合同签订与审核标准化模板.docVIP

合同签订与审核标准化工具模板

一、适用范围与常见应用场景

企业间产品采购、服务委托、项目合作

业务外包（如设计、研发、物流等）

委托加工、代理销售

房屋租赁、场地使用

技术转让、知识产权许可

其他需要明确双方权利义务的商业合作

二、合同签订与审核标准化操作流程

步骤1：合同发起与需求确认

操作要点：

由业务部门或合作发起方根据合作需求，明确合同核心要素：合作双方基本信息、合同标的（产品/服务名称、规格、数量等）、合作期限、金额及支付方式、双方主要权利义务、违约责任等。

确认合作方的主体资格：要求对方提供营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明（如需）、授权委托书（如签约非法定代表人），并核实其经营范围、资质许可（如特殊行业需提供经营许可证）是否与合同内容匹配。

输出成果：《合同需求确认表》（含合作方基础信息、合作内容概要、关键条款清单）。

步骤2：合同起草与内容填充

操作要点：

依据《合同核心要素模板表单》（见第三部分），完整填写合同条款，保证以下信息准确无误：

合同双方名称、地址、法定代表人/授权代表信息（需与营业执照一致）；

合同标的描述清晰（避免“一批产品”“相关服务”等模糊表述，需明确规格、型号、技术参数或服务标准）；

金额大小写一致，明确含税/不含税价、税率及发票类型；

履行期限、地点、方式具体（如“2024年12月31日前完成交付，交付地点为甲方指定仓库”）；

违约责任量化（如“逾期交付每日按合同总额的0.05%支付违约金”）。

涉及附件的（如技术协议、验收标准、报价清单），需在合同中注明附件名称及效力（“本合同附件为本合同不可分割的一部分，与具有同等法律效力”）。

输出成果：合同初稿（加盖发起部门/发起方骑缝章）及附件清单。

步骤3：内部审核与修订

操作要点：

业务初审：由业务部门负责人审核合同内容是否符合合作需求，标的、金额、履行方式等商业条款是否准确，与前期沟通一致。

法务复审：法务部门重点审核法律合规性：

条款是否存在歧义、是否违反法律法规；

违约责任、争议解决方式是否公平合理；

主体资格、授权权限是否合法有效；

涉及知识产权、保密条款的，是否符合公司制度。

财务终审：财务部门审核金额准确性、支付方式与公司财务流程是否匹配（如付款节点、发票要求、账户信息是否完整）。

审核通过后形成《合同审核意见表》（见第三部分），审核人签字确认；如有修改意见，由发起方根据意见修订后重新提交审核。

输出成果：审核通过的合同修订版及《合同审核意见表》。

步骤4：对方确认与沟通

操作要点：

将最终审核版合同发送给合作方，确认其无异议。

若对方提出修改意见，由发起业务部门与对方协商，达成一致后修订合同，并重新履行内部审核流程（如修改内容涉及重大条款变更，需再次通过法务、财务审核）。

保证双方对合同条款的理解一致，避免口头承诺，所有约定均以书面合同为准。

输出成果：双方确认的合同终稿（双方加盖骑缝章或标注“合同确认版本”）。

步骤5：正式签订与盖章

操作要点：

签订方式：根据合作重要性及双方约定，可选择纸质签订（双方签字盖章）或电子签订（通过合法电子签约平台，保证身份认证及合同不可篡改）。

盖章要求：

企业需加盖合同专用章或公章（优先合同专用章），法定代表人或授权代表签字；

多页合同需加盖骑缝章（保证合同连续性，防止拆换）；

个人签订的，需由本人签字并按手印，附证件号码复印件。

签订后及时收回合同原件（至少一式两份，双方各执一份；如需备案，增加相应份数）。

输出成果：正式生效的合同原件（含附件）。

步骤6：合同归档与管理

操作要点：

归档内容：合同原件、附件、《合同审核意见表》、对方资质文件、签订过程中的重要沟通记录（如邮件、会议纪要）。

归档要求：按合同编号分类存放（编号规则：年份+部门简称+流水号，如“2024-采-001”），建立《合同台账》（含合同名称、编号、双方主体、签订日期、履行期限、金额、归档位置等信息）。

履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付、付款、验收），及时记录履行情况，发觉问题提前预警并上报。

输出成果：完整合同档案及动态更新的《合同台账》。

三、模板表格

（一）合同核心要素模板表单

条款类别

具体内容

合同编号

（按归档规则填写，如2024-服-003）

合同名称

（明确合作性质，如“技术开发合同”“产品采购合同”）

甲方（采购方/委托方）

名称：____________________地址：____________________法定代表人：某联系人：某联系方式：（示例：）

乙方（服务方/供应方）

名称：____________________地址：____________________法定代表人：某授权代表：某（需附授权委托书）联系方式：（示例：139）

合同标的

产品：名称_____