标准化办公室文档归档流程.docxVIP

标准化办公室文档归档流程

一、引言：文档归档的意义与原则

在日常办公中，各类文档是信息传递、决策依据、工作记录的重要载体。文档归档作为办公室管理的基础性工作，其标准化程度直接影响着工作效率、信息安全及知识传承。一个清晰、规范的归档流程，能够确保文档的系统性、完整性和可追溯性，为后续的查阅、利用乃至审计工作提供坚实保障。

标准化文档归档应遵循以下核心原则：

*真实性原则：归档的文档必须是办理完毕的、具有原始记录性的真实材料。

*完整性原则：确保归档文档的齐全完整，避免残缺、遗漏。

*规范性原则：从文档的收集、整理、分类到保管、利用，均需遵循统一的标准和方法。

*安全性原则：采取必要措施，保障归档文档在存储和使用过程中的安全，防止失泄密、损坏或丢失。

*易用性原则：归档体系应便于理解和操作，确保文档能够被快速、准确地检索和利用。

二、标准化归档流程详解

（一）文档的收集与初步整理

文档收集是归档工作的起点，应做到及时、全面。

1.确定归档范围：明确界定哪些类型的文档需要归档。通常包括：上级来文、本单位发文、内部请示与批复、会议纪要、合同协议、项目资料、财务凭证（由财务部门按专业规定处理）、重要的工作记录、对外交往文件等。临时性、事务性的便条、通知等，若无长期保存价值，可不予归档。

2.收集责任：各部门应指定专人（通常为部门文员或兼职档案员）负责本部门日常工作中形成文档的及时收集。对于跨部门协作项目，应由项目负责人协调文档的汇总与移交。

3.定期收集与即时移交：对于日常性文档，可设定每周或每月的固定收集时间；对于具有阶段性或临时性的重要项目文档，在项目结束后应及时组织收集。个人在工作中形成的、属于归档范围的文档，应主动交由部门档案员。

4.初步筛选与鉴别：在收集过程中，对文档进行初步筛选，剔除重复、无效、过时或不具备保存价值的材料。同时，检查文档的完整性，如发文稿是否有签发手续，附件是否齐全等。

（二）文档的分类与编码

分类与编码是归档工作的核心环节，旨在建立一个逻辑清晰的检索体系。

1.制定分类体系：根据单位规模、业务特点和文档数量，选择合适的分类方法。常见的分类方法有：

*年度分类法：将文档按其形成年度进行划分，这是最基本、最常用的分类维度。

*组织机构分类法：按文档形成的部门或机构进行分类。

*问题分类法：按文档内容所反映的主题或问题进行分类。

*保管期限分类法：按文档的价值确定不同的保管期限（如永久、长期、短期）进行分类。

实际操作中，通常采用复合分类法，如“年度-组织机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”等。单位应统一规定分类体系，并确保其相对稳定。

2.编制档号：档号是文档在归档体系中的唯一标识。档号的编制应遵循唯一性、逻辑性、可扩展性原则。其结构应能反映文档的分类层次和顺序。例如，可由年度代码、部门代码、类别代码、案卷（或件）顺序号等要素组成。具体编码规则需在单位内部统一规范。

（三）著录与标引

著录是对文档的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程；标引则是赋予文档检索标识的过程。

1.著录项目：至少应包括文档的题名、责任者（形成单位或个人）、形成日期、档号、页数、保管期限、密级（如有）等核心字段。对于重要或复杂的文档，可增加摘要、主题词等项目。

2.著录规范：著录文字应准确、简洁，使用规范的汉字和符号。日期、数量等应采用阿拉伯数字。

3.主题标引：根据文档内容，选择恰当的主题词或关键词进行标引，以便于计算机检索。可参考相关的主题词表或单位内部约定的关键词表。

（四）装订与装盒

经过分类、编码、著录的文档，需要进行规范的装订和装盒，以利于保管和利用。

1.装订：

*去除金属物：装订前应将文档中存在的订书钉、回形针等金属物剔除，以免锈蚀文档。

*对齐整理：将文档页边对齐，破损的页面应先进行修补。

*装订方式：根据文档的厚度和重要性选择合适的装订方式，如线装、胶装、打孔夹条装等。一般以“件”为单位进行装订，一份完整的文件（含正本、定稿、附件等）可作为一件。

2.装盒：将装订好的文档按档号顺序装入规范的档案盒。档案盒封面应标明全宗名称、年度、保管期限、机构（或类别）等信息；盒脊应标明档号、年度、保管期限及盒内文档起止件号。

（五）入库与保管

文档入库是归档流程的阶段性终点，也是保管工作的开始。

1.入库登记：档案管理员在接收归档文档时，应仔细核对档号、数量、完整性等，并办理交接登记手续。

2.排架管理：档案盒应按档号顺序在档案柜中进行排列。排架方式可采用竖排或横排，确保存取方便。

3.库房环境：档案库房应保持清洁、干燥、通风，避免阳光直射、高温、高湿及有害生物（如虫、鼠）的侵害。必要时，可配备