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合同管理自动化工具及电子签章功能使用指南

一、适用业务场景

本工具及功能适用于各类企业、机构在日常运营中需高频处理的合同全生命周期管理场景，具体包括但不限于：

采购与供应链管理：企业与供应商之间的采购合同、框架协议、订单确认函等，需快速起草、审批、签署并跟踪履约进度；

销售与客户合作：与客户签订的销售合同、服务协议、保密协议等，需规范条款、缩短签署周期，提升客户体验；

人力资源与内部协作：劳动合同、竞业限制协议、内部授权委托书等，需保证合规性并实现员工合同的集中管理；

项目与外包服务：与合作伙伴或外包方签订的项目服务合同、交付协议等，需明确权责、实时监控签署状态；

跨部门/跨区域协作：涉及多部门审批或异地签署的合同，通过线上流程实现高效协同，避免纸质合同传递延误。

二、操作流程详解

（一）合同起草与模板调用

登录系统：用户通过企业统一身份认证登录合同管理自动化工具，进入“合同工作台”界面。

选择模板：

“新建合同”，系统自动展示预设模板库（如“采购合同模板”“销售合同模板”“劳动合同模板”等）；

根据业务需求选择对应模板，或“自定义模板”调用已保存的企业内部模板（支持Word、PDF格式导入）。

填写合同内容：

系统自动填充模板中的标准条款（如合同主体、违约责任、争议解决方式等）；

根据实际业务信息填写变量字段（如合同金额、履行期限、交货地点、签署方信息等），字段支持必填项校验（标红提示）；

如需修改条款，可通过“在线编辑器”直接调整，或附件（如技术协议、图纸等）。

（二）审批流程配置与发起

设置审批流程：

首次使用时，管理员需在“流程管理”中配置审批节点（如部门负责人→法务→分管领导），并设置各节点的审批方式（依次审批/会签/或签）；

系统支持根据合同类型（如金额≥10万元需增加总经理审批）或合同类别自动匹配审批流程。

发起审批：

合同内容填写完成后，“提交审批”，系统自动推送至首个审批人节点；

审批人可通过系统查看合同详情、审批意见历史，支持“同意”“驳回”“转交”操作（驳回时需填写具体原因，合同将返回起草人修改）。

（三）电子签章发起与签署

签署方确认：

审批通过后，系统自动进入“签署准备”环节，需添加签署方信息（包括企业/个人名称、证件类型、证件号码、联系方式等）；

企业签署方需营业执照、法定代表人证件号码明等资质文件（系统自动校验真实性）；个人签署方需证件号码正反面照片。

发起电子签章：

“发起签署”，系统根据签署方数量签署（通过短信/邮件发送给签署方，含有效期，默认7天，可延长）；

签署方，完成身份验证（如人脸识别、短信验证码），通过系统提供的电子签章（支持CA机构认证的可靠电子签名）在合同指定签署位置（如甲方、乙方处）进行签署；

多方签署时，系统按预设顺序依次提示签署，或支持并行签署（提升效率）。

（四）合同归档与查询

自动归档：所有签署方完成签署后，系统自动将合同加盖“已完成”电子印章（含骑缝章），不可篡改的PDF版本（符合《电子签名法》要求），并存储至“合同档案库”。

权限内查询：用户可通过合同编号、签署主体、合同类型、签署时间等条件检索合同，支持在线预览、（含电子签章验证文件）及打印；

履约跟踪：对需履行的合同（如采购合同、服务合同），可在“履约管理”模块设置关键节点提醒（如付款截止日、交付期限），系统自动推送提醒至责任人。

三、参考模板与表单

（一）合同基本信息表（示例）

字段名称

字段说明

填写要求（示例）

合同编号

系统自动，可手动前缀

CG-2024-001（采购合同）

合同名称

简明扼要反映合同内容

《设备采购合同》

合同类型

从下拉菜单选择

采购合同/销售合同/服务合同

甲方（采购方）

企业全称+统一社会信用代码

科技有限公乙方（销售方）

企业全称+统一社会信用代码

商贸有限公合同金额

大写+小写

人民币伍万元整（￥50,000.00）

履行期限

起始日期至截止日期

2024年1月1日至2024年12月31日

主要条款摘要

核心权利义务（可附页）

乙方需于下单后15日内交付设备，甲方验收后10日内付款

审批人

按审批流程填写姓名+工号

（工号：A001）/（工号：A002）

签署状态

系统自动更新

起草中/审批中/待签署/已完成/已终止

（二）电子签章申请信息表（示例）

字段名称

字段说明

填写要求

签署方主体类型

企业/个人

企业

签署方名称

与合同主体一致

科技有限公司

统一社会信用代码

企业证件号码法定代表人

需签署授权委托书

*五

经办人

负责签署操作的人员

*六（证件号码号：110101）

联系方式

经办人手机号+邮箱

00000/zhaocompany

电子签章类型

企业公章/合同专用章/法人章

企业公章

附件材料

营业执照