

企业与客户签订服务外包合同时界定服务范围、交付成果及验收标准；

企业与合作伙伴签订技术授权合同时约定知识产权归属、使用权限及收益分配；

企业与租赁方签订场地设备租赁合同时确定租赁期限、租金标准及维护责任。

二、合同全生命周期管理操作流程

（一）合同立项与需求确认

需求发起：业务部门根据实际经营需求，填写《合同立项申请表》，明确合作方背景、合同标的、核心需求（如数量、质量、交付时间、预算金额等），并附相关支持文件（如招投标结果、会议纪要等）。

需求审核：部门负责人对申请表内容的必要性、合理性进行审核，重点核查预算是否符合年度预算规划，需求是否符合公司战略目标。审核通过后提交至法务部门备案。

（二）合同起草与内容审核

模板选择：根据合同类型（如采购类、服务类），从《标准合同模板库》中选择对应基础模板，不得使用未经审核的自制模板。

内容填写：业务部门结合立项需求，填写合同核心条款，包括但不限于：

合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人*及联系方式）；

合同标的（名称、规格型号、技术参数等描述需清晰可执行）；

权利义务（双方主要权利、履约期限、地点、方式）；

费用条款（价款、收费标准、支付方式、账户信息）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方式）；

其他约定（保密条款、知识产权、不可抗力等）。

合规审核：

业务审核：法务部门重点核查条款合法性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任可执行性；

财务审核：财务部门核对金额准确性、支付方式合理性、发票类型约定（如“增值税专用发票”）及税务合规性；

风控审核：风控部门评估合同履行风险（如对方履约能力、不可抗力影响），提出风险应对建议。

审核通过后，由业务部门形成合同终稿。

（三）合同审批与生效

审批流程：根据合同金额及重要性，按权限逐级审批（示例）：

金额≤10万元：业务部门负责人→法务专员→财务经理；

10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务专员→财务经理→分管副总*；

金额＞50万元：业务部门负责人→法务专员→财务经理→分管副总→总经理。

审批人需在《合同审批表》签署明确意见（同意/修改后同意/不同意），并说明理由。

生效条件：审批通过后，合同需加盖公司公章或合同专用章（严禁个人印章替代）；若约定需签字并盖章，则法定代表人或授权代表签字与盖章缺一不可。

（四）合同签署与分发

签署方式：

纸质合同：双方当面签署，保证合同文本与审批版本一致，签署页需填写签署日期；

电子合同：通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，需确认对方主体身份及电子签名有效性。

文本分发：签署后，原件至少一式三份（甲方执两份，乙方执一份），由行政部统一编号、登记；电子版同步至公司OA系统及合同管理档案库，保证各部门可按权限查阅。

（五）合同履行与跟踪

履约执行：业务部门为履约第一责任人，按合同约定推进执行（如采购合同跟踪生产进度、服务合同监督服务质量），并留存履约凭证（如交付单、验收报告、沟通记录）。

进度监控：每月末，业务部门填写《合同履行跟踪表》，向法务部门及分管领导汇报履约进度，对可能出现的延迟、质量问题等风险及时预警。

（六）合同变更与解除

变更流程：因市场环境、需求变化等需变更合同时由双方协商一致并签订《合同变更协议》，注明变更内容、生效时间及原合同其他条款效力，变更协议需按原审批流程审核。

解除条件：符合法定或约定解除情形（如一方严重违约、不可抗力导致合同无法履行）时，由业务部门提出解除申请，法务部门审核解除程序合法性，双方签订《合同解除协议》，明确已履行部分结算、违约责任承担及后续处理方案。

（七）合同归档与复盘

归档要求：合同履行完毕或解除后，业务部门在15日内整理合同正本、审批表、签署页、变更/解除协议、履约凭证等资料，移交至档案管理部门归档。归档资料需标注合同编号、名称、归档日期，保管期限按公司档案管理规定执行（一般合同不少于10年，重要合同不少于20年）。

复盘总结：每季度，法务部门组织业务、财务部门对季度内合同管理情况进行复盘，分析常见风险点（如条款漏洞、履约延迟原因），优化模板及流程，形成《合同管理复盘报告》提交管理层。

三、标准合同模板框架与填写指引

（一）采购合同模板框架

条款类别

核心内容

合同编号

公司简称+年份+合同类型（采）+序号（如：公司2024采001）

甲方（采购方）

名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人*、电话（公司